Bez etyki i uczciwości nie zbudujesz zaufania

opublikowano: 19-03-2021, 16:53

Nie jest łatwo wdrożyć kodeks dobrych praktyk. Czasem firma musi ponieść szkodę, aby zaczęto go przestrzegać – mówili prelegenci podczas VI Forum Compliance Officer.

Szczególne warunki funkcjonowania firm w czasie pandemii nie ułatwiają realizacji zadań na rzecz zapewnienia zgodności działalności z prawem, etyką, czy innymi stosowanymi w danym środowisku praktykami. Wprowadzana na szeroką skalę praca zdalna ogranicza kontakt tzw. compliance officerów, czyli osób dbających o te normy, z zarządami, kierownictwem niższych szczebli i pracownikami. Tym samym utrudnia interakcję, tak niezbędną, aby przypomnieć i wzmocnić postawy zgodne z przyjętymi w przedsiębiorstwie wartościami oraz zareagować, gdy coś w firmowym systemie szwankuje. Podczas zorganizowanego przez “Puls Biznesu” VI Forum Compliance Officer, którego partnerem merytorycznym było PwC, zwracano uwagę, że naprawdę kryzysowe sytuacje są dopiero przed nami.

– Możliwe, że jeśli pandemia potrwa dłużej, zauważymy negatywne zmiany w zachowaniach etycznych. Odrabiając straty powstałe w kryzysie, firmy mogą mieć inne oczekiwania biznesowe, inne co do tzw. kultury zgodności – i dojdzie do napięć – stwierdził Marcin Szczepański, dyrektor działu compliance w firmie Siemens.

Zarówno ten głos, jak i inne w panelu dyskusyjnym poświęconym wartościom etycznym w erze pandemii, pokazały, że nie tylko w burzliwych czasach interesom biznesowym bywa nie po drodze z programami zgodności. Jednocześnie, jak podkreślił dr Michał Rams, partner PwC Legal, prowadzący debatę, trudno dziś mówić o społecznej odpowiedzialności biznesu bez etyki rozumianej jako należyte postępowanie, a nawet gospodarowanie.

Przekonać nieprzekonanych

– Pandemia pokazała wszystkim, że skuteczność programu sprawdza się w obliczu nowych rodzajów zagrożeń – stwierdziła Karolina Pilwińska-Duda, radca prawny, compliance menedżer w AbbVie Polska.

Jednak i ona, i pozostali paneliści bez wyjątku przyznawali, że wdrażanie kultury compliance nie zawsze spotyka się ze zrozumieniem i jednomyślnym aplauzem.

– Wiele osób nie podziela założeń tego systemu, bo – jak mówią – wieloletni sposób pracy niszczy ich czy wręcz przeszkadza w prowadzeniu biznesu. Nie chcą się więc dostosować. Wdrożenie programu i przekonanie do niego maksymalnej liczby pracowników to wielkie wyzwanie – stwierdził Marcin Szczepański.

Mówił, że można napisać wspaniały podręcznik, ale jeśli firma nie będzie chciała zaangażować się w jego zasady, to pozostaną tylko na papierze i na pewno nie sprawdzą się w sytuacji kryzysowej.

– Trudno jest np. przekonać do innego stylu pracy kogoś, kto zjadł zęby na biznesie i przez lata wypracował sposoby działania, które dają firmie wyniki. Tymczasem rynek niesie nowe rodzaje ryzyka i pewne metody mogą narażać spółkę na określone konsekwencje, w tym na utratę reputacji. Niełatwo rozmawiać z kimś, kto rzuca argument, że został sprzedawcą roku, a więc przynosi efekty, czyli jego system jest dobry – opowiadała Karolina Pilwińska-Duda.

– Bardzo trudno osiągnąć to, aby tzw. systemy zgodności nie były pozorne. Wiele firm miało je, a mimo to dochodziło do naruszeń, afer korupcyjnych – i dopiero wstrząs, który z tego powodu spółka doświadczyła, sprawiał, że reguły programu compliance wbudowywano w wewnętrzną kulturę organizacyjną – podkreślił Marcin Szczepański.

Jego zdaniem o wdrożeniu systemu można mówić wtedy, gdy znajdą się ludzie, którzy chcą go przestrzegać i zarazem są wyciągane konsekwencje wobec tych, którzy nie stosują się do zasad. Niewiele da także propagowanie i publikowanie kodeksu etyki czy innych wytycznych, jeśli działania te zatrzymają się na szczeblu najwyższych władz w firmie. Powinny w tym uczestniczyć również osoby na niższych poziomach zarządzania.

Puls Firmy
Użyteczne informacje dla mikro-, małych i średnich firm. Porady i przekrojowe artykuły, dzięki którym dowiesz się, jak rozwinąć biznes
ZAPISZ MNIE
×
Puls Firmy
autor: Sylwester Sacharczuk
Wysyłany raz w tygodniu
Sylwester Sacharczuk
Użyteczne informacje dla mikro-, małych i średnich firm. Porady i przekrojowe artykuły, dzięki którym dowiesz się, jak rozwinąć biznes
ZAPISZ MNIE
Administratorem Pani/a danych osobowych będzie Bonnier Business (Polska) Sp. z o. o. (dalej: my). Adres: ul. Kijowska 1, 03-738 Warszawa. Administratorem Pani/a danych osobowych będzie Bonnier Business (Polska) Sp. z o. o. (dalej: my). Adres: ul. Kijowska 1, 03-738 Warszawa. Nasz telefon kontaktowy to: +48 22 333 99 99. Nasz adres e-mail to: rodo@bonnier.pl. W naszej spółce mamy powołanego Inspektora Ochrony Danych, adres korespondencyjny: ul. Ludwika Narbutta 22 lok. 23, 02-541 Warszawa, e-mail: iod@bonnier.pl. Będziemy przetwarzać Pani/a dane osobowe by wysyłać do Pani/a nasze newslettery. Podstawą prawną przetwarzania będzie wyrażona przez Panią/Pana zgoda oraz nasz „prawnie uzasadniony interes”, który mamy w tym by przedstawiać Pani/u, jako naszemu klientowi, inne nasze oferty. Jeśli to będzie konieczne byśmy mogli wykonywać nasze usługi, Pani/a dane osobowe będą mogły być przekazywane następującym grupom osób: 1) naszym pracownikom lub współpracownikom na podstawie odrębnego upoważnienia, 2) podmiotom, którym zlecimy wykonywanie czynności przetwarzania danych, 3) innym odbiorcom np. kurierom, spółkom z naszej grupy kapitałowej, urzędom skarbowym. Pani/a dane osobowe będą przetwarzane do czasu wycofania wyrażonej zgody. Ma Pani/Pan prawo do: 1) żądania dostępu do treści danych osobowych, 2) ich sprostowania, 3) usunięcia, 4) ograniczenia przetwarzania, 5) przenoszenia danych, 6) wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania oraz 7) cofnięcia zgody (w przypadku jej wcześniejszego wyrażenia) w dowolnym momencie, a także 8) wniesienia skargi do organu nadzorczego (Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych). Podanie danych osobowych warunkuje zapisanie się na newsletter. Jest dobrowolne, ale ich niepodanie wykluczy możliwość świadczenia usługi. Pani/Pana dane osobowe mogą być przetwarzane w sposób zautomatyzowany, w tym również w formie profilowania. Zautomatyzowane podejmowanie decyzji będzie się odbywało przy wykorzystaniu adekwatnych, statystycznych procedur. Celem takiego przetwarzania będzie wyłącznie optymalizacja kierowanej do Pani/Pana oferty naszych produktów lub usług.

– Naszą rolą, jako compliance officerów, jest pokazanie pracownikom, że przyjęty w firmie kodeks jest drogowskazem, a sprawujemy funkcję doradczą i do nas mogą zwrócić się z wątpliwościami, czy postępują właściwie, czy nie narażają firmy na ryzyko np. utraty reputacji. Warto też w krótkich komunikatach przypominać o pożądanych postawach, jak zarządzać konfliktem interesów czy go identyfikować. Od nas oczekuje się promowania wartości i wsparcie zarządu jest w tym bardzo ważne – przyznała Anna Trytek, dyrektor departamentu zgodności w Banku Gospodarstwa Krajowego.

Podpowiedziała, że rezultaty przynosi stałe zwracanie uwagi na przyjęte w firmie standardy. W pandemii, w okresie pracy zdalnej, sprawdziły się krótkie przypomnienia na ten temat przesyłane mailowo czy w komunikatorach, a także filmy prezentujące oczekiwane zachowania oraz sposoby budowania relacji z klientami i kontrahentami.

Jest akcja, jest reakcja

– Na efektywne działanie systemu compliance niewątpliwie oddziałowuje tzw. czynnik ludzki, czyli wzajemny szacunek. Należy korzystać z wiedzy osoby bardziej doświadczonej w prowadzeniu biznesu i brać ich zdanie pod uwagę. Zarazem trzeba wyjaśnić, że nie chodzi nam o nakładanie obowiązków, lecz określony cel, do którego wspólnie dążymy – powiedziała przedstawicielka AbbVie Polska .

Zdaniem reprezentanta firmy Siemens system nie zadziała, jeśli nie będą stosowane określone narzędzia kontroli. Wykrycie nadużyć musi oznaczać wyciągnięcie konsekwencji. Wszyscy powinni być świadomi skutków naruszenia kodeksu firmowego, czy to przy wyborze podwykonawcy, klienta czy dystrybutora.

– Oczywiście compliance officer, czyli strażnik kodeksu, nie może być prokuratorem. Niemniej procedury powinny pozwalać na blokowanie czynów niezgodnych z oczekiwaniami firmy. Inaczej niektórzy nie będą zachowywać się w pożądany sposób – stwierdził Marcin Szczepański.

– Naszym przysłowiowym kijem jest przeprowadzanie testów zgodności, kontrole i możliwość zgłaszania nieprawidłowości. Tym samym weryfikujmy zgodność postępowania z przyjętymi normami. W razie naruszeń wyciągane są konsekwencje oznaczające nawet rozwiązanie stosunku pracy – wyjaśniła Anna Trytek.

AnnaTomiczek, prawnik, kierownik zespołu zgodności w Tauron Polska Energia, mówiła, że reakcja na anonimowe zgłoszenia o nieprawidłowościach buduje świadomość i podkreślała, że system compliance nie jest fikcją.

– Zawsze może znaleźć się ktoś, kto dopuszcza się naruszeń. Praca compliance oficera powinna więc polegać także na uświadamianiu, że przekroczenie granic nie pozostanie bez reakcji. Przy czym to kadra zarządzająca nadaje sens deklaracjom dotyczącym norm i wartości. Klucz do sukcesu we wdrożeniu systemu leży też w przekonaniu kierownictwa, że i ono ma korzyści, nawet osobiste, z przestrzegania zasad etyki w firmie – powiedziała Anna Tomiczek.

Przy okazji przytoczyła apel, jaki zwykle pada w jej firmie na koniec spotkania z kadrą zarządzającą dotyczącego kultury compliance: „To Ty kontrolujesz termostat klimatu, w którym pracujemy. A dziś korzyścią najbardziej poszukiwaną jest uczciwość. Bez uczciwości nigdy nie zbudujesz zaufania. Bez zaufania nigdy nie ukształtujesz ludzi i nie zyskasz zwolenników. A jeśli nie masz zwolenników, nie masz komu przewodzić.”

– To zawsze staje się bodźcem do refleksji – podkreśliła przedstawicielka Tauronu.

© ℗
Rozpowszechnianie niniejszego artykułu możliwe jest tylko i wyłącznie zgodnie z postanowieniami „Regulaminu korzystania z artykułów prasowych” i po wcześniejszym uiszczeniu należności, zgodnie z cennikiem.

Podpis: Iwona Jackowska

Polecane