HR musi przygotować się nie tylko do RODO, ale również lokalnych regulacji – to już przesądzone

Materiał partnera
aktualizacja: 14-05-2018, 16:06

W dniu 10 maja Sejm przyjął rządowy projekt nowej ustawy o ochronie danych osobowych. Kolejnym etapem prac będzie przekazanie projektu do Senatu. Jednak już teraz wiadomo, że za sprawą jednego z rozdziałów nowej ustawy (przepisy zmieniające) wprowadzi ona wiele zmian do innych aktów prawnych obowiązujących w Polsce – w tym również do Kodeksu Pracy.

Sprawdź program warsztatu „RODO w HR”, który odbędzie się już 24 maja 2018 w Warszawie >>

Kadry muszą przeanalizować sposób prowadzenia monitoringu wobec pracowników od 25 maja W Kodeksie Pracy pojawią się – to już przesądzone – nowe regulacje prawne dotyczące stosowania monitoringu wobec pracowników. Co istotne zmiany dotyczą nie tylko monitoringu wizyjnego, ale również elektronicznego, w tym sposobu korzystania ze służbowej poczty elektronicznej przez pracowników. Trzeba będzie jednak uważać, ponieważ możliwość stosowania monitoringu będzie miała swoje ograniczenia. Kamery będą mogły być instalowane na terenie zakładu pracy lub wokół zakładu pracy, zasadniczo nie będą mogły swoim zasięgiem obejmować jednak szatni, stołówek, czy też pomieszczeń sanitarnych. Z kolei monitoring służbowej poczty elektronicznej nie będzie mógł prowadzić do naruszenia tajemnicy korespondencji oraz innych dóbr osobistych pracownika.

Niezależnie jaką formę monitoringu pracodawca wykorzystuje obecnie lub ma zamiar zastosować po 25 maja, będzie musiał bardzo dobrze przeanalizować realne cele stosowania tych rozwiązań. Zmienione przepisy Kodeksu Pracy będą dawały możliwość stosowania monitoringu tylko wówczas, gdy służyć on będzie jasno określonym celom (m.in. zapewnieniu bezpieczeństwa pracowników lub ochrony mienia, kontroli produkcji, zachowania w tajemnicy informacji istotnych dla pracodawcy, a w przypadku monitoringu poczty elektronicznej – gdy będzie to niezbędne np. do kontroli sposobu użytkowania udostępnionych pracownikowi narzędzi pracy).

Bez zmian w regulaminach pracy oraz szeroko zakrojonej polityki informacyjnej się nie obejdzie
Problematyczna w praktyce może okazać się kwestia odpowiedniego wdrożenia zasad stosowania monitoringu w miejscu pracy. Przepisy zmienionego KP będą bowiem wymagały, by cele, zakres oraz sposób zastosowania monitoringu był jasno określony w układzie zbiorowym pracy lub w regulaminie pracy, albo w obwieszczeniu skierowanym do pracowników (gdy u danego pracodawcy nie stosuje się regulaminu pracy oraz nie jest objęty układem zbiorowym pracy). Każdy pracownik w momencie dopuszczania do pracy będzie musiał być także informowany o stosowanym przez pracodawcę monitoringu.

Gdy wprowadzenie powyższej formy nadzoru dopiero jest planowane, pracodawca będzie zobligowany poinformować pracowników o wprowadzeniu monitoringu nie później niż na 2 tygodnie przed jego uruchomieniem.

Niezbędne będą również specjalne oznaczenia pomieszczeń i terenu objętego monitoringiem w taki sposób, aby informacja na temat stosowanego nadzoru była dla osób nim objętych widoczna i czytelna. Pracodawca będzie mógł stosować w tym celu odpowiednie znaki lub ogłoszenia dźwiękowe, będzie jednak musiał wprowadzić je nie później niż jeden dzień przed planowanym uruchomieniem monitoringu.

Kadry nadal nie są gotowe na samo RODO
Pomimo, że do rozpoczęcia stosowania RODO zostało już bardzo niewiele czasu, wiele działów kadr nadal nie wie jak prawidłowo stosować nawet podstawowe wymagania. Do najczęstszych „grzechów” i zaniedbań należy: • zbieranie danych kandydatów do pracy, pracowników i współpracowników w zbyt szerokim zakresie (na co nie zezwalają obowiązujące przepisy),
• stosowanie błędnych podstaw prawnych przetwarzania danych (w tym zgód na przetwarzanie danych)
• braki w zasadach archiwizacji i okresowego niszczenia dokumentów (zwłaszcza tych dotyczących umów cywilnoprawnych)
• nieodpowiednie zabezpieczenia – na gruncie RODO powinny być zweryfikowane w ramach analizy ryzyka
• brak polityki informacyjnej wobec kandydatów do pracy, pracowników, współpracowników stworzonej zgodnie z wymaganiami RODO

Planowane zmiany w KP pokazują jednak, że „wyzwań” w zakresie ochrony danych osobowych i prywatności będzie przybywać.
Autor: Jakub Wezgraj – radca prawny, ekspert w dziedzinie ochrony danych osobowych, prowadzi kancelarię „ODOekspert” specjalizującą się w tematyce ochrony danych osobowych (www.odoekspert.pl).
Autor artykułu poprowadzi warsztat „RODO w HR”, który odbędzie się już 24 maja w Warszawie. Sprawdź szczegóły >>

© ℗
Rozpowszechnianie niniejszego artykułu możliwe jest tylko i wyłącznie zgodnie z postanowieniami „Regulaminu korzystania z artykułów prasowych” i po wcześniejszym uiszczeniu należności, zgodnie z cennikiem.

Podpis: Materiał partnera

Polecane

Inspiracje Pulsu Biznesu

Puls Biznesu

Inne / HR musi przygotować się nie tylko do RODO, ale również lokalnych regulacji – to już przesądzone