Automatyczne regały są wybawieniem biur

Łukasz Kańtoch
12-02-2002, 00:00

Redukcja kosztów i optymalizacja pracy w administracji jest obecnie jednym z ważniejszych problemów każdej firmy czy urzędu. Często stawia się pytanie, jak zaoszczędzić powierzchnie przeznaczone na składowanie dokumentów, które liczy się w dziesiątkach lub setkach metrów bieżących, ale do których pracownicy muszą sięgać często i na miejscu, w biurze.

Outsourcing (polecany w tekście „Rozsądne oszczędzanie zwiększa wartość firmy” w „PB” z 30 stycznia) jest rozwiązaniem dobrym dla przedsiębiorstw przechowujących dokumenty w bardzo dużych ilościach (liczonych w setkach metrów lub nawet kilometrach), do których nie ma potrzeby częstego dostępu poza sporadycznymi przypadkami, gdy np. konieczne staje się okazanie dokumentu kontrolerom. Ponadto, jeśli wymagany jest natychmiastowy dostęp firmy do akt, składowanie dokumentów na zewnątrz nie jest możliwe — choćby ze względu na trudności komunikacyjne. Innym problemem jest kwestia bezpieczeństwa, która stawia bariery przekazywaniu na zewnątrz dokumentów poufnych.

Rozwiązania oparte na skanowaniu i przechowywaniu dokumentów w wersji elektronicznej mają cenną zaletę — dostęp do nich jest natychmiastowy. Skanowanie umożliwia też udostępnianie dokumentów znacznie większej liczbie użytkowników poprzez sieć informatyczną. Jednak większość z nich jest... ponownie drukowana. Powodem jest zabezpieczanie się „na wszelki wypadek” (nie ma pewności, czy systemy informatyczne nie zawiodą) lub wygoda czytania. Powoduje to lawinowy przyrost liczby dokumentów na papierze, zamiast ich redukcji. Poza tym istnieją dokumenty, których długo jeszcze nie zdecydujemy się podpisać w wersji elektronicznej — na przykład umowy o wielkiej wartości itp. Dlatego ich wersja papierowa długo jeszcze będzie niezastąpiona. Współczesne systemy elektronicznego obiegu dokumentów nie zmieniają naszej mentalności, przyzwyczajeń oraz naturalnych predyspozycji organizmu. Nie ulega przecież wątpliwości, że oko ludzkie znacznie lepiej przyswaja dokumenty w wersji papierowej.

Jednym ze sprawdzonych sposobów składowania dużej ilości papierowych dokumentów, do których wymagany jest częsty i szybki dostęp, jest rozwiązanie oparte na technologii regałów karuzelowych Rotomat. Cechuje się wysoką optymalizacją i redukcją powierzchni wymaganej do przechowywania różnego rodzaju dokumentów. Dzięki integracji z systemami elektronicznymi możliwa jest również kontrola dostępu oraz logiczne połączenie dokumentów w wersji papierowej i elektronicznej.

Najważniejszą cechą regału karuzelowego jest redukcja powierzchni wymaganej do składowania dokumentów. Możliwe jest to dzięki samej technologii działania urządzenia. Regały takie działają na zasadzie pionowego ruchu półek po spłaszczonej elipsie. Przez cały czas utrzymywane jest pionowe ułożenie półek na wzór gondoli. Nie ma ustalonego kierunku ruchu regału — jest uzależniony od tego, czy dana półka jest bliżej operatora jadąc w dół czy w górę. Pozwala to na skrócenie czasu dostępu do dokumentów. Każda pojedyncza półka projektowana jest zgodnie z rodzajem dokumentów czy innych przechowywanych nośników, np. dysków CD-ROM. Dlatego cechuje ją elastyczność w doborze różnego rodzaju przegródek, szuflad itp.

Regał karuzelowy może zostać przystosowany do przechowywania akt różnej wielkości — A5 lub A4, ale także do różnego rodzaju segregatorów, teczek podwieszanych, wolno stojących lub dokumentów składowanych w pudełkach. Wykorzystywana jest cała dostępna wysokość pomieszczenia. Dokumenty dostarczane są automatycznie do operatora, który nie musi się schylać ani wspinać po drabinie w celu pobrania lub umieszczenia danego dokumentu. Problem ograniczenia dostępu do dokumentów i bezpieczeństwa został rozwiązany dzięki możliwości nadania kodów PIN poszczególnym operatorom.

Istnieją zatem przynajmniej dwa nowoczesne sposoby składowania (zarazem ich redukowania) dużej ilości dokumentów: jednym jest outsourcing, czyli przechowywanie dokumentów przez specjalistyczną firmę poza biurem, natomiast drugim — wykorzystanie nowoczesnych, automatycznych regałów karuzelowych.

© ℗
Rozpowszechnianie niniejszego artykułu możliwe jest tylko i wyłącznie zgodnie z postanowieniami „Regulaminu korzystania z artykułów prasowych” i po wcześniejszym uiszczeniu należności, zgodnie z cennikiem.

Podpis: Łukasz Kańtoch

Polecane

Inspiracje Pulsu Biznesu

Puls Biznesu

Puls Inwestora / Automatyczne regały są wybawieniem biur