E-faktura musi być autentyczna

MK
opublikowano: 20-06-2012, 00:00

KOMENTARZ

Wystawcy faktur w formie elektronicznej mają obowiązek zapewnić autentyczność jej pochodzenia i integralność treści. Warunek ten można spełnić, wykorzystując bezpieczny podpis elektroniczny weryfikowany za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu. Inną metodą jest stosowanie elektronicznej wymiany danych (EDI). Jest to technologia obiegu i wymiany dokumentów bezpośrednio między aplikacjami partnerów handlowych stosowana w transporcie, edukacji, bankowości, administracji, produkcji, handlu i usługach. Dokument wysłany e-mailem, jako załącznik, opatrzony podpisem elektronicznym z ważnym certyfikatem jest uznawany przy rozliczeniach księgowych i podatkowych. Co ważne, brak podpisu elektronicznego nie oznacza, że faktura nie może być traktowana jako dokument księgowy.

Te dwa przykłady zabezpieczeń są dozwolone przez ustawodawcę, ale nie są jedynymi sposobami zapewniającymi autentyczność i integralność dokumentu. Pomocna może być dyrektywa, zgodnie z którą każdy podatnik sam określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury. Można to zrobić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług.

Jeśli w trakcie zmiany sposobu wystawiania faktur którekolwiek z danych wystawcy stają się nieaktualne, powinien on poinformować o tym kontrahenta. Odbiorca musi mieć pewność, że dokument otrzymał z wiarygodnego źródła. Systemy, z których są one wystawiane, zwykle podlegają specjalnej kontroli. Dzięki temu osoba wystawiająca dokument po jego wydrukowaniu do pliku elektronicznego nie może zmienić danych swoich ani odbiorcy.

Powszechnym sposobem udostępniania faktur w formie elektronicznej jest wysyłanie ich jako załącznika z firmowego adresu e-mail wystawcy. W ten sposób odbiorca może zidentyfikować osobę dostarczającą faktury i potwierdzić, że dotyczy ona towarów (usług) kupionych od tego wystawcy (autentyczność). Zapisanie faktury w formacie pliku PDF gwarantuje, że żadne dane w niej zawarte nie mogą być zmanipulowane (integralność).

AGNIESZKA KOPERSKA

© ℗
Rozpowszechnianie niniejszego artykułu możliwe jest tylko i wyłącznie zgodnie z postanowieniami „Regulaminu korzystania z artykułów prasowych” i po wcześniejszym uiszczeniu należności, zgodnie z cennikiem.

Podpis: MK

Polecane

Inspiracje Pulsu Biznesu