Biznesowe rozmowy na dużą odległość

Mirosław Konkel
opublikowano: 03-08-2011, 00:00

Firmy z sektora nowoczesnych usług dla biznesu stawiają na wirtualne zarządzanie.

Telekonferencje zamiast drogich podróży służbowych

Firmy z sektora nowoczesnych usług dla biznesu stawiają na wirtualne zarządzanie.

Na zwiększenie liczby telekonferencji i telepracę zdecydowało się 60 proc. europejskich firm — wynika z najnowszego raportu "Duke University/CFO Magazine Global Business Outlook Survey". Głównym powodem są finanse. Ostatnio np. siedmiu na dziesięciu dyrektorów finansowych w UE odnotowało negatywny wpływ wzrostu cen paliwa na budżety swych przedsiębiorstw. A zdaniem ekspertów, zdalne kierowanie zespołami pozwala zaoszczędzić nawet 50 proc. wydatków na podróże służbowe.

Spore oszczędności

Zarządzanie na odległość stosuje np. Infosys BPO Poland, świadczący partnerom z 27 krajów świata usługi z zakresu outsourcingu finansów, księgowości, IT i konsultingu.

— Obecnie 60 menedżerów i starszych kierowników polskiego oddziału kieruje wirtualnymi zespołami, które działają w różnych strefach czasowych. Pracownicy korporacji z wielu miejsc mogą monitorować przebieg danego przedsięwzięcia 24 godziny na dobę. A firma jest w stanie szybciej reagować na zmieniające się otoczenie rynkowe, a zwłaszcza na działania konkurencji — informuje Żaneta Leduchowska, menedżer zespołu transformacji biznesowej w spółce.

Łączność między członkami wirtualnych zespołów odbywa się m.in. za pośrednictwem komunikatorów Microsoftu.

— Żeby obsłużyć około stu użytkowników, potrzebny jest serwer, który kosztuje około 20 tys. zł. Niezbędna jest również licencja komunikatora na dany komputer za około 150 zł — tłumaczy Michał Grabarz, dyrektor ds. IT w Infosys BPO Europe.

Nakłady na infrastrukturę informatyczno-telekomunikacyjną nie są małe — przyznaje ekspert — ale zwracają się w mgnieniu oka. Firma płaci niższe rachunki za telefon i może do minimum ograniczać liczbę wyjazdów biznesowych. Kolejną korzyścią jest efektywniejsze wykorzystanie czasu pracy kadry kierowniczej i specjalistów.

— Wyobraźmy sobie, że trzeba zorganizować spotkanie czterech pracowników, które ma się odbyć w Berlinie, Paryżu czy Londynie, gdzie mieści się biuro jednego z nich. Cena biletu lotniczego dla jednej osoby wynosi około 1,5 tys. zł. Wysokość diety to — w przeliczeniu — 180 zł, a doba w hotelu kosztuje 400 zł. Jeśli zsumujemy te liczby i pomnożymy przez trzy, wychodzi ponad 6,2 tys. zł — wylicza dyrektor Grabarz.

Tego typu wydatków firmie udaje się uniknąć dzięki wideokonferencjom i sesjom live meeting. Co równie ważne, spotkanie online zajmuje pracownikom około dwóch, trzech godzin, a nie przynajmniej dobę. Zaoszczędzony czas mogą wykorzystać na codzienne zadania.

Michał Grabarz podkreśla, że zarządzanie na odległość sprawdza się nie tylko w dużych korporacjach, ale i w mniejszych spółkach. Zwłaszcza że te ostatnie mają z reguły gorsze warunki współpracy z operatorami telekomunikacyjnymi i przewoźnikami lotniczymi.

Czasem twarzą w twarz

Nie wszystkie zadania da się jednak realizować zdalnie. Przekonali się o tym pracownicy Globalnego Centrum Biznesowego Hewlett-Packard we Wrocławiu, którzy korzystają m.in. z live meeting, umożliwiającego pracę na tych samych plikach w czasie rzeczywistym. Mają do dyspozycji pokoje, w których odbywają się prezentacje na odległość. Uczestnicy nie tylko widzą i słyszą się wzajemnie, ale też mogą dzielić się aplikacjami, ankietami i innymi materiałami w wersji elektronicznej. Specjaliści dostrzegają zalety technologii. Nie mają jednak wątpliwości, że czasem — jak choćby w przypadku budowania relacji z klientami — niezbędne są spotkania twarzą w twarz.

— Osobisty kontakt jest w pewnych sytuacjach niezastąpiony. Prawdziwe relacje i zaufanie znacznie trudniej zbudować na odległość, nawet z wykorzystaniem zaawansowanych rozwiązań technologicznych — uważa Jacek Levernes, wiceprezes Hewlett-Packard Global Business Services w regionie EMEA (Europa, Bliski Wschód i Afryka).

— Wirtualne zarządzanie przynosi największe korzyści dużym firmom, a najlepiej sprawdza się w mniejszych zespołach, liczących nie więcej niż dziesięć osób — dodaje Żaneta Leduchowska z Infosys BPO Poland.

okiem eksperta

Cena zależy od skali wdrożenia i technologii

Marcin Szreter konsultant systemowy w firmie Cisco

W raporcie "Cisco Visual Networking Index" nasi analitycy prognozują, że do 2015 r. ruch IP związany z wideokonferencjami biznesowymi wzrośnie aż sześciokrotnie. Teraz dominują dwa rodzaje rozwiązań: działające w infrastrukturze klienta i zbudowane w oparciu o przetwarzanie w chmurze. W przypadku tych pierwszych potrzebni są pracownicy do utrzymania i administracji systemu. Niektóre firmy decydują się na outsourcing takich usług informatycznych. Ale w większości spółek zajmują się tym kilkuosobowe zespoły. Przy zastosowaniu modelu "cloud computing" dział IT może być minimalny. O komunikacji i zarządzaniu na odległość myślą głównie firmy międzynarodowe, wielodziałowe, rozproszone, ale też takie, których znaczna część klientów, partnerów, poddostawców działa w różnych zakątkach świata. Propozycją rynkową dla mniejszych przedsiębiorstw są rozwiązania zbudowane w oparciu o chmurę. Przykładem jest Cisco Webex — platforma do wirtualnych spotkań i komunikacji wideo.

Koszt rozwiązania zależy od wielkości wdrożenia i rodzaju technologii. Może wynosić od kilkudziesięciu dolarów za użytkownika do setek i tysięcy dolarów. Różnice wynikają z zastosowanego modelu (on-site czy w chmurze), wymagań związanych z jakością (SD czy HD), rodzaju terminala końcowego (komputer lub specjalne urządzenie wideokonferencyjne), standardów dotyczących metody współdzielenia dokumentów.

© ℗
Rozpowszechnianie niniejszego artykułu możliwe jest tylko i wyłącznie zgodnie z postanowieniami „Regulaminu korzystania z artykułów prasowych” i po wcześniejszym uiszczeniu należności, zgodnie z cennikiem.

Podpis: Mirosław Konkel

Polecane

Inspiracje Pulsu Biznesu