Post-covidowa przyszłość zakupów jest cyfrowa

Każda firma, która chce być konkurencyjna globalnie, powinna zbudować kompletną strategię zakupową opartą o automatyzację i zaawansowane narzędzia informatyczne. Wirus, który sparaliżował światową gospodarkę przyspieszył, a właściwie zmusił firmy do przeprowadzenia transformacji dużo szybciej.

W ciągu ostatnich lat jesteśmy świadkami ewolucji cyfrowej w wielu branżach na poziomie zakupowym. Często, sami byliśmy jej inicjatorem. Firmy przechodzą od nieefektywnych procesów manualnych do cyfrowych, które oferują znaczny wzrost wydajności, szersze i bardziej transparentne kanały zaopatrzenia oraz bezkonkurencyjną szybkość obiegu informacji. Wykorzystywane platformy cyfrowe pozwalają zmniejszać długoterminowe koszty, skupić się na poszukiwaniu wartości, jednocześnie mając pozytywny wpływ na niemal wszystkich polach funkcjonowania firmy. Wliczając w to podniesioną zwinność przedsiębiorstwa (agility), poprawiając jakość obsługi klienta i tzw. customer-experience, podnosząc stopę zwrotu z inwestycji (ROI). czy skracając time-to-market ze względu na szybki dostęp do danych analitycznych.

Pięć lat rozwoju w… osiemnaście miesięcy

Zerwane łańcuchy dostaw, zamknięte granice, paraliż logistyczny, pracownicy zamknięci w czterech ścianach. Wiele firm przetrwało kolejne obostrzenia i ograniczenia wyłącznie dzięki wdrażaniu narzędzi informatycznych w trybie awaryjnym. 

Doraźne zastosowanie technologii to jednak nie wszystko. Jak pokazują badania, bardziej dojrzałe zakupowo organizacje, dużo lepiej radzą sobie z kryzysem i wyzwaniami. Generują koszty operacyjne nawet o 20% niższe przy zwrocie z inwestycji (ROI) nawet 2,2 razy wyższym niż mniej rozwinięte jednostki. Te same badania, wskazują, że firmy działające na nowo zdefiniowanym poziomie digital world-class, mogą osiągnąć 9% przewagę kosztową nad wspominanymi wyżej, dzisiejszymi liderami (world-class).   Specjaliści z Hackett Group wskazują wdrożenie rozwiązań cyfrowych i transformację całego modelu biznesowego na ten oparty o cyfryzację jako imperatyw w osiągnięciu przewagi konkurencyjnej i sukcesu organizacji. Technologia służyć ma uwalnianiu zasobów potrzebnych obecnie w działaniach operacyjnych i alokowaniu tychże w nowo zdefiniowanych obszarach posiadających wspólny, cyfrowy mianownik.

Inteligentne narzędzia są więc środkiem do celu, kolejnym etapem w drodze ku doskonałości zakupowej (i całej organizacji). Samo wdrożenie systemu zakupowego to jednak czubek góry lodowej. Implementacja poprzedzona jest, a przynajmniej powinna być, wieloma etapami, które gwarantują płynne i bezproblemowe uruchomienie (go-live). 

Ludzie, procesy, narzędzia

Sukces organizacji zakupowej to przede wszystkim talenty oraz budowane przez nich procesy, dopiero potem powinny pojawić się narzędzia. Jednym z największych błędów organizacji jest przeświadczenie, iż doskonale wiedzą jak wyglądają ich procesy biznesowe na każdym poziomie organizacyjnym. Praktyka pokazuje, że bez zaangażowania osób, których dotyczy wdrożenie, bardzo łatwo o stworzenie systemu niezgodnego ze stanem faktycznym – prawdziwy koszmar wdrożeniowca. 

Dlatego wcześniejsza, dogłębna analiza firmy, a także zmapowanie oraz ewentualna optymalizacja procesów są fundamentem sprawnie przeprowadzonego wdrożenia. Z pomocą może tu przyjść Process Mining. Stosunkowo nowa i wciąż rozwijana dziedzina analityki, opierająca się o algorytmy tworzące szczegółowe, interaktywne mapy procesów wewnętrznych. Pracując obecnie nad nowoczesnym oprogramowaniem opartym o sztuczną inteligencję, odkrywamy co raz to nowe zastosowania, które odpowiednio wykorzystane, potrafią dać więcej niż samo wskazanie np. wąskich gardeł w korporacyjnych cyklach biznesowych. Celem takiej analizy jest zidentyfikowanie procesów powtarzalnych oraz opracowanie planów działania dla tych funkcji, których zoptymalizowanie pozwoli na automatyzację. 

Lekarstwo na nieprzewidywalne?

Oprócz wykonywania trywialnych i stosunkowo prostych czynności, takich jak tworzenie PO, przetwarzanie faktur lub przypominanie o wygasających umowach - narzędzia do inteligentnych zakupów oparte na sztucznej inteligencji stać na dużo więcej. Współczesne rozwiania cyfrowe, są w stanie tworzyć raporty i scenariusze w oparciu o ogromne ilości danych, których analiza przez człowieka jest po prostu niemożliwa. Statystyki w skali mikro i makro, ogromne stosy danych i ciągi liczb (dane wewnętrzne, umowy, historię, ratingi międzynarodowe, treści w Internecie, Big Data) można analizować szybko i prawie bez wysiłku, w dodatku - z nieludzką precyzją. Daje to firmom niesamowicie solidne podstawy do efektywnego i sprawnego podejmowania decyzji i oceny ryzyka. Obecne realia, udowodniły już, że biznes i technologia są nierozłączne. Musimy wydobyć z tego jak najwięcej.

Kto wie, czy tego typu rozwiązania nie uchronią nas w przyszłości przed podobnymi klęskami, czy chociaż przed – daleko idącymi - ich następstwami. A może właśnie wręcz przeciwnie - powinniśmy obawiać się tej symbiozy?


Mateusz Borowiecki, prezes OptiBuy

Na to i inne pytania, odpowie autor tekstu podczas konferencji Forum Zakupy 2021, 23 marca, przekazując jeszcze więcej cennych rad, ciekawych uwag i najlepszych praktyk z międzynarodowego frontu wdrożeń zakupowych.

Dlaczego warto wziąć udział w naszych konferencjach?

14

ORGANIZUJEMY SZKOLENIA I EVENTY JUŻ OD 14 LAT

Lata doświadczenia

Dział konferencji „Pulsu Biznesu” istnieje od 2004 r. Kilkanaście lat doświadczeń i silna marka „Pulsu Biznesu”, pod którą odbywają się wydarzenia, sprawiły, że jesteśmy dziś czołowym organizatorem konferencji biznesowych skierowanych do wyższej kadry zarządzającej.

800

OD 2004 ROKU ZORGANIZOWALIŚMY PONAD 800 KONFERENCJI I WARSZTATÓW

Profesjonalizm w każdym calu

W ciągu roku kalendarzowego organizujemy ponad 50 konferencji, kongresów, warsztatów i debat, podczas których do dyskusji zapraszamy najlepszych mówców, wybitnych ekspertów i praktyków z poszczególnych branż.

20000

MOŻEMY SIĘ POCHWALIĆ TYLOMA KLIENTAMI Z PONAD 1000 FIRM

Tysiące zadowolonych klientów

Naszą ambicją jest kreowanie przedsięwzięć związanych z istotnymi, bieżącymi wydarzeniami w gospodarce, przewidywanie trendów oraz umożliwianie wymiany doświadczeń i dzielenia się wiedzą. Od 2004 roku zaufało nam już blisko 20 tys. uczestników.