Jak przygotować zarząd na podpisywanie e-sprawozdań

  • Materiał partnera
opublikowano: 21-01-2019, 08:48

O tym jak prawidłowo przygotowywać e-sprawozdania finansowe pisze Bogdan Zatorski, Business Consulting Expert w Sage.

Część przedsiębiorców zmierzyła się już z e-sprawozdaniami finansowymi. Jak się okazuje, dla niektórych dużym wyzwaniem była z pozoru prosta czynność, a mianowicie podpisywanie sprawozdań. Dlaczego? Ponieważ nowelizacja Ustawy o Rachunkowości wprowadziła obowiązek podpisywania elektronicznego pliku sprawozdania (XML) kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub podpisem potwierdzonym profilem zaufanym ePUAP. Bez zmian pozostała natomiast zasada, że dokument muszą podpisać wszyscy członkowie zarządu pełniącego funkcję kierownika jednostki. Co ważne, brak podpisu e-sprawozdania przez członka zarządu wymaga dołączenia osobnej informacji wraz z uzasadnieniem powodów tego faktu. Bezwzględnie należy przestrzegać wymaganych terminów na złożenie podpisów, bowiem dopiero podpisane sprawozdanie finansowe można uznać za kompletne. Czyli data złożenia ostatniego z wymaganych podpisów pod sprawozdaniem kończy proces jego przygotowania. Natomiast przekroczenie ustawowych terminów, względnie inne uchybienie w procedurze przygotowania e-sprawozdania, może wiązać się z różnymi sankcjami prawnymi przewidzianymi w ustawie o rachunkowości (karą grzywny lub karą pozbawienia wolności do lat 2 albo obiema tymi karami łącznie). Dlatego warto równolegle z przygotowywaniem e-sprawozdania zweryfikować gotowość członków zarządu do wypełnienia obowiązku podpisu zgodnie z wymogami ustawy.

Bogdan Zatorski, Business Consulting Expert w Sage

Szczególnie duże wyzwanie stoi przed tymi podmiotami, w których zarządach zasiadają obcokrajowcy. Ich także obowiązuje przepis mówiący o konieczności podpisania e-sprawozdania podpisem kwalifikowanym lub profilem zaufanym. Co zatem powinni zrobić obywatele innych krajów zasiadający w zarządach spółek działających w Polsce?

Obcokrajowcy mogą bezpłatnie założyć profil zaufany, jeśli posiadają polski numer PESEL. Przy czym aktualnie przepisy nie narzucają obowiązku posiadania numeru PESEL w związku z pełnieniem funkcji w zarządzie podmiotu zarejestrowanego w Polsce, dlatego dane wielu menedżerów nie widnieją w Powszechnym Elektronicznym Systemie Ewidencji Ludności. Sam PESEL można zaś uzyskać dopiero wtedy, gdy posiada się możliwość zameldowania, a do tego z kolei potrzeba zezwolenia na pobyt stały. W przypadku osób nie spełniających wymogów związanych z meldunkiem na terenie Polski, konieczne jest złożenie wniosku we właściwym urzędzie gminy o nadanie numeru ewidencyjnego, podając podstawę prawną czy obowiązek urzędowy, który zobowiązuje do posiadania numeru PESEL jak to ma miejsce właśnie w przypadku e-sprawozdań. Wniosek o uzyskanie numeru PESEL może również złożyć pełnomocnik.

Druga metoda podpisu, czyli kwalifikowany podpis elektroniczny, to rozwiązane płatne, a sam certyfikat jest wydawany przez jednego z akredytowanych dostawców na podstawie dowodu (obywatele EU) lub paszportu i wtedy numer PESEL nie jest konieczny. Można również użyć kwalifikowanego podpisu elektronicznego wydanego w innym państwie UE.

Trudno jednak jednoznacznie wskazać, które rozwiązanie przewidziane dla podpisania e-sprawozdania jest lepsze. Z jednej strony skorzystanie z profilu e-PUAP jest bezpłatne, wymaga jednak przesłania podpisywanego dokumentu na serwery systemu e-PUAP, gdzie są podpisywane.  Aby dokument mogło podpisać więcej osób, każda z nich powinna mieć zarejestrowane konto na e-PUAP oraz dostęp do wspólnego konta podmiotu założonego na tym portalu. Aby podpisać plik e-sprawozdania profilem zaufanym, wystarczy mieć do  niego dostęp realizowany za pomocą firmowej infrastruktury informatycznej, gdzie kolejne podpisy są dołączane do pliku. Dobrze jest zatem przedyskutować procedurę składania podpisu z służbami informatycznymi w spółce, aby odpowiednio wcześniej ją zaplanować. Nie ma oczywiście przeszkód, aby ta sama osoba dysponowała podpisem kwalifikowanym oraz profilem zaufanym. Elektroniczna wymiana dokumentów między obywatelami a administracją wymaga uwierzytelnienia. A w związku z tym, że cały czas dynamicznie się rozwija, to przypadków w których niezbędne jest elektroniczne podpisanie dokumentów będzie coraz więcej. Wydaj się więc, że dla członków zarządów będących obcokrajowcami i nie posiadających numeru PESEL najbezpieczniejszym rozwiązaniem będzie uzyskanie dostępu zarówno do profilu zaufanego, jak i podpisu kwalifikowanego. Na to jednak potrzeba czasu, a tego dla wielu podmiotów jest coraz mniej.

Więcej na temat e-Sprawozdań finansowych w wydaniu Pulsu Biznesu już 28 stycznia. 

Bogdan Zatorski, Business Consulting Expert w Sage

© ℗
Rozpowszechnianie niniejszego artykułu możliwe jest tylko i wyłącznie zgodnie z postanowieniami „Regulaminu korzystania z artykułów prasowych” i po wcześniejszym uiszczeniu należności, zgodnie z cennikiem.

Podpis: MATERIAŁ PARTNERA

Być może zainteresuje Cię też:

Polecane

Inspiracje Pulsu Biznesu