Czytasz dzięki

4 kroki niezbędne do zapewnienia ochrony sygnalistom

opublikowano: 27-02-2020, 11:42

Dyrektywa o sygnalistach nałoży nowe obowiązki na przedsiębiorców. Organizacje zatrudniające powyżej 50 pracowników zobowiązane będą do wdrożenia kanałów anonimowego zgłaszania nieprawidłowości a także do zapewnienia skutecznej ochrony osobom dokonującym zgłoszenia.

Dyrektywa Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/1937 z dnia 23 października 2019r. w sprawie ochrony osób zgłaszających naruszenia praw Unii tzw. dyrektywa o sygnalistach nałoży na przedsiębiorców nowe obowiązki polegające m.in. na wdrożeniu kanałów umożliwiających w sposób anonimowy dokonywanie zgłoszeń nieprawidłowości przez sygnalistów (ang. whistleblower) oraz przyjęciu mechanizmów, które będą zapewniać takim osobom skuteczne środki ochrony przed działaniami odwetowymi. Kraje unijne, w tym Polska, zobowiązane są do przyjęcia odpowiednich regulacji w grudniu 2021r. 

Pierwszym krokiem jaki powinna uczynić organizacja to przeprowadzenie wewnętrznej analizy i oceny tego jaki będzie najbardziej optymalny sposób wdrożenia i funkcjonowania nowych obowiązków w danej organizacji. Różne mogą być zarówno możliwości techniczne i organizacyjne, jak i na nieco inne ryzyka może być narażona każda organizacja. Analiza ta niezbędna będzie także przy projektowaniu procedur wewnętrznych i instrumentów służących realizacji postanowień dyrektywy. Powinna ona także odpowiedzieć na pytanie, czy przedsiębiorca posiada dostateczne zasoby i wiedzę do tego, aby móc przyjmować i rozpatrywać napływające od sygnalistów zgłoszenia naruszeń. 

Konsekwencją przeprowadzonej oceny powinno być wykonanie kolejnego kroku jakim będzie zaprojektowanie i wdrożenie rozwiązań techniczno-organizacyjnych polegających na udostępnieniu przez organizacje kanałów umożliwiających anonimowe zgłaszanie nieprawidłowości. Będzie to zatem cały system rozwiązań zarówno o charakterze systemowym (informatycznym), jaki i organizacyjnym (utworzenie nowej komórki organizacyjnej), który umożliwi sygnalistom dokonywanie zgłoszeń. Rozwiązania te powinny z jednej strony zapewniać anonimowość oraz ochronę danych osobowych sygnalisty, a z drugiej strony, powinny pozwalać na efektywne zarządzanie procesem odbierania i rozpatrywania zgłoszeń przez organizację.  

Trzecim, ważnym elementem systemu ochrony sygnalistów będzie konieczność przyjęcia przez organizacje wewnętrznych polityk i procedur odnoszących się do sposobu w jaki organizacja realizuje postanowienia dyrektywy. Procedury te mogą stanowić cześć obowiązującego w danej organizacji systemu zarządzania zgodnością lub też, w przypadku podmiotów, które nie wdrożyły mechanizmów compliance, mogą być przygotowane jedynie na potrzeby realizacji tylko tego procesu. Organizacja powinna się zastanowić w jaki sposób będą obsługiwane spływające sygnały oraz w jakim trybie i przez kogo będą one weryfikowane. Wiąże się to także z określeniem pewnych kryteriów brzegowych umożliwiających skierowanie sprawy na dalszy etap weryfikacji. 

Czwartym krokiem jaki powinna uczynić organizacja to wdrożenie rozwiązań, których zadaniem będzie wypracowanie takiej kultury i atmosfery w organizacji, która pozwoli na zapewnienie realnych, a nie tylko iluzorycznych, środków i instrumentów ochrony sygnalistom przed działaniami odwetowymi. To niezwykle ważny aspekt wymagający od organizacji i osób w niej pracujących przyjęcia, że umożliwienie zgłaszania nieprawidłowości może nieść ze sobą pozytywne skutki, jak choćby efekt samooczyszczania się organizacji. W długofalowej perspektywie zmiany zainicjowane przez sygnały o nieprawidłowościach zgłaszane przez sygnalistów mogą wpłynąć na lepsze wyniki organizacji.  

Więcej o ochronie sygnalistów podczas konferencji "Ochrona sygnalistów - nowe wyzwania dla organizacji" już 14 maja 2020 w Warszawie. Sprawdź szczegóły >>

Autor: Robert Gniezdzia - Radca Prawny, Partner, Chmielniak Adwokaci 

© ℗
Rozpowszechnianie niniejszego artykułu możliwe jest tylko i wyłącznie zgodnie z postanowieniami „Regulaminu korzystania z artykułów prasowych” i po wcześniejszym uiszczeniu należności, zgodnie z cennikiem.

Polecane

Inspiracje Pulsu Biznesu