Dane z raportu, ale czytelnego

Wojciech Chmielarz
16-05-2007, 00:00

Analizy tworzone przez system business intelligence muszą być czytelne i zrozumiałe. Mają zachęcać, a nie zniechęcać.

Systemy BI

Narzędzia analityczne muszą pomagać w pracy

Analizy tworzone przez system business intelligence muszą być czytelne i zrozumiałe. Mają zachęcać, a nie zniechęcać.

Przedsiębiorcy wydaje się, że najtrudniejsze ma już za sobą. Serwery zostały ustawione, hurtownie danych przygotowane, system business intelligence (BI) wdrożony. Odbyło się już nawet pożegnalne spotkanie z ekipą wdrażającą. Przedsiębiorca zadowolony siada przed komputerem, otwiera aplikacje, zadaje pytanie i niemal natychmiast dostaje gotowy raport. Tyle że nic z niego nie rozumie. Przez głowę przebiega mu złowroga myśl, że raport dotyczy jakiejś innej firmy. Po chwili chwyta za telefon. Ekipa wdrażająca, z którą przed chwilą się pożegnał, wraca i zaczyna tłumaczyć, co oznaczają poszczególne cyfry i skąd się wzięły. Jak uniknąć tej straty czasu i pieniędzy?

— Zasada naczelna jest jedna, narzędzie dla użytkownika końcowego musi być proste, podobne lub identyczne z czymś, co już zna, a zwykle zna np. Excela czy pracę z internetem. Dane zaś muszą być przedstawione za pomocą języka, zbliżonego do naturalnego — bo nie każdy wie, co to są „obroty narastająco winien kont zespołu czwartego”, a prawie każdy wie — co to są rodzaje kosztów — twierdzi Witold Kilijański, prezes Controlling Systems.

Współpraca do raportu

Wydaje się oczywiste, że sam wygląd raportu, zwłaszcza jego struktura, powinny być przejrzyste i czytelne dla jego odbiorców.

— Aby to zapewnić, użytkownik powinien już na etapie projektowania raportu współpracować z osobami tworzącymi raporty. Najbardziej istotna jest jednak zawartość tego raportu — jakość i spójność danych oraz jednoznaczność definicji poszczególnych pojęć — radzi Agnieszka Chytła, dyrektor sprzedaży w sektorze telekomunikacyjnym firmy NCR Teradata.

W gąszczu analiz

Kolejnym niebezpieczeństwem związanym z raportami systemów business intelligence może być ich liczba. Przedsiębiorca, który dostaje analizę za analizą, w końcu się w nich pogubi. Wynik? Nie wiedza i trafne decyzje, ale mętlik w głowie. Jak tego niebezpieczeństwa uniknąć?

— Przede wszystkim zdecydować się, jakie informacje chce się uzyskać z raportów — czyli jakie wielkości analizować w jakich przekrojach decyzyjnych — a niekoniecznie, co ma być w nagłówkach wierszy i kolumn raportu. Jeżeli będziemy w stanie to zdefiniować, to dużą część projektu hurtowni danych mamy już za sobą — mówi Witold Kilijański.

Do korzystania z narzędzi systemu nie potrzeba przygotowania informatycznego. — Zamiast katalogu kilkunastu czy kilkudziesięciu raportów, które nie zaspokoją wszystkich naszych potrzeb, możemy pracować z jedną kostką OLAP, która np. w postaci tabeli przestawnej wyświetli nam interesujące nas w danym momencie informacje. Co istotne — hurtownia danych zawsze umożliwia powrót do danych z poprzednich okresów i zestawianie ich ze sobą — bo czas jest po prostu jednym z wymiarów do analiz…

Nowy wygląd

Ostatnim elementem „przyjaznego raportu” jest jego wygląd.

— Wizualizacja danych bardziej przemawia do człowieka niż ciąg czy kolumna liczb. Wciąż jednak w większości organizacji przeważają standardowe raporty w formacie tabelarycznym, i to najczęściej w powszechnie stosowanym Excelu — mówi Agnieszka Chytła.

Niekiedy jest to konieczne ze względu na narzucone przez regulacje prawne czy finansowe tabelaryczne formaty tych raportów.

© ℗
Rozpowszechnianie niniejszego artykułu możliwe jest tylko i wyłącznie zgodnie z postanowieniami „Regulaminu korzystania z artykułów prasowych” i po wcześniejszym uiszczeniu należności, zgodnie z cennikiem.

Podpis: Wojciech Chmielarz

Polecane

Inspiracje Pulsu Biznesu

Puls Biznesu

Puls Innowacji / Technologie / Dane z raportu, ale czytelnego