Event jako forma promocji firmy

Seweryn Jakubiec
06-09-2006, 00:00

W jakich branżach eventy są najbardziej potrzebne?

- Nie ma reguły. Jest bardziej prawdopodobne, że konferencję dla pracowników sprzedaży zorganizuje duży koncern z branży dóbr szybko zbywalnych, a producent papierosów — cykl imprez klubowych. Jednak z pozoru mało istotny wyjazd motywacyjny zorganizowany dla kilkunastoosobowej firmy może się okazać świetnym elementem motywującym i scalającym zespół. Dlatego ważne, by klient i agencja znali cele, jakie event ma osiągnąć i dobrali właściwą formę. Coraz więcej firm dostrzega, że eventy cieszą się ogromnym uznaniem konsumentów. To doskonała okazja do zetknięcia się bezpośrednio z marką i doświadczania jej „wszystkimi zmysłami”. Wydarzenie musi jednak nieść ze sobą coś więcej niż tylko wspomnienia darmowego alkoholu i ładnych hostess. Choć czasami nawet tylko takie skojarzenia z marką mogą klienta w pełni satysfakcjonować.

Ile trwa przygotowanie eventu? Ile osób jest zaangażowanych w projekt?

- Historia zna przypadki, że wielkie projekty przygotowano w kilka dni, bo trzeba było szybko zagospodarować pieniądze z budżetu. To skrajny przykład, ale dobrze obrazuje, jak elastyczna jest to branża i przed jakimi wyzwaniami stają czasem agencje. Wszystko zależy od projektu — czy jest to kilkusetosobowa konferencja czy też weekendowy wypad dla pracowników. Można przyjąć, że na rozsądne i terminowe przygotowanie średniej wielkości imprezy trzeba 8-10 tygodni.

Im więcej czasu, tym dokładniej można zaplanować składowe eventu. Jego przygotowaniem zajmują się nie tylko pracownicy agencji (zwykle od dwóch do pięciu), ale też czasem nawet i kilkudziesięciu podwykonawców, których pracę należy skoordynować. Krótki czas nie jest więc korzystny dla agencji, choć na pewno zmusza do dodatkowej mobilizacji.

Jakie są koszty eventu — godziny pracy hostessy, wynajęcia lokalu, zespołu itd.?

- Ich budżety obejmują zwykle kilkadziesiąt (czasem kilkaset) pozycji. Nie da się od razu dokładnie odpowiedzieć na takie pytania. Wszystko zależy od czasu, miejsca, rodzaju przedsięwzięcia i innych czynników. Na podstawie swoich doświadczeń agencje podają na ogół stawki zbliżone do realnych, ale dopiero zatwierdzenie wszystkich elementów imprezy przez klienta, wycena u podwykonawców i kilka dni intensywnej pracy pozwalają na przygotowanie rzetelnego kosztorysu, który uwzględni (prawie) wszystkie wydatki. Nie wszystko zresztą da się przewidzieć (załamanie pogody, awarie, spóźnienia), dlatego ważna jest elastyczność i zrozumienie po obu stronach. No i umiejętność przewidywania nawet najbardziej niemożliwych wypadków.

Seweryn Jakubiec, event manager z firmy EventLab

© ℗
Rozpowszechnianie niniejszego artykułu możliwe jest tylko i wyłącznie zgodnie z postanowieniami „Regulaminu korzystania z artykułów prasowych” i po wcześniejszym uiszczeniu należności, zgodnie z cennikiem.

Podpis: Seweryn Jakubiec

Najważniejsze dzisiaj

Polecane

Inspiracje Pulsu Biznesu

Puls Biznesu

Gospodarka / Event jako forma promocji firmy