Kancelaria czynna dobę

Kamil Kosiński
21-10-2009, 00:00

Internet dla prawnika nie musi się sprowadzać do e-maili i oglądania stron WWW. Może być efektywnym narzędziem kontaktu z klientem.

U Wardyńskiego i Wspólników część obsługi klientów przesunięto do internetu

Internet dla prawnika nie musi się sprowadzać do e-maili i oglądania stron WWW. Może być efektywnym narzędziem kontaktu z klientem.

Prawnicy wydają się nieco opóźnieni we wprowadzaniu do swojej pracy innowacji technologicznych. Nie chodzi przy tym wyłącznie o sektor państwowy, czyli sądy i prokuratury, które jeszcze niedawno nie korzystały nawet z e-maili. Poza systemem pocztowo—telefonicznym Blackberry, nawet w dużych, komercyjnych kancelariach trudno by znaleźć jakieś innowacyjne rozwiązania teleinformatyczne, stosowane na szerszą skalę.

W kancelarii Wardyński i Wspólnicy postanowiono jednak zerwać z archaicznym wizerunkiem branży i zarazem uzyskać realne korzyści biznesowe. Na początek zdecydowano o stworzeniu portalu internetowego prezentującego ogólną wiedzę dotyczącą zagadnień prawnych, wzbogaconą o informacje procesowe. Od kwietnia 2009 r. wiedza ta udostępniana jest nieodpłatnie i niezależnie od utrzymywania strony internetowej kancelarii jako firmy prawniczej.

— Wraz z rozwojem internetu, spada skłonność klientów do płacenia za wiedzę podstawową dotyczącą zagadnień prawnych. Bez trudu można ją bowiem znaleźć przy użyciu wyszukiwarek internetowych. Aby nie stracić kontaktu z potencjalnymi klientami, zdecydowaliśmy się także prezentować takie informacje, robiąc to jednocześnie na profesjonalnym poziomie — tłumaczy dr Marcin Radwan-Röhrenschef, pomysłodawca nowych form kontaktu z klientami w kancelarii Wardyński i Wspólnicy, na co dzień adwokat kierujący zespołem rozwiązywania sporów i arbitrażu.

Klient podejrzy przez sieć

U Wardyńskiego i Wspólników uznano jednak, że sam portal to za mało. Jak w każdym innym biznesie, technologie powinny przełożyć się na namacalne korzyści związane z obniżeniem kosztów i zwiększeniem atrakcyjności usług dla klientów.

Zaczęto od usprawnienia operacyjnego obsługi klientów. Oparto się przy tym na rozwiązaniach stosowanych na potrzeby wewnętrzne od 2007 r. Wtedy to w kancelarii zdecydowano się na digitalizację dokumentów i przechowywanie ich w formie plików pdf z wykorzystaniem środowiska do pracy grupowej IBM Lotus Domino.

— Po pierwszej próbie mieliśmy co prawda obawy co do wydajności tej platformy jako środowiska do pracy grupowej, ale wiele firm jej używa i nie narzeka. My zaś od lat korzystamy z niej do obsługi e-maili i chcieliśmy zachować wykorzystywaną już infrastrukturę — mówi Marcin Radwan-Röhrenschef.

Do złożenia ofert na mechanizm udostępniania klientom dokumentów przez internet zaproszono trzy firmy. Za najkorzystniejszą uznano ofertę rzeszowskiego Ideo.

W maju 2009 r. za pośrednictwem internetu udostępniono dostęp do wybranych zasobów klientom zespołu rozwiązywania sporów i arbitrażu. Obecnie kancelaria przygotowuje się do udostępnienia internetowego dostępu do akt pozostałym klientom. Docelowo, każdy z nich będzie mógł o dowolnej porze dnia i nocy sprawdzać jakie terminy w jego sprawach nadchodzą, jakie minęły i co zostało zrobione. Będzie mógł przejrzeć zarówno pisma składane przez kancelarię w imieniu klientów jak i przychodzące do niej od przeciwników procesowych. Przez internet udostępniane będą także faktury wraz z wykazem czynności i informacjami o terminach płatności.

— Kwestia efektywnej komunikacji z klientem jest istotnym problemem dla kancelarii prawnych. Klient dzwoni do prawnika, a ten nie odbiera bo np. jest na spotkaniu albo w sądzie. Gdy spotkanie lub rozprawa się przedłuża, klient się denerwuje. A czasami chodzi mu tylko o to by dotrzeć do jakiegoś dokumentu, który kiedyś powstał, ale gdzieś mu się zapodział — mówi Marcin Radwan-Röhrenschef.

I choć wydaje się, że korzyść jest obopólna, to klient tak naprawdę zyskuje więcej niż kancelaria. Nowy system, dodatkowo bowiem dyscyplinuje pracowników kancelarii.

— Skoro prawnicy wiedzą, że to co się dzieje w prowadzonych przez nich sprawach może być przez klientów monitorowane w dowolnym momencie, a nie tylko gdy sami ich o czymś powiadomią, to zyskują dodatkową motywację do sumiennej pracy — przyznaje Marcin Radwan-Röhrenschef.

Cel na przyszłość

Kwestia zmniejszenia kosztów działania kancelarii prawnej w wyniku zastosowania nowoczesnych technologii jest bardziej złożona. Wardyński i Wspólnicy dopiero pracują nad tym zagadnieniem.

— Zmniejszenie kosztów będzie możliwe dopiero po automatyzacji lub przynajmniej półautomatyzacji procesów biznesowych. Obszar aktywności procesowej jest dość trudny do poddania tego typu działaniom, bo zawiera wiele elementów niestandardowych, wymagających oceny przez konkretnego człowieka. Nie zmienia to jednak faktu, że nawet w działaniach prawników są pewne bardzo sformalizowane procedury, które poprzez automatyzację można istotnie przyspieszyć — twierdzi Marcin Radwan-Röhrenschef.

Kamil Kosiński

© ℗
Rozpowszechnianie niniejszego artykułu możliwe jest tylko i wyłącznie zgodnie z postanowieniami „Regulaminu korzystania z artykułów prasowych” i po wcześniejszym uiszczeniu należności, zgodnie z cennikiem.

Podpis: Kamil Kosiński

Polecane

Inspiracje Pulsu Biznesu

Puls Biznesu

Puls Innowacji / Technologie / Kancelaria czynna dobę