Certyfikacja jest jak sprzątanie w domu

Barbara Warpechowska
opublikowano: 16-11-2010, 00:00

Wdrażanie systemu zarządzania jakością (SZJ) przypomina robienie domowych porządków.

Wdrażanie systemu zarządzania jakością (SZJ) przypomina robienie domowych porządków.

O rozpoczęciu działań zmierzających do certyfikacji musi zdecydować najwyższe kierownictwo firmy, czyli zarząd lub właściciele. Przygotowanie do wprowadzenia systemu zarządzania jakością zawsze należy zacząć od diagnozy stanu firmy. Należy ustalić i opisać realizowane przez przedsiębiorstwo procesy i spojrzeć na nie pod kątem możliwości ich udoskonalenia, usprawnienia, spełnienia wymagań klienta i podniesienia jego satysfakcji.

Każda firma jest inna

— W zespole roboczym, który zajmie się wdrażaniem systemu musi znaleźć się pełnomocnik, czyli przedstawiciel najwyższego kierownictwa firmy. Ważne, żeby faktycznie była to osoba, która ma wpływ na podejmowanie decyzji w firmie, a przy tym cieszy się uznaniem pracowników. W zespole muszą się także znaleźć liderzy procesów, czyli osoby odpowiedzialne za poszczególne procesy realizowane przez firmę. Tylko tacy pracownicy będą w stanie właściwie je opisać. Rola konsultanta powinna ograniczać się do... konsultacji, czyli doradzania i podpowiadania. W żadnym przypadku nie powinien on narzucać gotowych rozwiązań przeniesionych z innej organizacji — podkreśla Danuta Kędzierska, specjalista ds. rozwoju i integracji usług TÜV Rheinland Polska.

W każdym, nawet w najbardziej intuicyjnie zarządzanym przedsiębiorstwie lub instytucji realizowane są procesy takie jak zakupy lub szkolenia — jeżeli są one zorganizowane w skuteczny sposób, to nie warto ich zmieniać na siłę.

Każda firma jest inna, każda ma inną kulturę organizacyjną i inne problemy, w związku z tym każdy system zarządzania jakością musi być zaprojektowany indywidualnie. Powinien służyć wsparciem technicznym przy samym opisie systemu zarządzania, ale uwaga — system zarządzania to nie tylko procedury i instrukcje. Jeżeli kadra zarządzająca ograniczy rozumienie SZJ tylko do zbioru dokumentów, to nie uda jej się przekonać pracowników, że jest to skuteczne narzędzie zarządzania, a nie narzędzie biurokracji.

Wykorzystać IT

Co więcej, konsultant powinien umieć wykorzystać narzędzia już istniejące w firmie — np. system informatyczny, który ułatwia zachowanie aktualności dokumentów i szybkie dostarczanie informacji. System IT automatyzuje i porządkuje gromadzenie danych. Rozwiązania klasy ERP wymuszają uporządkowanie procesów, sprawne zarządzanie obiegiem dokumentów. Zawierają również elementy służące kontroli jakości. Dlatego wdrożenie systemu ERP stanowi dobre przygotowanie do wprowadzenia ISO. Jest ono wówczas dużo prostsze i tańsze.

Konsultant powinien być obecny przy całym procesie wdrażania, a szczególnie na etapach: szkoleń, audytów wewnętrznych i podsumowania stanu SZJ, jakim jest przegląd zarządzania.

Aby system zarządzania jakością był skuteczny, musi stanowić integralne narzędzie zarządzania firmą, a nie być rozwiązaniem stworzonym na zasadzie sztuki samej w sobie.

© ℗
Rozpowszechnianie niniejszego artykułu możliwe jest tylko i wyłącznie zgodnie z postanowieniami „Regulaminu korzystania z artykułów prasowych” i po wcześniejszym uiszczeniu należności, zgodnie z cennikiem.

Podpis: Barbara Warpechowska

Polecane

Inspiracje Pulsu Biznesu