Drukowanie może być tańsze

Mateusz Witczyński
opublikowano: 19-04-2010, 00:00

Analitycy rynku urządzeń biurowych i producenci sprzętu wieszczą szybki koniec zakupów pojedynczych rozwiązań na rzecz przeznaczonych dla konkretnej struktury sytemów druku.

Na rynku urządzeń do druku w 2010 roku możemy się spodziewać nawet dwucyfrowych wzrostów, trzeba jednak zwrócić uwagę, na punkt odniesienia czyli bardzo słaby 2009 rok — mówi Mitri Roufka, dyrektor ds. badań CEMA, Imaging Hardcopy Devices w IDC.

Według prognoz w tym roku sprzętu szukać będą przede wszystkim firmy, które zrezygnowały w kryzysie z zakupu nowego sprzętu drukującego, a teraz wrócą do wcześniejszych planów. Analitycy twierdzą, że rynek znacznie się zmieni, a firmy powoli będą rezygnowały z zakupu konkretnych urządzeń, szukając rozwiązań pozwalających na ograniczenie kosztów druku.

— Przewidujemy dalszy wzrost znaczenia całkowitego kosztu posiadania urządzenia, który uwzględnia nie tylko cenę zakupu, ale przede wszystkim koszty obsługi i eksploatacji — zaznacza Mitri Roufka.

Przewidywania te potwierdzają działające na polskim rynku firmy. Dowolność w wyborze sprzętu będą miały tylko najmniejsze przedsiębiorstwa, zatrudniające maksymalnie kilkanaście osób.

— Ale ten wybór także będzie ograniczony, ponieważ mało kogo stać, by osobno serwisować faks, skaner i drukarkę. By nie generować kosztów, firmy będą zmuszone wybierać urządzenia wielofunkcyjne — uważa Dariusz Kędziora, dyrektor handlowy w firmie organizującej druk Euroimpex.

Jego opinię potwierdzają analitycy z IDC.

— Największą dynamiką będzie się charakteryzowała sprzedaż wyposażonych w laserowe drukarki urządzeń wielofunkcyjnych — twierdzi Mitri Roufka.

Według Euroimpeksu w tym segmencie najlepsze powinny być: produkt firmy Nashuatec MP170SPF, Konica Minolta proponuje nowość, czyli pagepro 1490MF, a Xerox — WorkCentre 5020.

— Konkretne pojedyncze urządzenia można polecać firmom, których potrzeby ograniczają się do kilku tysięcy stron wydruku miesięcznie. Przy większym zapotrzebowaniu trzeba zbadać, czego tak naprawdę firmie potrzeba — zaznacza Dariusz Kędziora.

Oszczędne rozwiązanie

Jak wynika z badań firmy Xerox większość urządzeń drukujących jest eksploatowana tylko przez około 15 minut dziennie, tj. 2 proc. dnia roboczego. Powodem takiej niegospodarności ma być, według tej firmy, brak wyraźnego podziału kompetencji w zakresie zarządzania i zakupu urządzeń drukujących.

— Wiele działów, w tym IT, zaopatrzenia, infrastruktury, oraz kierownicy biura czy użytkownicy często angażują się w proces zakupu pojedynczych urządzeń, co powoduje, że firma może mieć więcej urządzeń niż ich w rzeczywistości potrzebuje — twierdzi Marcin Demkiw, Senior Group Product Manager z Xerox Polska.

Potwierdzają to badania Infotrends, według których 90 proc. firm ma nikłą świadomość wydatków ponoszonych na prowadzenie biura, drukowanie, faksowanie, skanowanie i kopiowanie albo w ogóle nie zdaje sobie z nich sprawy. Spośród świadomych zaś od 30 do 50 proc. dokonuje nieprawidłowych kalkulacji, bo wykorzystuje dane szacunkowe a nie rzeczywiste.

Przykładem może być jeden z banków, dla którego koszty związane z drukiem były dużym problemem, a załoga uważała, nie da się już ich ograniczyć.

— Po przeprowadzeniu badań i wdrożeniu naszych usług koszty druku zredukowano tam o około 25 procent — mówi Dariusz Kędziora.

Rekordowe redukcje przeprowadzone przy pomocy usługodawców dostarczających rozwiązania dla firm sięgają 60 proc.

— Proszę zaś pamiętać, że w niektórych firmach koszty te sięgają 11 proc. budżetu — wskazuje Marcin Demkiw.

Dlatego większość sprzedawców sprzętu, zanim zaoferuje konkretne rozwiązania, bada potrzeby nabywcy. Dopiero znając skalę potrzeb poszczególnych działów firmy przedstawiają ofertę w postaci zestawu różnych urządzeń. Taki system najczęściej jest zintegrowany z oprogramowaniem kontrolującym każdą stację roboczą w firmie i raportującym liczbę i koszt drukowanych stron.

— Przeciętny pracownik drukuje sześć niepotrzebnych stron dziennie, co oznacza, że rocznie każda generuje około 500 złotych niepotrzebnych kosztów — podkreśla Marcin Demkiw.

A może leasing

IDC prognozuje też stopniowe odejście od fizycznych zakupów urządzeń do druku na rzecz zawierania umów leasingowych z firmami świadczącymi obsługę.

— Duże przedsiębiorstwa i agencje rządowe będą do tego zmuszone, ale ograniczeniem będzie gotowość zarządzających nimi ludzi do zmiany myślenia o druku — uważa Mitri Roufka.

Twierdzi, że tylko takie rozwiązanie może zagwarantować firmie odpowiednią elastyczność w zarządzaniu kosztami. Na takie rozwiązanie zdecydowała się np. firma Amplico. Efektem działań jej 500 pracowników biurowych jest ponad 400 tys. wydruków miesięcznie. Inwestycję zrealizowano na zasadzie najmu. Jej wartość wyniosła około 700 tys. zł (bez uwzględnienia kosztów kopii).

— Nasz klient może się spodziewać zwrotu z inwestycji po około 12-13 miesiącach od wdrożenia — zapewnia Piotr Polanowski, odpowiedzialny za ten projekt w Konica Minolta.

Zgodnie z umową Konica Minolta odpowiada za naprawy, dostarczanie materiałów eksploatacyjnych i szkolenie pracowników Amplico z wykorzystania wszystkich możliwości urządzeń i oprogramowania. Na bieżąco monitoruje też poprawność działania rozwiązań, bo świadczy pełen outsourcing i wydelegowała osobę, która na miejscu u klienta obsługuje system. l

Jak zmniejszyć

koszty druku w firmie

Marcin Demkiw

Senior Group Product Manager z Xerox Polska

Najprostszą i najtańszą metodą wprowadzenia oszczędności są szkolenia dla pracowników, pomagające wykorzystać możliwości, jakie dają współczesne drukarki. Nowoczesne urządzenia umożliwiają drukowanie dwóch stron na jednym arkuszu papieru (tzw. dupleks) albo kilku stron dokumentu na pojedynczej kartce. Trzeba też pokazać pracownikom, gdzie ustawia się drukowanie czarno-białe, jeśli kolor nie jest potrzebny, lub wyznaczyć osobę, która ma uprawnienia do wykonywania wydruków kolorowych.

Innym rozwiązaniem jest przeniesienie druku z drukarek nabiurkowych na sieciowe urządzenia departamentowe. Koszt wydruku na takich drukarkach jest zdecydowanie niższy niż na urządzeniach lokalnych. Dobrym posunięciem jest też zredukowanie liczby urządzeń. Zamiast faksu, skanera, drukarki i kopiarki można zainstalować urządzenie wielofunkcyjne, które jest tańsze w eksploatacji i pobiera mniej prądu.

Koszty druku można stale kontrolować dzięki odpowiedniemu oprogramowaniu, które tworzy raporty, wskazujące, który dział i którzy pracownicy powodują największe koszty.

Najbardziej radykalną metodą, ale przynoszącą w dłuższym okresie duże korzyści, jest stworzenie archiwum dokumentów i wdrożenie elektronicznego systemu wymiany informacji. Praca na współdzielonym dokumencie w znacznym stopniu eliminuje potrzebę druku wersji roboczych, a obieg dokumentów w przedsiębiorstwie odbywa się drogą cyfrową.

© ℗
Rozpowszechnianie niniejszego artykułu możliwe jest tylko i wyłącznie zgodnie z postanowieniami „Regulaminu korzystania z artykułów prasowych” i po wcześniejszym uiszczeniu należności, zgodnie z cennikiem.

Podpis: Mateusz Witczyński

Polecane

Inspiracje Pulsu Biznesu

Puls Biznesu

Puls Innowacji / IT&Internet / Drukowanie może być tańsze