Czytasz dzięki

Asseco: firmy zaczynają dostrzegać zalety bycia paperless

  • Materiał partnera
opublikowano: 17-03-2020, 10:09

Możliwość zdalnej realizacji procesów biznesowych ważna jest szczególnie wtedy, gdy tzw. home office staje się koniecznością. Tak dzieje się dziś. Przedsiębiorcy od dawna natomiast mają do dyspozycji możliwości i narzędzia, by ograniczać w biznesie obrót dokumentami papierowymi. Z raportu Asseco wynika, że brakuje im jednak wizji i determinacji we wprowadzaniu zmian. Rozwiązania pozwalające na cyfrowe podpisywanie dokumentów wdrożyło 53% firm.

Pobierz raport "Biznes w erze #paperless"

Ponad 90 proc. zbadanych przez Asseco firm ma świadomość, że podpisem elektronicznym można sygnować dokument z taką samą mocą prawną, jaką daje podpis własnoręczny. Nie przekłada się ona na tendencję do zamiany dokumentów papierowych ich elektronicznymi odpowiednikami. Procesy ograniczania kosztownej dokumentacji papierowej postępują powoli – wynika z raportu „Biznes w erze paperless. Czy jesteśmy na niego gotowi?” przygotowanego przez Asseco Data Systems.

Cyfrowy ekosystem

Jednym z celów badania było określenie wiedzy, jaką dysponują menedżerowie polskich firm w zakresie dostępnych na rynku rozwiązań, które umożliwiają eliminowanie papierowej dokumentacji. Ustalono też skalę wykorzystywania przez polskie firmy narzędzi umożliwiających elektroniczny obieg dokumentów.

Analizom poddano praktyki funkcjonujące w 7 sektorach, w których pojawia się konieczność wielokrotnego podpisywania i wymiany dokumentów w procesach wewnętrznych, a także między firmą, a jej klientami: franczyzowe sieci handlowe, prywatna służba zdrowia, firmy zajmujące się windykacją i zarządzaniem wierzytelnościami, firmy pożyczkowe, deweloperzy oraz dostawcy usług TV. Pominięto sektory finansowy i telekomunikacyjny, gdyż wyróżniają się one stosunkowo dużą obecnością już wdrożonych usług paperless.

„Rośnie potrzeba usprawniania i zabezpieczania procesów obiegu dokumentów. Dostępne na rynku rozwiązania umożliwiają składanie podpisów elektronicznych przy wykorzystaniu urządzeń mobilnych takich jak smartfon, czy tablet. Dzięki temu funkcjonujące w firmach systemy obiegu dokumentów można tak gruntownie zmienić, że ich użytkownicy szybko stracą chęć powrotu do wcześniejszych, sprawdzonych rozwiązań, a nawet uznają taki krok za niemożliwy do wykonania” – powiedział Tomasz Litarowicz, Dyrektor Pionu Usług Bezpieczeństwa i Zaufania w Asseco Data Systems. – „Podpis elektroniczny jest kluczowym elementem cyfrowych ekosystemów obiegu dokumentów” – dodał.

Wdrażanie e–podpisu idzie wolno

W polskich firmach nie brakuje świadomości w zakresie możliwości stosowania podpisu elektronicznego. W praktyce jednak firmy są dalekie od posługiwania się e–podpisem w obszarach, w których obowiązujące przepisy tego nie wymagają, jak przy kontaktach z ZUS i Urzędem Skarbowym. 53 proc. firm posiada rozwiązania umożliwiające cyfrowe podpisywanie dokumentów. Jednak posługuje się nimi sporadycznie, w wybiórczych procesach. Wciąż zbyt rzadko ich obecność jest uzasadniona realizacją ogólnofirmowej polityki eliminacji dokumentów papierowych.

„Istnienie profilu zaufanego do elektronicznej obsługi kontaktów z urzędami oraz wyspecjalizowanych rozwiązań do elektronicznego uwierzytelnienia tożsamości w kilku resortach utrudnia upowszechnienie e–podpisu. Dlaczego? Bo brakuje świadomości gdzie można się posługiwać tymi narzędziami i co za ich pomocą można osiągnąć. Torowanie drogi wdrożeniom elektronicznego obiegu dokumentów dokonuje się za cenę żmudnej edukacji” – mówił Artur Miękina, Dyrektor Sprzedaży Projektów Kluczowych w Asseco Data Systems podczas konferencji prasowej poświęconej prezentacji raportu, 10 marca br. w Warszawie.

Mniej papieru więcej korzyści

Co skłania firmy do ograniczania obecności dokumentacji papierowej w biznesie? Najsilniejszym czynnikiem jest uświadomienie sobie przez zarząd problemów, jakie można rozwiązać za pomocą konkretnych rozwiązań. Niebagatelnym argumentem jest też określenie korzyści, jakie firma osiągnie w ten sposób.

Z jakimi wyzwaniami firmy chcą się uporać stosując procesy paperless? Przede wszystkim dążą do znacznego skrócenia czasu realizacji kluczowych procedur, ograniczenia kosztu zarządzania dokumentacją papierową i uporania się z niewydolnością systemów oraz procesów funkcjonujących w firmie. Przedstawiciele poszczególnych sektorów deklarowali też, że istotna motywacja do wdrożenia usprawnień płynie z przykładu, jaki daje im konkurencja.

– „Typ wdrażanych rozwiązań paperless zależy od specyfiki branży. Sieci franczyzowe wprowadzają m.in. platformy zamówień on-line i automatyzują rozliczenia z franczyzobiorcami. Służba zdrowia potrzebuje narzędzi do sprawnego przekazywania dokumentacji medycznej pomiędzy placówkami, a także w kontaktach z pacjentami. Firmy kurierskie wykorzystują podpis cyfrowy w procesie odbioru przesyłek. Elektronicznie podpisywane umowy funkcjonują w branży pożyczkowej, windykacyjnej i wśród dostawców usług telewizyjnych” – wskazywał Artur Miękina.

Badanie pokazało też, że tylko co trzecia firma rozumie pojęcie paperless jako wyeliminowanie dokumentacji papierowej na wszystkich etapach procesu biznesowego z zachowaniem tzw. aspektu dowodowego.

Bariery hamujące innowacje

Dlaczego stopień ograniczania w biznesie obecności dokumentów papierowych jest niezadowalający? Polskie firmy mają mało usystematyzowane podejście do tego typu innowacji – wynika z badań Asseco.

Aż 84 proc. z nich nie ma w rezerwie środków na wdrażanie usprawnień technologicznych. Jedynie 16 proc. respondentów zadeklarowało, że w budżetach firm zapisano pulę środków na wdrożenie innowacyjnych rozwiązań.

Jednocześnie niemal wszystkie badane firmy pokazały entuzjastyczne nastawienie do innowacji i przyznały, że są one konieczne. Co w takim razie stanowi realną przeszkodę w realizacji szeroko zakrojonych wdrożeń? Dla największych firm nie jest nią brak środków na nowe wdrożenia, ale brak odpowiednich kompetencji.

W polskich firmach brakuje liderów zmiany, wszechstronnych w swoich umiejętnościach i patrzących na firmę całościowo, którzy mogliby dokonać oceny kosztów wdrożenia innowacji, oszacować oszczędności, które dzięki nim można wygenerować i zaplanować cały proces. „Jednak to nie powinno dziwić, gdy weźmiemy pod uwagę, że jedynie u 3 proc. nadwiślańskich firm funkcjonuje pion transformacji cyfrowej” – tłumaczył Artur Miękina.

Jeśli brakuje ambasadorów zmiany, to kto ją inicjuje? Najczęściej (w 45 proc. przypadków) to zarząd podejmuje decyzję o wdrożeniu. W co czwartej firmie (24,2 proc.) za zamianę, pod względem funkcyjnym, odpowiada dział IT, a w 12 proc. pion operacyjny. 15 proc. badanych firm przyznało, że nie ma u nich osoby, która mogłaby przejąć odpowiedzialność za proces wdrażania innowacji.

Firmy planują

Aż 77 proc. firm, które wdrożyły proces paperless jest z jego efektów zadowolona na tyle, że planuje kolejne podobne projekty. Zależność jest wyraźna – im bardziej pozytywnie firmy oceniają efekty dotychczasowych projektów, tym szybciej i z większą determinacją planują kolejne wdrożenia.

Wdrożenia planowane są z reguły w celu usprawnienia procesów zachodzących wewnątrz firmy, a w dalszej kolejności dla poprawy obsługi płatności i zarządzania umowami z klientem. Co trzecia badana firma planuje wdrożenie innowacyjnych rozwiązań z zakresu podpisu elektronicznego w ciągu najbliższych dwóch lat.

© ℗
Rozpowszechnianie niniejszego artykułu możliwe jest tylko i wyłącznie zgodnie z postanowieniami „Regulaminu korzystania z artykułów prasowych” i po wcześniejszym uiszczeniu należności, zgodnie z cennikiem.

Podpis: MATERIAŁ PARTNERA

Polecane

Inspiracje Pulsu Biznesu