Informacja, kredyt i kontrola zatopione w kawałku plastiku

Agata Hernik
08-02-2007, 00:00

Karty paliwowe to nie tylko narzędzie bezgotówkowej płatności... Mogą wspomóc zarządzanie służbowymi pojazdami.

Karty paliwowe sprawdzają się w służbie floty firmowej

Karty paliwowe to nie tylko narzędzie bezgotówkowej płatności... Mogą wspomóc zarządzanie służbowymi pojazdami.

Zasada działania karty paliwowej jest prosta: może być przypisana do pojazdu, kierowcy lub mieć odrębny numer identyfikujący. Kierowca płaci nią za paliwo i inne określone produkty. Właściciel floty zaś ma wgląd w dokonywane transakcje. Płatność następuje po otrzymaniu faktury, czyli po 7-14 dniach. Faktura wysyłana jest najczęściej raz na dwa tygodnie.

— Do właściwego korzystania z serwisów towarzyszących kartom trzeba przede wszystkim przyzwyczaić menedżerów flotowych — dzięki nim będą mieli możliwość kontrolowania i planowania z wyprzedzeniem flotowych wydatków na paliwo, planowania tras, kontroli tankowań czy zarządzania finansami z wykorzystaniem długich terminów płatności — tłumaczy Tomasz Majchrowicz, doradca DKV Euro Service.

Ile i za ile do baku

Oszczędności zaczynają się już przy tankowaniu.

— Nawet przy flotach liczących kilkanaście pojazdów warto się zainteresować takim rozwiązaniem. Przede wszystkim skraca to czas samej operacji tankowania, ponieważ wczytanie karty trwa znacznie krócej niż dyktowanie danych do faktury, która i tak może się okazać błędnie wystawiona. Uzyskanie odroczonego terminu płatności czy uśrednienie ceny rozliczeniowej też może mieć znaczenie dla wielu firm — przekonuje Ryszard Windyga, fleet manager w Pepsi Cola General Bottlers Poland.

Jednak znaczenie kart paliwowych w firmach nie ogranicza się tylko i wyłącznie do płatności za tankowanie.

— Z punktu widzenia zarządzania flotą znaczenie korzystania z kart jest niebagatelne. Dzięki nim możemy wpływać na ilość, rodzaj i wartość zakupów. Poza tym o omyłkowym zatankowaniu oleju napędowego do auta z silnikiem benzynowym użytkownik dowie się przy kasie, a nie po otrzymaniu wstępnego kosztorysu naprawy z serwisu. Dodatkowo, korzystając z danych elektronicznych, znamy średnie zużycie paliwa na 100 km i odchylenia od normy — jeśli użytkownik podaje bieżący stan licznika w czasie tankowania. Oczywiście da się też sprawdzić, gdzie i kiedy nastąpiło konkretne tankowanie. Informacje tego typu są użyteczne, szczególnie jeśli firma chce kontrolować zakres i sposób wykorzystania pojazdów w okresie weekendowym czy urlopowym — tłumaczy Ryszard Windyga.

Regulamin użytkownika

— Uniwersalne zasady korzystania z kart wiążą się ze względami bezpieczeństwa. Zatem kartę należy mieć zawsze przy sobie i nie oddawać jej na stacji paliw — choćby do przechowania. A to się zdarza. PIN należy zachować w bezpiecznym miejscu, a nie naklejać go na karcie. Proszę mi wierzyć — kierowcy firmowi często to robią! Powinno się też płacić kartą za każdorazowe tankowanie, tylko tak możemy liczyć na znaczące rabaty — podkreśla Tomasz Majchrowicz.

Nie należy jednak oczekiwać, że jedna karta paliwowa rozwiąże wszystkie problemy pojawiające się przy zarządzaniu flotą.

— Karty nie są rozwiązaniem idealnym. Trzeba mieć świadomość, że jest to rodzaj karty płatniczej, opatrzonej numerem PIN, do zastosowania przez upoważnione osoby. Zaginięcie czy nieuprawnione korzystanie z karty może być kosztowne. Stąd konieczność wdrożenia zasad postępowania z kartami przekazanymi użytkownikowi i obarczenie go właściwą odpowiedzialnością. Zasady te powinny też regulować, kto i w jakich wypadkach jest upoważniony do zamawiania czy odblokowywania kart. Również kwestia dostępu do numeru PIN powinna być tak zorganizowana, by dało się pomóc osobie, która „właśnie zapomniała” — tłumaczy Ryszard Windyga.

© ℗
Rozpowszechnianie niniejszego artykułu możliwe jest tylko i wyłącznie zgodnie z postanowieniami „Regulaminu korzystania z artykułów prasowych” i po wcześniejszym uiszczeniu należności, zgodnie z cennikiem.

Podpis: Agata Hernik

Najważniejsze dzisiaj

Polecane

Inspiracje Pulsu Biznesu

Puls Biznesu

Kariera / / Informacja, kredyt i kontrola zatopione w kawałku plastiku