Dostępność dla fiskusa nie jest precyzyjnie określona

Kamil Kosiński
14-09-2005, 00:00

Rozporządzenie ministra finansów w sprawie e-faktur jest bardzo krótkie. Mimo to znalazł się w nim niejasny zapis, dotyczący newralgicznej kwestii.

Faktury wystawione lub otrzymane w formie elektronicznej można przechowywać zarówno w Polsce, jak i w innym kraju Unii Europejskiej. W tym drugim przypadku trzeba wcześniej poinformować o tym naczelników urzędu skarbowego i celnego, właściwych w zakresie podatku akcyzowego.

To jest poza dyskusją

E-faktury przesłane w formie elektronicznej powinny być przechowywane przez ich wystawcę oraz odbiorcę w formie elektronicznej, w formacie, w którym zostały przesłane, w sposób gwarantujący autentyczność ich pochodzenia i integralność treści, jak również czytelność przez cały okres przechowywania.

— Złożenie podpisu elektronicznego zapewnia niezaprzeczalność wystawcy faktury i wiarygodność, że jej treść nie została zmieniona. Podatnicy powinni też w odpowiedni sposób zabezpieczyć przechowywane zbiory z e-fakturami, w szczególności wyeliminować ryzyko ich nieuprawnionego skasowania. Można to osiągnąć poprzez zaszyfrowanie tych zbiorów danych oraz sporządzenie ich kopii zapasowej. Kopia taka, ze względów bezpieczeństwa, powinna być przechowywana na innym serwerze, a nawet w innej lokalizacji. W tym przypadku można rozważyć także skorzystanie z usług firm oferujących outsourcing archiwizacji. Ofertę w tym zakresie przygotowują już m.in. centra certyfikacji w Polsce — tłumaczy Jacek Markowski, menedżer w dziale zarządzania ryzykiem informatycznym Ernst & Young.

Faktury elektroniczne powinny być przy tym przechowywane w sposób, który gwarantuje fiskusowi „natychmiastowy, pełny i ciągły” dostęp do nich. Zdaniem ekspertów, z którymi rozmawialiśmy, nie jest to jasne sformułowanie.

Nie ulega wątpliwości, że wiąże się to z udostępnieniem komputera w siedzibie podatnika w czasie ewentualnej kontroli w celu przejrzenia e-faktur. Prawie na pewno oznacza też ewentualne przesłanie zbiorów z e-fakturami pocztą elektroniczną do organu podatkowego na jego żądanie i kilka innych obowiązków związanych ze specyfiką wybranego sposobu przechowywania dokumentów.

— Jeśli faktury są przechowywane w niestandardowym formacie, istnieje obowiązek udostępnienia organowi podatkowemu narzędzia konwertującego. Jeśli faktura przechowywana jest w postaci zaszyfrowanej lub skompresowanej, należy udostępnić narzędzie dekompresujące lub deszyfrujące — wylicza Jacek Markowski.

To budzi wątpliwości

Czy jednak „natychmiastowy, pełny i ciągły” dostęp do zbiorów z e-fakturami oznacza udostępnienie organowi podatkowemu dostępu on-line do serwera przechowującego faktury? Gdyby przyjąć, że tak, oznacza to dla przedsiębiorstwa poważne wyzwanie z zakresu bezpieczeństwa IT.

— Dostęp on-line wymaga nadania organowi podatkowemu odpowiednich uprawnień w systemie firmy, czyli identyfikatora oraz hasła. Należy jednak wziąć pod uwagę kwestie zapewnienia bezpieczeństwa innych informacji przechowywanych w systemach informatycznych podatnika oraz ograniczenia dostępu do danych, w odniesieniu do których nie jesteśmy zobowiązani zapewnić dostępu władzom podatkowym. W wielu przypadkach poza e-fakturami na serwerze mogą znajdować się także inne zbiory danych, którym musimy zapewnić odpowiedni do ich typu poziom poufności i integralności. Należy pamiętać o odpowiednim ich zabezpieczeniu —zaznacza Jacek Markowski.

Nie ma jednak pewności co do tego, czy sam dostęp on-line jest obowiązkowy.

— Z powodu braku infrastruktury w urzędach wydaje się, że na razie organy podatkowe nie będą w stanie uzyskiwać dostepu on-line do serwerów i sprawdzać faktur bezpośrednio z siedziby urzędu. Sprawdzanie z urzędu powinno jednak co do zasady być możliwe, bo przepisy pozwalają na przechowywanie faktur za granicą, a bez dostępu on-line organ podatkowy nie miałby możliwości weryfikacji tych faktur. Warto dodać, że dyrektywa unijna wymaga dostepu on-line tylko dla zbiorów e-faktur przechowywanych za granicą — mówi Aleksandra Pacowska-Brudło, starszy konsultant ds. VAT w Deloitte Doradztwo Podatkowe.

Problemem mogą też stać się niektóre aspekty wystawiania elektronicznych faktur korygujących. Rozporządzenie stwierdza co prawda, że faktury korygujące oraz duplikaty faktur do faktur wystawionych i przesłanych w formie elektronicznej przesyła się w tej samej formie elektronicznej, ale nie reguluje kwestii otrzymania faktury przez odbiorcę.

— W przypadku faktur korygujących wystawca może obniżyć podatek należny VAT dopiero po otrzymaniu potwierdzenia odbioru faktury korygującej przez nabywcę. Powstaje pytanie: kiedy dochodzi do otrzymania przez odbiorcę elektronicznej faktury korygującej. Moim zdaniem data wynikająca z systemu informatycznego nie powinna być kwestionowana przez organy podatkowe — zastanawia się Aleksandra Pacowska-Brudło.

Okiem eksperta

Można zapytać

Z uwagi na wątpliwości dotyczące niektórych aspektów stosowania rozporządzenia można rozważyć potwierdzenie konkretnych działań zastosowanych przez podatnika w drodze wiążącej interpretacji przepisów rozporządzenia o e-fakturach, co minimalizuje ryzyko podatnika.

Cezary Przygodzki menedżer w dziale doradztwa podatkowego Ernst & Young

© ℗
Rozpowszechnianie niniejszego artykułu możliwe jest tylko i wyłącznie zgodnie z postanowieniami „Regulaminu korzystania z artykułów prasowych” i po wcześniejszym uiszczeniu należności, zgodnie z cennikiem.

Podpis: Kamil Kosiński

Polecane

Inspiracje Pulsu Biznesu

Puls Biznesu

Puls Innowacji / Technologie / Dostępność dla fiskusa nie jest precyzyjnie określona