Jak działa kontrola kosztów drukowania

Tomasz Nazaruk
21-05-2008, 00:00

W każdej firmie wszystkie drukarki, kopiarki, faksy przypisać można do tzw. miejsc powstawania kosztów (MPK). Przedsiębiorstwo chcące ograniczyć koszty skupia się na tym, jak usprawnić działanie MPK, tak żeby wymagały one jak najmniejszych nakładów finansowych na swoje funkcjonowanie. Usprawnienie działania każdego MPK wymaga jednak dokładnych danych na temat czynników wpływających na powstawanie kosztów. Standardowe systemy kontroli wydruków w firmach są obarczone błędem uniemożliwiającym zbieranie takich danych.

Standardowy system kontroli drukowania i kopiowania dokumentów działa w ten sposób, że kiedy wykonujemy wydruk lub kopię dokumentu, to informacja o tym jest wysyłana do serwera, na którym wiadomość zostaje zarejestrowana.

W takich systemach wszystkie dane dotyczące aktywności urządzeń drukujących zostają wysłane do serwera, który rejestruje czynności, zlicza liczbę kopii oraz wydruków, przyporządkowuje je danej osobie lub działowi, czyli odpowiedniemu MPK, i zapisuje te dane w swojej pamięci. Ponieważ zliczenie odbywa się na poziomie serwera, to często pojawiają się błędy wynikające z niedopasowania funkcji serwera do realiów funkcjonowania urządzeń. Modelowym problemem jest np. sytuacja, gdy użytkownik, kopiując jeden dokument, zapisuje go w pamięci urządzenia, a następnie wykonuje z niego kilka dodatkowych kopii. W takiej sytuacji system prawidłowo zarejestruje wykonanie jednej kopii, ale może nie podać informacji o całkowitej liczbie realnie wykonanych wydruków. Inne problemy mogą pojawić się w przypadku awarii serwera, jego zawieszenia lub standardowych czynności związanych z koniecznością modernizacji lub konserwacji. Jeśli serwer będzie wyłączony, nawet przez kilka minut, to nie zarejestruje robionych w tym czasie wydruków i kopii. Podobny problem pojawi się, jeżeli od systemu zostanie odłączone samo urządzenie. Spowoduje to, że serwer nie zarejestruje robionych w tym czasie kopii i wydruków.

Przyjmuje się, że przy tradycyjnej metodzie zliczania kopii występuje margines błędu rzędu +/- 5 proc. Granica ta może się wydawać niewielka, jednak kiedy w przedsiębiorstwie powstaje dużo kopii i wydruków, wówczas może się okazać, że koszty ponoszone z powodu błędu są wysokie.

W jaki sposób uniknąć błędów? Najprostszym sposobem ich uniknięcia jest rezygnacja z każdorazowego pośrednictwa serwera w zapisywaniu informacji na rzecz możliwości bezpośredniego sczytywania pełnych raportów bezpośrednio z urządzenia. Wystarczy, by administrator zalogował się do systemu i zebrał dane dotyczące poszczególnych MPK. Dzięki temu rozwiązaniu zyskujemy możliwość dokładnego przypisania kosztów poszczególnym MPK. Raport taki przedstawi dokładne dane na temat stron, które rzeczywiście opuściły urządzenie, a nie tylko tych, o których informacja została wysłana na serwer.

Dodatkowo system pozwala na zastosowanie kart zbliżeniowych funkcjonujących w firmie, co eliminuje konieczność stosowania ręcznego wprowadzania kodów. Dzięki kartom urządzenie identyfikuje użytkownika na odległość. Przy tak wysokiej precyzji ważną zaletą systemu jest jego decentralizacja i brak funkcji wymuszającej utrzymywanie ciągłego połączenia z serwerem. To rozwiązanie eliminuje problemy, które mogą powstać w chwili np. czasowej awarii lub konserwacji serwera, tak jak ma to miejsce w tradycyjnych systemach. W nowoczesnym systemie nawet odłączenie urządzenia od systemu nie spowoduje utraty danych, a proces zliczania będzie kontynuowany i zapamiętywany, i umieszczany w raporcie.

Tomasz Nazaruk

prezes ATA-INT

© ℗
Rozpowszechnianie niniejszego artykułu możliwe jest tylko i wyłącznie zgodnie z postanowieniami „Regulaminu korzystania z artykułów prasowych” i po wcześniejszym uiszczeniu należności, zgodnie z cennikiem.

Podpis: Tomasz Nazaruk

Najważniejsze dzisiaj

Polecane

Inspiracje Pulsu Biznesu

Puls Biznesu

Puls Innowacji / Technologie / Jak działa kontrola kosztów drukowania