Certyfikacja to wyzwanie

Marta Walczak
opublikowano: 20-06-2012, 00:00

Firmy ubiegające się o certyfikat muszą dokładnie zapoznać się z korzyściami, jakie wiążą się z tym dokumentem

Nie wszystkie firmy, które chcą otrzymać certyfikat potwierdzający jakość ich usług lub produktów, zdają sobie sprawę, jakie wyzwanie przed nimi stoi. Eksperci ostrzegają, że uzyskanie odpowiednich dokumentów wiąże się z ciężką i długotrwałą pracą. Pierwszym krokiem zbliżającym do certyfikatu jest stworzenie odpowiedniego systemu zarządzania firmą.

— Specyfikacja i organizacja pracy zależy w dużej mierze od wielkości i doświadczenia przedsiębiorstwa. W małych firmach często nie ma formalnych uregulowań dotyczących sposobu pracy. Osoby kierujące takimi przedsiębiorstwami mają często wysokie kwalifikacje branżowe, ale znacznie gorzej radzą sobie z samym zarządzaniem — twierdzi Krzysztof Sierański, ekspert ds. zarządzania strategicznego.

Weryfikacja na początek

Kolejnym krokiem na drodze po certyfikat jest przyjrzenie się, jak firma jest zarządzana, a także czy i na ile ten model zbliża się do sposobu przyjętego w normie. Koniecznie trzeba zwrócić uwagę, jakie elementy są dobre, a jakie należy udoskonalić.

— Przedsiębiorca powinien zastanowić się, jakie oczekiwania mają jego odbiorcy i jakim zespołem pracowników dysponuje. Dopiero wtedy można podjąć decyzję o tym, w jaki sposób będzie wyglądało wdrożenie systemu zarządzania i kiedy firma może być gotowa do egzaminu, którym jest certyfikacja — mówi Danuta Kędzierska, specjalista ds. rozwoju i integracji usług w TÜV Rheinland Polska.

Specjaliści przestrzegają, że certyfikacja systemu zarządzania może być dla małej firmy sporym wyzwaniem organizacyjnym i finansowym. Wprowadzenie nowego i zorganizowanego sposobu zarządzania wymaga często zmiany dotychczasowego podejścia do organizacji firmy. Ponadto wiąże się ze zwiększeniem liczby formalności, a także przestrzeganiem wymagań prawnych. Niezbędne jest również dokumentowanie podejmowanych decyzji.

— To duża zmiana dla organizacji i jej przeprowadzenie często nie jest łatwe. Natomiast korzyści są długofalowe, bowiem porządkowanie organizacji zmniejsza ograniczenia stojące przed firmą w trakcie jej dalszego rozwoju — mówi Krzysztof Sierański.

Ekspert dodaje, że niezależnie od systemu zarządzania, który ma być wprowadzony w firmie — czy jest to system zgodny z normą ISO 9001, system zarządzania środowiskowego zgodny z normą ISO 14001, system zarządzania bezpieczeństwem informacji zgodny z normą ISO 27001, czy zarządzania ciągłością działaniazgodny z nową normą ISO 22310, czy też inny — przygotowania są niemal identyczne.

Droga po certyfikat

Firma, która przeanalizowała już swój sposób zarządzania i jest pewna, że jest on zgodny ze standardem, musi wybrać jednostkę certyfikującą.

— Na polskim rynku działa kilkadziesiąt takich podmiotów. To stawia kandydata do certyfikacji w trudnej sytuacji. Przy wyborze jednostki należy przede wszystkim przyjrzeć się jej doświadczeniu w certyfikacji firm z danej branży. Warto także zwrócić uwagę na zakres akredytacji jednostki, innymi słowy sprawdzić, kto sprawuje nad nią pieczę — tłumaczy Danuta Kędzierska.

Po zakończeniu wdrożenia systemu zarządzania konieczne jest złożenie przez przedsiębiorcę do jednostki certyfikującej wniosku o certyfikację.

— W piśmie podaje się dane na temat swojego systemu zarządzania i wyraża gotowość do rozpoczęcia przebiegu certyfikacji. Następnie jednostka certyfikująca, przegląda wniosek i tym samym zapoznaje się bliżej ze specyfiką działalności klienta. Pierwsza wizyta audytorów, tzw. pierwszy etap audytucertyfikacyjnego pozwala sprawdzić gotowość przedsiębiorstwa do certyfikacji i lepiej zrozumieć organizację klienta i jego problemy. W rezultacie może zaplanować właściwą ocenę, czyli drugi etap audytu. Każdy audyt kończy się wystawieniem pisemnego raportu.

Jeżeli wynik audytu jest pozytywny,jednostka udziela certyfikacji, co dokumentuje certyfikatem, umieszczeniem firmy na liście certyfikowanych klientów, a nierzadko również specjalnym znakiem. Warunkiem utrzymania ważności certyfikatu przez trzy lata jest poddanie się co rok kontrolnym audytom — sumuje Danuta Kędzierska.

Pięć kroków do certyfikacji

1 Zdefiniowanie przez właściciela firmy lub osobę zarządzającą oczekiwań co do korzyści, które ma przynieść wdrożony i certyfikowany system zarządzania.

2 Podjęcie decyzji, czy wdrażać system na własną rękę, czy skorzystać z usług profesjonalnego doradcy. Pierwsza droga wcale nie oznacza niższego kosztu budowy systemu. Najgorszym wyborem jest zakup gotowego systemu, który zwykle się nie sprawdza i może przynieść szkody firmie.

3 Wytłumaczenie pracownikom, po co wprowadzane są nowe standardy i jak one pomogą w pracy.

4 Budowa samego systemu.

4 Ważne jest zaangażowanie właściwych osób we właściwym wymiarze, aby nie oderwać ich od bieżącej pracy. Z drugiej strony należy je jednak włączyć w budowanie nowego porządku.

5 Ostatni krok to wybór jednostki certyfikującej system zarządzania, czyli organizacji, która przyśle do firmy wykwalifikowanych audytorów, aby potwierdzili, czy system zarządzania działa zgodnie z wymaganiami normy.

© ℗
Rozpowszechnianie niniejszego artykułu możliwe jest tylko i wyłącznie zgodnie z postanowieniami „Regulaminu korzystania z artykułów prasowych” i po wcześniejszym uiszczeniu należności, zgodnie z cennikiem.

Podpis: Marta Walczak

Polecane

Inspiracje Pulsu Biznesu