Grunt to dokładnie czytać instrukcje, regulamin i wytyczne i podążać za ich wskazówkami. Trzeba być bardzo dokładnym, ale nie nadgorliwym.

Ministerstwo Rozwoju regionalnego radzi, by bezpośrednio kontaktować się z instytucją wdrażającą dane działanie, śledzić odpowiedzi na pytania pojawiające się na stronach internetowych instytucji i korzystać z programów do wypełniania wniosków (generatorów), które automatycznie sprawdzają je pod względem rachunkowym.

Im więcej zabezpieczeń przed pomyłką, tym lepiej wniosek będzie wypełniony.

— Ważne jest szczegółowe i rzetelne opisanie planowanej inwestycji. Informacje powinny być spójne, przejrzyste i zrozumiałe. Należy dobrze umotywować zgodność projektu z wymogami działania, a zwłaszcza rzetelnie opracować dokumentację, na podstawie której wniosek otrzyma punkty — mówi Urszula Stankiewicz z firmy Metropolis Doradztwo Gospodarcze.

Warto używać sformułowań i argumentów, które potwierdzą, że projekt jest zgodny z celami działania. To szczególnie ważne przy tych kryteriach, w których oceniający przyznaje punkty uznaniowo.

— Może się zdarzyć, że dany rodzaj projektów jest wykluczony ze wsparcia w konkretnym programie, działaniu czy konkursie. Wtedy należy zwrócić uwagę na sformułowania, które mogłyby sugerować, że projekt należy do tej kategorii. Dobrym przykładem są inwestycje odtworzeniowe. Nie podlegają one dofinansowaniu. Należy więc unikać sformułowań sugerujących wymianę urządzeń, zastępowanie starszych nowszymi itp. — dodaje Magdalena Zatarska z Faber Consulting.

Ministerstwo Rozwoju Regionalnego nauczone doświadczeniami lat poprzednich przygotowało nawet dokument, w którym wskazuje, jakie błędy są najczęściej popełniane podczas ubiegania się o wsparcie. Zalicza się do nich braki załączników, puste pola, brak podpisów, pomyłki w rachunkach, niepoprawne określenie kosztów kwalifikowanych, różnice między wnioskiem papierowym i elektronicznym oraz ubieganie się o dotację z nieodpowiedniego działania. Często przedsiębiorcy zapominają także o odpisie z KRS, oświadczeniu na temat oddziaływania projektu na środowisko i studium wykonalności projektu.

Część pomyłek ma charakter merytoryczny. Na przykład wnioskodawcy nie dostarczają dokumentów, na podstawie których komisja może sprawdzić czy zaplanowane wydatki są uzasadnione i racjonalne.

Dlatego warto, by "ostatnie czytanie" wniosku zlecić osobie, która nie była zaangażowana w przygotowanie projektu. Wtedy rosną szanse, że obiektywnie spojrzy na dokumentację i wykryje błędy, których autorzy projektu nie są w stanie zobaczyć.