O czym należy pamiętać podczas wdrażania przepisów o sygnalistach

Termin „sygnaliści” nie jest już chyba obcy żadnej organizacji w Polsce. Mimo że wciąż nie znamy ostatecznej wersji polskiej ustawy o ochronie osób zgłaszających naruszenia prawa (czyli właśnie tzw. sygnalistów), wiemy już z jakimi wyzwaniami będą musieli zmierzyć się pracodawcy.

Więcej czasu na przygotowanie

Do tej pory jednym z największych z nich był krótki czas, w którym duże firmy (zatrudniające więcej niż 250 osób) miały dostosować się do nowych wymagań prawnych. W najnowszej wersji projektu ustawy z 4 lipca 2022 r., uwzgledniono postulaty pracodawców i wydłużono czas na wdrożenie nowych obowiązków do 2 miesięcy od dnia wejścia ustawy w życie.

Choć okres przejściowy obowiązywania ustawy będzie dłuższy niż wydawało się na początku, warto już teraz przygotować się na nadchodzące zmiany. Wielość obowiązków w tym zakresie może być bowiem dużym wyzwaniem dla firm – szczególnie jeśli weźmiemy pod uwagę szereg innych zmian prawnych (podatkowych, konsumenckich i z prawa pracy), które czekają nasze organizacje w najbliższym czasie.

adw. Klaudia Wasiak, Business Advisory Department, RK Legal
adw. Klaudia Wasiak, Business Advisory Department, RK Legal

Regulaminy, narzędzia, procedury – o co możemy zadbać już dziś?

Wśród najważniejszych obowiązków dot. sygnalistów należy wymienić obowiązek przygotowania i ustalenia regulaminu zgłoszeń wewnętrznych, określającego wewnętrzną procedurę zgłaszania naruszeń prawa stosowany przez pracodawcę. Treść takiego regulaminu można przygotować w większej części już teraz, w oparciu o przepisy Dyrektywy i projekt ustawy. Jeśli dana organizacja ma już z kolei wprowadzone odpowiednie procedury whistleblowing, warto poddać je weryfikacji i sprawdzić, czy nie przewidują one nadmiernych obowiązków, bądź czy spełniają wszystkie wymogi z nowych przepisów, szczególnie w zakresie terminów i form przyjmowania zgłoszeń oraz poufności danych.

Weź udział w HR Summit 2022 (19-20 września, Warszawa) i poznaj 10 kroków efektywnego wdrożenia przepisów o sygnalistach >>

Wśród pozostałych wymagań należy pamiętać szczególnie o konieczności prowadzenia rejestru zgłoszeń wewnętrznych. Można w tym celu stworzyć własne narzędzie wewnętrzne lub skorzystać z dedykowanych rozwiązań dostępnych na rynku! Także do tego obowiązku warto organizacyjnie przygotować się już wcześniej, w tym zadbać o odpowiednie upoważnienia.

adw. Rafał Wyziński, partner w kancelarii RK Legal
adw. Rafał Wyziński, partner w kancelarii RK Legal

Zakres zgłoszeń sygnalistów w organizacji

Na tym etapie warto od razu zmierzyć się z pytaniem, czy w naszych organizacjach będziemy w tym szczególnym trybie rozpatrywać zgłoszenia dotyczące naruszeń prawa pracy. Choć bowiem w powszechnej świadomości utrwaliło się, że ochrona sygnalistów związana jest z ochroną pracowników, zakres projektowanych przepisów jest zupełnie inny. Założeniem płynącym z Dyrektywy jest, że sygnaliści będą zgłaszać naruszenia jedynie w określonych obszarach prawa. W zakresie tym nie odnajdziemy naruszeń przepisów prawa pracy (np. zgłoszeń w zakresie mobbingu, dyskryminacji czy naruszaniu przepisów o czasie pracy). Choć nowe prawo daje możliwość rozszerzenia procedury ochrony sygnalistów także na takie zgłoszenia, nie będzie to obowiązkowe. Zakres obowiązywania nowych regulacji w naszych organizacjach będzie więc pierwszą kwestią, z którą należy się zmierzyć.

Newsletter konferencje.pb.pl
Informacje o konferencjach, warsztatach, webinarach oraz promocjach. 10% rabatu na każde wydarzenie. Dostęp do wiedzy klasy biznes.
ZAPISZ MNIE
×
Newsletter konferencje.pb.pl
autor: Mateusz Stempak
Ostatnia środa miesiąca
Informacje o konferencjach, warsztatach, webinarach oraz promocjach. 10% rabatu na każde wydarzenie. Dostęp do wiedzy klasy biznes.
ZAPISZ MNIE
Administratorem Pani/a danych osobowych będzie Bonnier Business (Polska) Sp. z o. o. (dalej: my). Adres: ul. Kijowska 1, 03-738 Warszawa. Administratorem Pani/a danych osobowych będzie Bonnier Business (Polska) Sp. z o. o. (dalej: my). Adres: ul. Kijowska 1, 03-738 Warszawa. Nasz telefon kontaktowy to: +48 22 333 99 99. Nasz adres e-mail to: [email protected] W naszej spółce mamy powołanego Inspektora Ochrony Danych, adres korespondencyjny: ul. Ludwika Narbutta 22 lok. 23, 02-541 Warszawa, e-mail: [email protected] Będziemy przetwarzać Pani/a dane osobowe by wysyłać do Pani/a nasze newslettery. Podstawą prawną przetwarzania będzie wyrażona przez Panią/Pana zgoda oraz nasz „prawnie uzasadniony interes”, który mamy w tym by przedstawiać Pani/u, jako naszemu klientowi, inne nasze oferty. Jeśli to będzie konieczne byśmy mogli wykonywać nasze usługi, Pani/a dane osobowe będą mogły być przekazywane następującym grupom osób: 1) naszym pracownikom lub współpracownikom na podstawie odrębnego upoważnienia, 2) podmiotom, którym zlecimy wykonywanie czynności przetwarzania danych, 3) innym odbiorcom np. kurierom, spółkom z naszej grupy kapitałowej, urzędom skarbowym. Pani/a dane osobowe będą przetwarzane do czasu wycofania wyrażonej zgody. Ma Pani/Pan prawo do: 1) żądania dostępu do treści danych osobowych, 2) ich sprostowania, 3) usunięcia, 4) ograniczenia przetwarzania, 5) przenoszenia danych, 6) wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania oraz 7) cofnięcia zgody (w przypadku jej wcześniejszego wyrażenia) w dowolnym momencie, a także 8) wniesienia skargi do organu nadzorczego (Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych). Podanie danych osobowych warunkuje zapisanie się na newsletter. Jest dobrowolne, ale ich niepodanie wykluczy możliwość świadczenia usługi. Pani/Pana dane osobowe mogą być przetwarzane w sposób zautomatyzowany, w tym również w formie profilowania. Zautomatyzowane podejmowanie decyzji będzie się odbywało przy wykorzystaniu adekwatnych, statystycznych procedur. Celem takiego przetwarzania będzie wyłącznie optymalizacja kierowanej do Pani/Pana oferty naszych produktów lub usług.

Ochrona zgłaszających

Uwagę poświęcić należy również zasadom ochrony, które ustawa przewiduje dla sygnalistów. Ochrona ta nie będzie bezwzględna i obowiązująca w każdym przypadku. Z całą pewnością pojawi się jednak ograniczenie możliwości postawienia sygnaliście zarzutu z powodu dokonania zgłoszenia lub ujawnienia publicznego. Warto wiedzieć, kiedy działania odwetowe będą wykluczone, a kiedy będziemy mogli jednak wyciągnąć konsekwencje za niesłuszne i nieuzasadnione zgłoszenie. Zakaz działań odwetowych będzie się także rozciągał na stosunki cywilnoprawne i relacje z kontrahenta-mi.

Sankcje – czyli dlaczego nie warto zwlekać z wprowadzeniem rozwiązań?

Do nowych obowiązków unijnych należy dostosować się nie tylko dlatego, że procedury w tym względzie są wymagane przez prawo i w swoim założeniu mają zagwarantować większe bezpieczeństwo zarówno dla firm jak i dla pracowników. Projekt ustawy przewiduje odpowiedzialność karną za niezastosowanie się do wymogów nowej ustawy m.in. karę grzywny, ograniczenia wolności albo do 3 lat pozbawienia wolności za utrudnianie dokonywania zgłoszenia, dokonywanie działań odwetowych wobec sygnalisty, naruszenie poufności tożsamości sygnalisty czy brak ustanowienia procedury wewnętrznej.

Na koniec zaznaczyć należy, że zmiany projektu ustawy z 4 lipca 2022 r. względem poprzednich wersji w większości mają charakter kosmetyczny lub redakcyjny, co może oznaczać, że zbliża się termin ostatecznego uchwalenia polskiej ustawy. Warto zarządzić procesem zgłoszeń sygnalistów już teraz i nie zostawiać tego na ostatnią chwilę. Zachęcamy zatem do zapoznania się z aktualnym projektem przepisów i zaprojektowania modelu wdrażającego nowe wymogi w Państwa organizacji.

adw. Klaudia Wasiak, Business Advisory Department, RK Legal

adw. Rafał Wyziński, partner w kancelarii RK Legal

Dlaczego warto wziąć udział w naszych konferencjach?

14

ORGANIZUJEMY SZKOLENIA I EVENTY JUŻ OD 14 LAT

Lata doświadczenia

Dział konferencji „Pulsu Biznesu” istnieje od 2004 r. Kilkanaście lat doświadczeń i silna marka „Pulsu Biznesu”, pod którą odbywają się wydarzenia, sprawiły, że jesteśmy dziś czołowym organizatorem konferencji biznesowych skierowanych do wyższej kadry zarządzającej.

800

OD 2004 ROKU ZORGANIZOWALIŚMY PONAD 800 KONFERENCJI I WARSZTATÓW

Profesjonalizm w każdym calu

W ciągu roku kalendarzowego organizujemy ponad 50 konferencji, kongresów, warsztatów i debat, podczas których do dyskusji zapraszamy najlepszych mówców, wybitnych ekspertów i praktyków z poszczególnych branż.

20000

MOŻEMY SIĘ POCHWALIĆ TYLOMA KLIENTAMI Z PONAD 1000 FIRM

Tysiące zadowolonych klientów

Naszą ambicją jest kreowanie przedsięwzięć związanych z istotnymi, bieżącymi wydarzeniami w gospodarce, przewidywanie trendów oraz umożliwianie wymiany doświadczeń i dzielenia się wiedzą. Od 2004 roku zaufało nam już blisko 20 tys. uczestników.