Digitalizacja akt pracowniczych od strony prawnej i praktycznej

  • Materiał partnera
opublikowano: 10-01-2019, 10:50

W nowym roku weszła w życie nowelizacja, dzięki której firmy będą mogły przechowywać dokumentację osobową i płacową w formie elektronicznej. Skrócił się także wymagany czas przechowywania akt pracowniczych z 50 do 10 lat. Jak ważne są to zmiany? Kto na nich skorzysta? Porozmawialiśmy na te tematy z ekspertami: Katarzyną Jaśniewicz – menadżerką produktu Teta HR z firmy Unit4 Polska oraz Karolem Brucko-Stępkowskim – radcą prawnym z kancelarii SBS z Wrocławia.

Era migracji pracowników

Dane z 33. edycji badania Monitor Rynku Pracy pokazują wyraźnie, że ostatnie półrocze 2018 roku charakteryzowało się wyższym poziomem rotacji na rynku pracy – aż 24% badanych zadeklarowało, że zmieniło pracę w ciągu ostatnich 6 miesięcy. Poniższa infografika pokazuje inne ciekawe dane  z tego raportu:

Trend ten jest wymiernym problemem dla średnich i dużych organizacji, które muszą poświęcać coraz więcej czasu, a co za tym idzie funduszy na tworzenie oraz przechowywanie dokumentacji kolejnych pracowników. Takie firmy już dziś powinny zdecydować się na przejście z akt papierowych na Elektroniczne Teczki Pracowników.

Akta papierowe po digitalizacji

Firmy, które zdecydują się przenieść swoje dokumenty z szaf do systemu, będą jednak musiałby poradzić sobie z kilkoma wyzwaniami  – na przykład z tym co zrobić z aktami papierowymi po ich digitalizacji. Na to pytanie odpowiada Karol Brucko - Stępkowski:

– Po podjęciu decyzji o digitalizacji pracodawca nie ma obowiązku utrzymywania dokumentacji papierowej - nie musi bowiem prowadzić dokumentacji pracowniczej w obu formach. Ustawa określa co można zrobić z dokumentami papierowymi po ich digitalizacji. W pierwszej kolejności pracodawca powinien zaoferować przekazanie tej dokumentacji swoim pracownikom i byłym pracownikom, których ta dokumentacja dotyczy. Akta papierowe mogą  być odebrane przez pracownika w terminie do 30 dni od zawiadomienia go o tym. Jeśli nikt się po nie nie zgłosi w tym czasie to pracodawca może taką dokumentację zutylizować.

– Możliwość wydania dokumentacji papierowej pracownikowi lub jej utylizacja, to pierwsza duża korzyść wynikająca z digitalizacji. Pracodawca odzyskuje w ten sposób powierzchnię biurową, która do tej pory była używana jako archiwum. Ogromnym atutem i kolejną korzyścią wynikającą z przejścia na dokumentację elektroniczną jest automatyzacja bieżącej obsługi związanej z aktami pracowniczymi. – dodaje Katarzyna Jaśniewicz z Unit4 Polska.

Elektroniczna dokumentacja, a polskie prawo

Digitalizacja akt pracowniczych, to proces, który musi być przeprowadzony w zgodzie z aktualnie obowiązującymi przepisami prawa. Na jakie aspekty i przepisy prawne musi zwrócić uwagę firma, która zdecyduje się na stworzenie cyfrowego archiwum?

– Digitalizacja dokumentacji pracowniczej może nastąpić na dwa sposoby. Pierwszy polega na zeskanowaniu dokumentów papierowych i opatrzeniu ich podpisem  lub pieczęcią elektroniczną. W praktyce podpisanie odbywa się więc w formie papierowej, a potem dokument jest skanowany i podpisywany elektronicznie przez obie strony. Druga możliwość to tworzenie i podpisywanie dokumentów już za pomocą systemu. Podpis kwalifikowany musi mieć w tym wypadku pracodawca i pracownik. Są jednak niektóre dokumenty, które mogą być podpisane tylko przez pracodawcę. Dobrym przykładem takiego pisma jest decyzja o nadaniu kary porządkowej. – wyjaśnia Karol Brucko – Stępkowski.

Zmiana struktury akt pracowniczych

Do ustawy o digitalizacji akt pracowniczych w grudniu 2018 opublikowano rozporządzanie, określające sposób w jaki powinny być prowadzone elektroniczne akta pracowników. Przedsiębiorców czeka zasadnicza zmiana - elektroniczne akta osobowe od nowego roku dzielą się na cztery części, a nie trzy, jak dotychczas. W dodatkowej części "D" znajdą się dokumenty dotyczące odpowiedzialności porządkowej pracownika. Co istotne dokumenty dotyczące kar mają być przechowywane w wydzielonych częściach- dokumentacja dotycząca danej kary w odrębnej sekcji o kolejnych numerach D1, D2 itd. Usunięcie kary z akt, polega na usunięciu części jej dotyczącej oraz uporządkowaniu numeracji w części D, tak aby zachować kolejność numerów występujących po sobie.

Każda firma, która chce pozbyć się kosztów związanych z gromadzeniem danych w formie papierowej oraz zwiększyć bezpieczeństwo akt pracowniczych powinna zdecydować się na digitalizację. Przygotowania do tego procesu najlepiej zacząć już teraz. Jeżeli chcesz dowiedzieć się więcej na ten temat, zachęcamy do obejrzenia całej rozmowy naszych ekspertów, dostępnej pod tym linkiem.

© ℗
Rozpowszechnianie niniejszego artykułu możliwe jest tylko i wyłącznie zgodnie z postanowieniami „Regulaminu korzystania z artykułów prasowych” i po wcześniejszym uiszczeniu należności, zgodnie z cennikiem.

Podpis: MATERIAŁ PARTNERA

Polecane

Inspiracje Pulsu Biznesu