Skuteczna komunikacja wewnętrzna w firmie oraz jej odpowiednia organizacja to droga do większego zaangażowania pracowników, lepszego zrozumienia misji organizacji i szansa na szybszą realizację celów biznesowych. Zaniedbania w tym obszarze to przepis na dezorganizację i istotny spadek produktywności. Zobaczmy zatem, co zrobić, aby komunikacja wewnętrzna stała się jednym z fundamentów sukcesu prowadzonej działalności.

Komunikacja wewnętrzna w firmie jest spoiwem pozwalających m.in. na efektywne komunikowanie się poszczególnych działów, dzielenie się doświadczeniami, wymianę wiedzy, a co za tym idzie zwiększenie zaangażowania i motywacji pracowników każdego szczebla. Zaniedbania w komunikacji wewnętrznej w firmie prowadzą nie tylko do dezorientacji i spadku produktywności. Przekładają się także na pogorszenie wyników finansowych, co ogranicza możliwość dalszego rozwoju biznesu. Prowadzenie i monitoring wewnętrznego PR powinien być zatem naturalnym elementem prowadzonej działalności, a nie obszarem poddawanym ocenie wyłącznie pod kątem generowanych kosztów. O tym, jak istotna jest komunikacja pomiędzy pracownikami przekonały się firmy, które w obliczu pandemii koronawirusa musiały przestawić się na całkowicie zdalny lub hybrydowy model pracy.

Poznaj najlepsze praktyki z zakresu komunikacji wewnętrznej >>

Czym jest komunikacja wewnętrzna w firmie?

Komunikacja wewnętrzna w firmie opiera się na zorganizowaniu niezakłóconego przepływu informacji w organizacji. Wysyłanie i odbieranie komunikatów powinno odbywać się w wielu kierunkach. Zarówno w górę i w dół, pozwalając na wymianę informacji pomiędzy podwładnymi a przełożonymi, a także poziomo, dając możliwość kontaktowania się osób zatrudnionych na równorzędnych stanowiskach. Możliwe jest także przekazywanie informacji w jednym kierunku np. za pomocą cyklicznego newslettera. Trzeba mieć jednak świadomość, że działanie to nie daje przestrzeni na wyrażenie opinii przez odbiorców komunikatu. Nośnikiem komunikacji wewnętrznej może być pismo, dźwięk albo obraz. Coraz częściej oprócz poczty e-mail czy rozmowy telefonicznej do dyspozycji pracowników przekazywane są dodatkowe narzędzia, jak: komunikatory, strony internetowe, newslettery, fora tematyczne, broszury, aplikacje, grupy w mediach społecznościowych lub intranet oparty o funkcjonalny i atrakcyjny wizualnie interfejs.

Efektywnie prowadzona komunikacja wewnętrzna w firmie służy m.in. zdobywaniu wiedzy i dzieleniu się doświadczeniami pomiędzy pracownikami, lepszemu zrozumieniu działań i strategii realizowanej przez organizację czy wzmocnieniu odpowiedzialności i poczucia sprawczości wykonywanych zadań. Wszystko to przekłada się na większe zaangażowanie i lojalność pracowników wobec pracodawcy, co jest jednym z motorów rozwoju biznesu. Komunikacja wewnętrzna w firmie może być także nakierowana na prezentację nowych produktów i usług oraz prowadzić do lepszego zrozumienia misji przedsiębiorstwa. Przekazywanie informacji może odbywać się w różnych kanałach z wykorzystaniem odmiennych narzędzi. Co ważne, efektywna komunikacja wewnętrzna w organizacji nie może skupiać się wyłącznie wokół spraw firmowych. Powinna służyć także budowie więzi pomiędzy pracownikami na podstawie pozazawodowych doświadczeń.

Jak rozpoznać problemy z komunikacją wewnętrzną w firmie?

Skuteczna komunikacja wewnętrzna w firmie jest jednym z kluczowych elementów, który przybliża organizację do szybszej realizacji celów biznesowych. Z drugiej strony traktowanie przepływu informacji w kategoriach niepotrzebnych kosztów, a co a tym idzie świadome zaniechania w tym obszarze prowadzić mogą do długofalowych i trudnych do odwrócenia konsekwencji. Z tego powodu warto wziąć pod lupę wewnętrzny PR i zidentyfikować przeszkody hamujące sprawny i równo dostępny obieg informacji. Nie ma tu żadnego znaczenia, czy mamy do czynienia z małym przedsiębiorstwem czy z międzynarodową korporacją. Efektywna komunikacja wewnętrzna jest wartością dodaną dla każdej firmy, bez względu na skalę jej działalności.

Na błędy w wewnętrznym PR wskazywać może dezinformacja pracowników, którzy w nie rozumieją sensu i wagi realizowanych zadań ani misji i celów strategicznych przedsiębiorstwa. Dopuszczenie do takiej sytuacji przekłada się na brak zaangażowania kadry, co w rezultacie oznacza mniejszą efektywność działań i obniżenie rentowności prowadzonego biznesu. Zakłócenia w kanałach informacyjnych i przekazywanie szczątkowych informacji wzmagają też chaos i obniżają zaufanie zarówno do samych komunikatów, jak i do członków zespołu oraz kadry zarządzającej. Na problemy z komunikacją wewnętrzną wskazuje także nierówny dostęp do informacji, która powinna być przekazana do wszystkich pracowników firmy. Konsekwencją powyższych zaniedbań jest wysoka rotacja zatrudnienia, przekładająca się na braki kadrowe i trudności w pozyskiwaniu talentów.

Jak usprawnić komunikację wewnętrzną w firmie?

Weryfikacja prowadzonej komunikacji wewnętrznej w firmie powinna skutkować wdrożeniem programu naprawczego w celu wyeliminowania przeszkód w skutecznym przepływie informacji. Przy okazji warto określić cele, jakie mają być zrealizowane w ramach wprowadzonych zmian. W przypadku problemów z samodzielną identyfikacją zagrożeń audyt można zlecić firmie zewnętrznej. Jednym z pierwszych kroków naprawczych jest konieczność udostępnienia odpowiednich narzędzi oraz określenie kanałów, które są szczególnie ważne z punktu widzenia prowadzonej działalności. Inne rozwiązania zastosują firmy, których kadra nie może świadczyć pracy zdalnej, a inne narzędzia wykorzystają przedsiębiorstwa działające w modelu hybrydowym lub całkowicie zdalnym. Trzeba pamiętać, aby wdrożone rozwiązania dostępne były dla wszystkich pracowników, co ograniczy ryzyko wykluczenia ich z obiegu informacji.

Dopuszczalna jest komunikacja jednostronna (newslettery, broszury, strony internetowe, podcasty), ale tylko w ograniczonym zakresie. Pracownicy muszą mieć możliwość wyrażania swoich opinii, sugestii, obaw czy pomysłów usprawniających codzienną pracę. W tym celu warto udostępnić chat pracowniczy, aplikację mobilną czy intranet. Ważne, aby narzędzia te oferowały intuicyjny interfejs i dodatkowe funkcjonalności, jak możliwość prezentacji danych, dostęp z poziomu smartfona czy tworzenia wspólnych tablic. Sposobem na wnikliwą analizę potrzeb pracowników są także cykliczne ankiety, które w zależności od potrzeb mogą być przeprowadzane anonimowo. Komunikacji wewnętrznej w firmie towarzyszyć musi kultura otwartości i zaufania, a także przekonanie, że żadne z zadanych pytań czy przekazanych sugestii nie zostanie bez odpowiedzi. Wartym rozważenia rozwiązaniem są również spotkania podsumowujące, które dają możliwość wymiany poglądów nie tylko z bezpośrednim przełożonym, ale także z członkami kadry zarządzającej. Takie „skrócenie dystansu” jest wartościowe dla każdej ze stron.

Autor: Bartłomiej Borucki, Redaktor, Bankier.pl