Czytasz dzięki

Jak zawierać umowy z nowymi pracownikami na odległość

opublikowano: 22-04-2020, 12:15

Kwarantanna związana z globalną pandemią koronawirusa przede wszystkim wpłynęła na sposób prowadzenia firmy. Zatrudnianie nowych pracowników stało się trudniejsze, nie oznacza to jednak, że nie można skutecznie zawrzeć umowy na odległość.

W czasach kwarantanny wiele czynności, które do tej pory były stosunkowo łatwe, obrosło nowymi, nieznanymi do tej pory problemami. O ile z koniecznością pracy zdalnej jesteśmy sobie w stanie doskonale poradzić, nieco trudniej przebiega zwłaszcza regulowanie wszystkich formalności, wiążących się także ze skutkami prawnymi. Jedną z podstawowych z nich jest proces rekrutacji oraz zatrudniania nowych pracowników. Teamy HR wprawdzie świetnie wywiązują się ze swoich obowiązków, korzystając z narzędzi, które oferuje nam nowoczesna technologia, jednak jednym z pierwszych problemów staje się podpisanie umowy z nowo nabytym talentem. Do tej pory wystarczyło złożenie podpisów, teraz jest to często bardzo utrudnione lub wręcz niemożliwe. Choć ustawodawca nie wprowadził dodatkowych udogodnień w tym zakresie, już dotychczas obowiązujące prawo gwarantuje ważność umów zawieranych na odległość pod warunkiem zadbania o kwestie formalne.

Zobacz więcej

Designed by katemangostar / Freepik

Zobacz aktualne webcasty "Pulsu Biznesu" >>

Co musi zawierać umowa o pracę?

Pracodawcy, którzy są zainteresowani zatrudnieniem nowego pracownika, powinni przede wszystkim zapoznać się z kodeksem pracy. W artykule 29 znajdziemy zapis stanowiący o konieczności jej zawarcia na piśmie oraz obowiązku przedstawienia również w formie pisemnej ustalenia dotyczącego stron umowy, jej warunków oraz rodzaju jeszcze przed dopuszczeniem pracownika do pracy. W kodeksie nie znajdziemy jednak bardziej szczegółowych informacji na ten temat. Interesujące nas zapisy pochodzą natomiast z kodeksu cywilnego, który jasno określa, że pod tego typem oświadczeniem woli powinny znaleźć się podpisy obu stron. O ile w zwykłych warunkach nie rodzi to dodatkowych problemów, zupełnie inaczej wygląda to w przypadku pandemii koronawirusa. Obecnie uzyskanie podpisu pracownika jest bardzo często skomplikowane, a poproszenie go o fizyczne spotkanie może nieść za sobą nie tylko skutki prawne, ale być przede wszystkim zagrożeniem dla zdrowia wielu osób. Nie oznacza to jednak, że umowy zawierane na odległość nie będą ważne. Trzeba przy tym dopilnować odpowiednich kwestii formalnych.

Umowa na odległość także musi być podpisana

Artykuł 78 kodeksu cywilnego stanowi, że dochowanie formy pisemnej dokumentu jest możliwe, jeżeli znajduje się pod nim własnoręczny podpis stron. W paragrafie pierwszym znajdziemy jednak zapis, który w znacznie większym stopniu odpowiada dzisiejszym czasom i możliwościom, które daje nam nowoczesna technologia. Siłą rzeczy będzie również olbrzymim udogodnieniem dla pracodawców i pracowników, którzy chcieliby związać się umową na odległość, zwłaszcza w warunkach kwarantanny. Okazuje się, że możemy w tym celu skorzystać z kwalifikowanego podpisu elektronicznego, a samo oświadczenie woli w formie elektronicznej jest równoznaczne z oświadczeniem woli w formie pisemnej. Umowa na odległość będzie zgodna z przepisami i wiążąca. Nie są przy tym potrzebne żadne dodatkowe formalności.

Brak podpisu kwalifikowanego

Oczywiście sporym problemem w takim przypadku będzie konieczność posiadania podpisu kwalifikowanego, który sam w sobie nie jest tani, a ponadto wiąże się z koniecznością dopełnienia dodatkowych procedur. Siłą rzeczy zdecydowanie częściej dysponują nim pracodawcy, z punktu widzenia pracowników nie są natomiast tak potrzebne. Przepisy ujęte w kodeksie pracy w art. 29 §2 pozwalają również na potwierdzenie przez pracodawcę w formie pisemnej ustaleń dotyczących rodzaju umowy oraz jej warunków. Na dobrą sprawę wystarczy więc, że to on posiada podpis kwalifikowany i prześle pracownikowi opatrzony nim dokument np. na adres e-mail. Pracownik ze swojej strony może złożyć podpis, korzystając z niezwykle powszechnego i prostego w obsłudze profilu zaufanego.

Umowy zawierane na odległość: cztery opcje

Zasadniczo aby zawrzeć umowę na odległość z nowym pracownikiem, pracodawca może skorzystać z czterech opcji, gwarantujących skuteczność tej procedury:

  • Spotkanie z pracownikiem i złożenie własnoręcznego podpisu: ten krok nie jest zalecany ze względów epidemiologicznych, jednak z prawnego punktu widzenia jest jak najbardziej legalny. Przepisy dotyczące kwarantanny umożliwiają poruszanie się w celu realizacji obowiązków służbowych, a za takie można uznać również podpisywanie umowy o pracę. Potencjalnie nic nie stoi na przeszkodzie, aby – przy zachowaniu koniecznych środków ostrożności – podpisać umowę w standardowy sposób. Warto jednak pamiętać, że wirus może utrzymywać się na powierzchni papieru nawet przez kilka godzin, a każde spotkanie z innymi ludźmi zwiększa ryzyko zakażenia, wobec czego zdecydowanie lepiej skorzystać z innych dostępnych opcji.
  • Przesłanie pracownikowi oryginału umowy o pracę: najprostszy sposób zawarcia umowy na odległość wykorzystuje możliwości poczty lub firm kurierskich. Wystarczy przesłać pracownikowi dwa podpisane przez pracodawcę egzemplarze umowy, poprosić o złożenie podpisu oraz odesłanie jednego z nich taką samą drogą. Umowy zawierane na odległość w ten sposób będą ważne, a sam pracownik nie będzie musiał opuszczać domu. Nadal jednak nie eliminujemy czynnika ludzkiego, wobec czego z pewnością nie jest to metoda idealna.
  • Skorzystanie z formy elektronicznej i cyfrowego podpisu kwalifikowanego: najlepszym sposobem na zawarcie umowy na odległość będzie wybranie pełnej elektronicznej ścieżki. W ten sposób wszystkie formalności uda nam się załatwić za pośrednictwem Internetu. Jednocześnie pewnym problemem może okazać się brak podpisu kwalifikowanego.
  • Złożenie podpisu kwalifikowanego przez pracodawcę, a zwykłego podpisu elektronicznego przez pracownika: jednocześnie możliwa jest również inna interpretacja widniejących w kodeksie pracy zapisów. To pracodawca zobowiązany jest do przedstawienia w formie pisemnej (a więc potwierdzonej własnoręcznym podpisem lub kwalifikowanym podpisem elektronicznym) szczegółowych warunków podjęcia pracy. Wystarczy więc, że w przypadku umowy na odległość prześle dokument podpisany takim podpisem cyfrowym, natomiast pracownik ze swojej strony skorzysta z profilu zaufanego.

Nieprecyzyjne prawo

Warto przy tym zwrócić uwagę, że obowiązujące prawo nieco mało precyzyjnie podchodzi do samej kwestii ważności umowy o pracę. To, że nie zyska ona formy pisemnej, nie będzie wcale oznaczało, że nie obowiązuje. Decydujące będzie to, czy pracownik został dopuszczony do pracy. Zasadniczo rzecz biorąc, już ten fakt sprawia, że umowa wchodzi w życie. Nie oznacza to jednak, że można zrezygnować ze wskazanego w kodeksie pracy obowiązku: jest to równocześnie ciężkie pogwałcenie praw pracowniczych, za co – nawet jeżeli wynikło to w dobrej wierze, a więc np. chęci ograniczenia kontaktu z innymi ludźmi w okresie pandemii – grożą surowe konsekwencje. W praktyce istnieją dwa dobre sposoby na zawarcie umowy na odległość, a ostatecznie do naszej dyspozycji pozostają również usługi firm kurierskich oraz poczty. Warto z nich skorzystać, aby dopełnić pełni formalności i działać zgodnie z prawem. W tym kontekście szczególnie ważne jest również posiadanie fachowej wiedzy. Znakomitą okazją do wymiany doświadczeń i poznania praktycznych oraz teoretycznych sposobów na efektywne prowadzenie biznesu w trakcie pandemii i towarzyszącego jej kryzysu będzie wzięcie udziału w webcastach "Pulsu Biznesu": "Praca zdalna - jak uregulować zasady jej świadczenia" oraz "Pracodawca w walce z koronawirusem".

Autor: Paweł Łaniewski

© ℗
Rozpowszechnianie niniejszego artykułu możliwe jest tylko i wyłącznie zgodnie z postanowieniami „Regulaminu korzystania z artykułów prasowych” i po wcześniejszym uiszczeniu należności, zgodnie z cennikiem.

Polecane