Błędy w umowie mogą przesądzić o skuteczności windykacji

Anna Leder
16-08-2004, 00:00

Unikanie powstawania zaległych należności jest niemożliwe bez uzyskiwania pełnych informacji wyjściowych o kontrahentach.

Przedsiębiorca zbierający dane o przyszłym kontrahencie ma do dyspozycji wiele możliwości. Od bezpłatnego skontrolowania, czy potencjalny partner handlowy figuruje w Krajowym Rejestrze Sądowym, czy nie zalega w urzędzie podatkowym i ZUS, przez przekopanie się przez rejestry niesolidnych dłużników po zamówienie w wywiadowni gospodarczej raportów oceniających wiarygodność kontrahenta. Podstawowe dane uzyskać można także od samego potencjalnego kooperanta.

Pełny wywiad

Żądanie zaświadczenia o niezaleganiu z płatnościami na rzecz ZUS i urzędu skarbowego to element dobrych obyczajów kupieckich i dowód przynajmniej minimalnej przezorności.

— Przed podpisaniem umowy należy od przyszłego kontrahenta zażądać wypisu z aktualnego rejestru handlowego i wpisu do ewidencji działalności gospodarczej. Powinno się także żądać okazania decyzji o nadaniu NIP. Z przedłożonych dokumentów warto tworzyć coś na kształt „akt kontrahenta”. Wszystkie dokumenty powinny być skserowane i pozostawione w dokumentacji wierzyciela — mówi Janusz Piejko, radca prawny, współwłaściciel kancelarii prawnej Causa W. Malicki.

W sądzie rejestrowym można uzyskać informacje o tym, jak długo firma istnieje i jaki ma kapitał zakładowy. W tym drugim przypadku należy zwracać uwagę nie tylko na jego wysokość, ale również sposób pokrycia. Jeszcze więcej o firmie można wyczytać ze złożonego w sądzie bilansu i wyników finansowych. Zebranie tych informacji pozwala stworzyć obraz kondycji finansowej potencjalnego partnera.

Dobra sytuacja finansowa to nie wszystko. Zdarza się, że oszuści terminowo regulują należności za pierwsze faktury, a następnie, kiedy biorą zdecydowanie więcej towaru, kontakt z nimi się urywa.

Wiedzę, jak przyszły partner handlowy reguluje swoje zobowiązania, można zdobyć także w internetowych giełdach wierzytelności. Ponadto, w Polsce istnieje także Biuro Informacji Gospodarczej Krajowy Rejestr Długów (BIG). W odróżnieniu od giełd wierzytelności, w bazie BIG znajdują się również osoby fizyczne. W przypadku firm można tam znaleźć dużo więcej informacji niż w innych źródłach — np. o strukturze własności, zabezpieczeniach czy prowadzonych postępowaniach sądowych.

— Warto także zapoznać się z listą referencyjną kontrahenta. Najlepiej skontaktować się z jego dotychczasowymi klientami i zapytać o opinię. Jeżeli to niemożliwe, można zamówić raport na temat kontrahenta w wywiadowni gospodarczej. Tak zwany biały wywiad, czyli zbiór ogólnodostępnych informacji, jest stosunkowo tani, a okres jego przygotowania krótki — twierdzi Janusz Piejko.

Specjalny raport o kontrahencie, przygotowany przez wywiadownię gospodarczą, z reguły składa się z dwóch części: informacji finansowo-prawnych i danych analitycznych.

Koszty zależą od tego, czy zbierane informacje są jawne czy nie.

— Cena jednostkowa standardowego raportu handlowego na temat firmy polskiej kształtuje się poniżej 300 zł netto — precyzuje Katarzyna Kompowska, prezes wywiadowni gospodarczej Coface Intercredit Poland.

Raport pozwala na wystawienie potencjalnemu partnerowi handlowemu oceny — tzw. ratingu ustalanego na podstawie specjalnie stworzonego algorytmu.

— Opiera się on na tzw. limicie kredytowym, sporządzonym na podstawie bieżącej sytuacji finansowo-prawnej — mówi Anna Tłuściak, wiceprezes w firmie ubezpieczeniowo-windykacyjnej Euler Hermes.

Niekwestionowaną wartością raportów przygotowywanych przez firmy windykacyjne i wywiadownie jest to, że ich pracownicy mogą dotrzeć do danych niedostępnych dla przedsiębiorców.

— Wywiadownia gospodarcza pozyskuje informacje o badanej firmie z dostępnych oficjalnie źródeł. Są nimi przede wszystkim: rejestry, sądy, urzędy, giełdy długów, rankingi, statystyki oraz publikacje w mediach. Pozyskuje również referencje u obecnych kontrahentów badanego przedsiębiorstwa. Ważnym źródłem danych jest też sama firma poddawana badaniu — wyjaśnia Katarzyna Kompowska.

Wywiadownie zwracają się do takiego podmiotu z prośbą o wypełnienie dość szczegółowej ankiety. Ewentualna odmowa udzielenia informacji może narazić firmę na utratę możliwości współpracy z kontrahentem, podważyć jej wiarygodność lub też uniemożliwić uzyskanie kredytu.

Właściwa umowa

Kiedy kontrahent został już sprawdzony przez wywiadownię gospodarczą i jego sytuacja finansowa nie budzi wątpliwości, można podpisać umowę. Powinno się to odbywać wyłącznie w asyście prawnika.

W takim dokumencie powinien znaleźć się szczegółowy opis, która strona za co odpowiada, jaka jest wartość przedmiotu umowy, jaki jest termin zapłaty należności. Warunki umowy muszą też regulować kwestie udostępniania sobie nawzajem dokumentacji rejestrowej i księgowej oraz zawierać wymagane oświadczenia zarządów, w szczególności odwołujące się do sytuacji finansowej stron.

— Przy podpisywaniu umowy, szczególnie gdy mamy do czynienia ze sprzedażą z odroczonym terminem płatności, ważne jest ustanowienie dodatkowych zabezpieczeń, takich jak weksel, zabezpieczenia majątkowe, cesja lub ubezpieczenie należności — przypomina Anna Tłuściak.

Ustalając szczegóły umowy, należy zwrócić uwagę, aby nie zawierała ona żadnych klauzul uniemożliwiających zbycie wierzytelności.

— Polscy przedsiębiorcy rzadko wykorzystują klauzule, które są coraz częściej stosowane w umowach handlowych w Unii, a dotyczą przeniesienia kosztów dochodzenia należności na dłużnika. Taki zapis umowy jest dobrym sposobem na zdyscyplinowanie kontrahenta — kontynuuje Anna Tłuściak.

Oczywiście warto wspomnieć o konieczności zawarcia umowy w formie pisemnej.

— Powinna być napisana w sposób jak najbardziej dla stron przejrzysty i prosty, bowiem im więcej niejasności i zwrotów niedookreślonych, tym łatwiej później dłużnikowi kwestionować poszczególne jej zapisy. Naturalnie najłatwiej skorzystać z wypróbowanych wzorów, uzupełniając je w toku negocjacji o cechy specyficzne i właściwe tylko dla niej — dodaje Janusz Piejko.

© ℗
Rozpowszechnianie niniejszego artykułu możliwe jest tylko i wyłącznie zgodnie z postanowieniami „Regulaminu korzystania z artykułów prasowych” i po wcześniejszym uiszczeniu należności, zgodnie z cennikiem.

Podpis: Anna Leder

Polecane

Inspiracje Pulsu Biznesu

Puls Biznesu

Puls Firmy / / Błędy w umowie mogą przesądzić o skuteczności windykacji