ABC zakupów z unijnym wsparciem

Materiał Partnera
10-10-2016, 00:00

Jak kupować towary i usługi, korzystając z unijnego dofinansowania, aby nie stracić dotacji? Trzeba przestrzegać wielu wytycznych

Przedsiębiorcy, którzy realizują projekty z unijnym dofinansowaniem — kupują usługi lub towary od zewnętrznych dostawców. Informacje o tym, jak prawidłowo dokonać stosownych zakupów, zawarte są w „Wytycznych w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności na lata 2014-2020”.

Są one uszczegóławiane dla krajowych i regionalnych programów operacyjnych i regulują wzajemne relacje między właściwą instytucją, będącą stroną umowy, a beneficjentem. W umowie o dofinansowanie przedsiębiorca jest zobowiązany do przygotowania i przeprowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego z zachowaniem uczciwej konkurencji i równego traktowania wykonawców. Udzielenie zamówienia publicznego jest regulowane ustawą Prawo Zamówień Publicznych (PZP) i powinno być zgodne z tzw. zasadą konkurencyjności (dotyczy ona zamówień powyżej 50 tys. zł netto). Jeżeli przedsiębiorca naruszy zasady dotyczące dokonywania zakupów, to wydatki przez niego ponoszone mogą zostać uznane za niekwalifikowane. Oznacza to, że instytucja może zażądać zwrotu dotacji lub wstrzymać wypłatę kolejnej jej transzy.

Szczegółowa analiza

Każdy program związany z wydawaniem funduszy unijnych ma swoje wytyczne, które nakładają dodatkowe obowiązki na beneficjenta. Wspomniane wymogi mogą dotyczyć np. wartości zamówienia. Przy okazji warto również szczegółowo przeanalizować treść umowy o dofinansowanie, aby pamiętać o stosowaniu się do jej zapisów. Instytucje mogą wprowadzić dodatkowe wymagania dotyczące publikacji zapytań oraz kwot, dla których obowiązują konkretne procedury. Każdy przedsiębiorca powinien szczegółowo przeanalizować budżet realizowanego przez siebie projektu. Analiza powinna być przeprowadzona pod kątem potencjalnych usług, dostaw czy też robót budowlanych, jakie zamierzamy finansować. Innymi słowy, konieczne jest ustalenie, czy dany rodzaj zamówienia mógł być wykonany w tym samym czasie przez tego samego wykonawcę.

Rozeznać rynek

Jeżeli beneficjent realizuje projekt z unijnym dofinansowaniem i zaplanował w budżecie zakup usługi lub towaru o wartości od 20 do 50 tys. zł netto, musi przeprowadzić tzw. rozeznanie rynku. Oznacza to, że ma obowiązek opublikować zapytanie ofertowe na własnej stronie internetowej lub innej powszechnie dostępnej stronie przeznaczonej do umieszczania takich zapytań — albo zebrać trzy oferty rynkowe.

Dotyczy to zarówno mikro-, małych i średnich firm, organizacji pozarządowych, jak i podmiotów publicznych, w tym samorządów, publicznych uczelni czy placówek zdrowotnych. Mimo że wytyczne dla danego programu oraz umowa o dofinansowanie nie nakładają na nas dodatkowych obowiązków dotyczących zakupów poniżej 20 tys. zł, należy pamiętać, że zakupy o takiej wartości też powinny być dokonywane z poszanowaniem zasady efektywności i racjonalności w wydawaniu unijnych funduszy.

Oznacza to, że podmiot realizujący projekt powinien wybrać wykonawcę usług lub dostawcę towarów po porównaniu ofert i dopiero zdecydować się na optymalną opcję. Warto dodać, że w sytuacji, gdy dany podmiot ma wewnętrzny regulamin dla zamówień, powinien go stosować. Jeżeli prywatne przedsiębiorstwo lub inny podmiot zaplanował zakup usługi lub towaru o wartości przekraczającej 50 tys. zł netto, musi postępować zgodnie z tzw. zasadą konkurencyjności.

Chodzi o to, by opublikował zapytanie ofertowe w Bazie Konkurencyjności, tj. na stronie internetowej www.bazakonkurencyjnosci.gov.pl. Może też opublikować je na własnej stronie internetowej, ale nie jest do tego zobowiązany. Warto dodać, że w przypadku, gdy wartość zamówienia przekracza tzw. próg unijny, wymagane jest ogłoszenie w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej.

Co powinno zawierać zapytanie ofertowe? Przede wszystkim czytelny opis przedmiotu zamówienia, warunki udziału w postępowaniu, kryteria oceny ofert, a także informację o wagach punktowych lub procentowych przypisanych kryteriom oceny. Ponadto powinien się w nim znaleźć termin składania ofert, informacje na temat zakresu wykluczenia oraz określenie warunków zmian umowy zawartej w wyniku przeprowadzonego postępowania.

Zakupy zgodne z PZP

Podmioty publiczne są zobowiązane do dokonywania zakupów zgodnie z ustawą Prawo Zamówień Publicznych. Wymusza ona na beneficjentach wybór dostawców w drodze przetargu, jeżeli zakupy przekraczają 30 tys. EUR netto. Wspomniana zasada konkurencyjności dotyczy więc tych podmiotów przy zamówieniach o wartości od 50 tys. zł netto do 30 tys. EUR netto.

W praktyce oznacza to, że w Bazie Konkurencyjności znajdziemy wiele ogłoszeń pochodzących od samorządów i innych publicznych podmiotów. Każdy kupujący powinien również pamiętać o tym, że nie można udzielać zamówień podmiotom osobowo lub kapitałowo z nim powiązanym. Załóżmy, że w ramach projektu firma zaplanowała zakup systemu informatycznego (sprzęt plus oprogramowanie) o wartości 220 tys. zł netto. Na co powinna zwrócić szczególną uwagę, żeby nie złamać unijnej zasady przejrzystego i konkurencyjnego dokonywania zakupów?

Po pierwsze — nie podawać konkretnych marek produktów lub towarów na etapie pisania wniosku, ale raczej posługiwać się ich minimalnymi, oczekiwanymi parametrami technicznymi czy funkcjonalnymi. Po drugie — liczy się również czas, w jakim wybieramy dostawcę. W niektórych przypadkach procedurę wyboru dostawców można rozpocząć dzień po złożeniu wniosku o dofinansowanie (gdy dotacja jest przyznana w ramach pomocy publicznej — natomiast gdy nie ma pomocy publicznej, może to nastąpić już przed złożeniem wniosku). W praktyce wiele firm czeka jednak na informację o tym, czy otrzyma dotacje.

Aby przyspieszyć prace, przedsiębiorcy rozpoczynają działania projektowe zaraz po podpisaniu umowy o dofinansowanie. Jeżeli postępowanie prowadzi podmiot, który jeszcze nie jest beneficjentem, nie będzie mógł publikować ogłoszeń w bazie konkurencyjności. W takim przypadku publikacja polega na zamieszczeniu ogłoszenia na stronie internetowej beneficjenta i przekazaniu go do co najmniej trzech potencjalnych wykonawców. Kiedy rozpocząć procedurę, żeby nie narazić się na nieprawidłowości? Najbezpieczniej uczynićto już po złożeniu wniosku. Wiąże się to m.in. z tym, że dofinansowanie może otrzymać inwestycja lub projekt, którego realizacji nie rozpoczęto przed złożeniem wniosku.

Rozpoczęcie realizacji projektu następuje w momencie, w którym zaciągamy wiążące zobowiązania finansowe. Ma to szczególne znaczenie dla tych podmiotów, które chcą rozpocząć procedurę wyboru dostawców jeszcze przed złożeniem wniosku. W praktyce oznacza to, że jeżeli komuś się spieszy, sam musi zadbać o odpowiednie zapisy w zapytaniu, np. takie, że zamawiający może odstąpić od realizacji projektu, jeśli nie otrzyma dofinansowania. Trzeba też pamiętać, że Baza Konkurencyjności służy projektom, które już otrzymały dofinansowanie. Jej adresatami są firmy, które już podpisały umowę o finansowe wsparcie.

Jeżeli komuś się spieszy i chce rozpocząć projekt po złożeniu wniosku, ale przed podpisaniem umowy o dofinansowanie musi wysłać zapytanie ofertowe do minimum trzech potencjalnych dostawców. W niektórych przypadkach na razie możliwy jest wymóg opublikowania ogłoszenia na stronie danej instytucji pośredniczącej, np. PARP.

Po oferty do bazy

Unijne wsparcie nie działa tylko na korzyść jednego przedsiębiorstwa, ale także na rzecz jego otoczenia, dostawców, kooperantów i partnerów. Gdzie potencjalni dostawcy mogą znaleźć pojawiające się zapytania ofertowe publikowane przez firmy, które otrzymały dotacje na swoje projekty? W tym celu najlepiej skorzystać ze wspomnianej już Bazy Konkurencyjności.

Serwis powstał po to, aby możliwie jak najszersza grupa potencjalnych dostawców i wykonawców miała dostęp do informacji na temat toczących się postępowań. Powszechny dostęp do informacji sprawia, że swoje oferty może złożyć więcej firm. Natomiast większa konkurencja w tym zakresie oznacza bardziej efektywne wykorzystanie unijnych funduszy.

W jaki sposób najefektywniej korzystać z bazy? Potrzebne nam informacje i zlecenia znajdziemy, wybierając kryteria: po słowie kluczowym, według aktualnych, zakończonych i anulowanych ogłoszeń czy ich kategorii (dostawy, usługi, roboty budowane).

Danych możemy też szukać np. w podkategoriach ogłoszenia. Są to: usługi hotelarskie, cateringowe, szkoleniowe, roboty budowlane, druk, usługi drukarskie, badawcze, sprzęt biurowy, IT, usługi prawne, artykuły i sprzęt sportowy, meble, usługi IT oraz dostawy. Co ważne, korzystanie z bazy jest bezpłatne. Można się nią posiłkować również za pośrednictwem kanałów RSS.

Zapraszamy do obejrzenia wideowywiadu z Dominiką Klaskowską z Centralnego Punktu Informacyjnego Funduszy Europejskich www.funduszeunijne.pb.pl

Kluczowe elementy warunkujące uznanie zasady konkurencyjności za spełnioną

  • Zapytanie ofertowe musi zawierać co najmniej:
  • Opis przedmiotu zamówienia — jasny, czytelny, niedyskryminujący,
  • Warunki udziału w postępowaniu oraz opis sposobu oceny tych warunków,
  • Kryteria oceny ofert, Informacja o wagach punktowych lub procentowych przypisanych kryteriom oceny,
  • Opis sposobu przyznawania punktacji za spełnienie danego kryterium oceny ofert,
  • Termin składania ofert — standardowo nie mniej niż 7 dni kalendarzowych, a 14 dni dla robót budowlanych,
  • W przypadku zamówień o dużych wartościach (o wartości szacunkowej równej lub przekraczającej 5,2 mln EUR w przypadku zamówień na roboty budowlane i 209 tys. EUR w przypadku zamówień na dostawy i usługi) — minimum 30 dni,
  • Informacje na temat zakresu wykluczenia,
  • Określenie warunków zmian umowy zawartej w wyniku przeprowadzonego postępowania,
  • Zapytanie ofertowe musi zostać upublicznione — czyli opublikowanie właśnie w bazie konkurencyjności.

W wyniku takiego postępowania dokonuje się wyboru najkorzystniejszej oferty zgodnie z przyjętymi kryteriami oceny. Co ważne, nie musi to być oferta najtańsza! Wybór oferty najkorzystniejszej musi być potwierdzony pisemnym protokołem wyboru Informacja o wynikach postępowania także powinna się znaleźć w bazie konkurencyjności.

Kluczowe elementy warunkujące uznanie zasady konkurencyjności za spełnioną

W wyniku takiego postępowania dokonuje się wyboru najkorzystniejszej oferty zgodnie z przyjętymi kryteriami oceny. Co ważne, nie musi to być oferta najtańsza! Wybór oferty najkorzystniejszej musi być potwierdzony pisemnym protokołem wyboru Informacja o wynikach postępowania także powinna się znaleźć w bazie konkurencyjności.

© ℗
Rozpowszechnianie niniejszego artykułu możliwe jest tylko i wyłącznie zgodnie z postanowieniami „Regulaminu korzystania z artykułów prasowych” i po wcześniejszym uiszczeniu należności, zgodnie z cennikiem.

Podpis: Materiał Partnera

Najważniejsze dzisiaj

Polecane

Inspiracje Pulsu Biznesu

Puls Biznesu

Puls Firmy / ABC zakupów z unijnym wsparciem