Compliance - moda czy konieczność? Jak kształtować politykę compliance?

Polityka compliance, ułatwiająca działanie zgodne z prawem i przyjętymi normami, staje się coraz ważniejszą częścią każdej organizacji. Warto dowiedzieć się, jak ją kształtować.

Designed by mindandi / Freepik

Jeszcze do niedawna działy compliance kojarzyły nam się głównie ze światem olbrzymich zachodnich korporacji. Rynek zmienia się jednak w bardzo szybkim tempie, wobec czego kandydaci na stanowisko compliance managera już teraz są rozchwytywani również w naszej rzeczywistości gospodarczej. Bez wątpienia ich znaczenie będzie ciągle rosło. Sprzyjają temu przede wszystkim zmieniające się w błyskawicznym tempie przepisy prawne i rynkowe standardy. Prowadzenie odpowiedniej polityki compliance może stać się także praktycznym obowiązkiem w związku z nowelizacją ustawy o odpowiedzialności podmiotów zbiorowych za czyny zabronione pod groźbą kary.

Sprawdź program konferencji "Ochrona sygnalistów - nowe wyzwania dla organizacji", która odbędzie się 14 maja 2020 r. w Warszawie >>

Dział compliance: kręgosłup firmy

Współczesne uwarunkowania rynkowe są niezwykle złożone: każda organizacja musi mierzyć się z rozbudowanym systemem prawnym i jego wymogami, a to w końcu nie wyczerpuje całego zespołu norm i zaleceń, których wykorzystywanie przynosi najlepsze efekty z biznesowego i organizacyjnego punktu widzenia. Liczba tych czynników jest więc olbrzymia, a rozbudowana struktura nie ułatwia skutecznej realizacji obowiązków. W tym celu z pomocą przychodzi dział compliance, zajmujący się szeroko rozumianą zgodnością. Dzięki niemu nie tylko można uniknąć kosztownych uchybień prawnych czy podatkowych, ale również wpłynąć na efektywność bieżących działań podejmowanych przez firmę.

Część całości

Dział compliance zajmuje ważne miejsce w strukturze organizacji. Jego praca nie ogranicza się tylko do działań kontrolingowych. Powinien przede wszystkim wspierać każdą komórkę firmy w celu podwyższania standardów i pracy zgodnej z przyjętymi normami. Polityka compliance zakłada więc specyficzną relację, wykorzystującą różnorodne narzędzia: z jednej strony może bowiem odpowiadać za przeprowadzanie audytów i kontroli dochowywania standardów na dowolnym poziomie funkcjonowania organizacji, z drugiej – pomagać innym w dostosowywaniu się do uwarunkowań, a z trzeciej – wprowadzać nowe rozwiązania, ułatwiając tym samym pracownikom dostosowanie się do obowiązujących norm i obowiązującego prawa. Jak widać, działy compliance, choć do tej pory nie tak powszechne w rodzimych podmiotach, spełniają bardzo ważną funkcję i zajmują się realizacją wielu różnorodnych obowiązków.

Zmniejszenie ryzyka

Podstawowym wyzwaniem stojącym przed compliance managerami i innymi osobami zatrudnionymi w dziale compliance jest zmniejszenie ryzyka poniesienia przez firmę strat wynikających z zachowania niezgodnego z obowiązującym prawem lub normami. Nie ograniczają się wyłącznie do implementacji nowych rozwiązań, odpowiadających na bieżące zmiany w systemie prawnym. To także w znacznej mierze kwestia przyjętej polityki korporacyjnej i standardów, które za nią stoją. Sprawnie prowadzona polityka compliance pomaga w odpowiedni sposób kształtować tożsamość przedsiębiorstwa, podejmując działania prewencyjne eliminujące np. przypadki korupcji czy mobbingu. Wydolny system wymaga jednych doświadczonych pracowników, którzy będą w stanie w odpowiedni sposób zorganizować pracę działu compliance i wdrażać nowe standardy.

Szeroka wiedza compliance managera

Polityka compliance wymaga olbrzymiej wiedzy i doświadczenia. Osoby zatrudnione na stanowisku compliance managera lub compliance officera muszą – co oczywiste – znakomicie odnajdywać się w tematyce prawa, jednak idealny pracownik musi również posiadać wiedzę m.in. z dziedziny ekonomii i zarządzania. Compliance łączy wiele aspektów funkcjonowania współczesnych firm. Wiąże się przy tym z całym zestawem umiejętności miękkich: w końcu w kontekście polityki zgodności niezwykle ważny jest aspekt doradczy, związany nieodłącznie z właściwą komunikacją i kompetencjami trenerskimi, a nawet wiedzą psychologiczną. Sama litera prawa to w przypadku compliance nie wszystko: potrzeba jeszcze sporej dawki kreatywności i nieszablonowego myślenia, pomagających we właściwy sposób przygotowywać organizację na zmiany. Dodatkową zaletą będzie analityczny umysł, pozwalający na skuteczną analizę danych i zamienianie ich w praktyczne rozwiązania.

Korzyści z polityki compliance

Choć posiadanie wewnątrz organizacji oddzielnego działu compliance przez wiele osób postrzegane jest jedynie jako przejaw pewnej mody, należy spoglądać na niego raczej jako na coraz powszechniejszą tendencję, która już niedługo będzie absolutnym standardem w biznesie, niezależnie do jego rozmiaru. Warto więc zastanowić się, jakie korzyści niesie praca compliance managera w strukturach nowoczesnej organizacji:

  • Zmniejszenie ryzyka: to oczywiście podstawowy element polityki compliance. Co najważniejsze: bezpieczeństwo dotyczy wielu sektorów działania firmy i obejmuje również jej bezpośrednie otoczenie. Z jednej strony zabezpieczamy się więc przed problemami związanymi z niewłaściwym egzekwowaniem przepisów prawa, z drugiej przed negatywnymi praktykami, które mogłyby wiązać się z jego naruszeniami. To z kolei nie tylko wiązałoby się z ryzykiem karnym i finansowym, ale mogłoby również katastrofalnie wpłynąć na wizerunek marki.
  • Lepsza komunikacja: jednym z kluczowych zadań działu compliance jest zapewnienie odpowiedniej komunikacji w bardzo delikatnych segmentach działania przedsiębiorstwa. Tym samym jest on ważnym ogniwem, pozwalającym na zapobieganie kryzysom i ułatwiającym komunikację w przypadku wystąpienia problemów natury prawnej czy etycznej.
  • Wyższe standardy: dobrze skomponowany dział compliance zapewnia ciągłe podwyższanie standardów na wszystkich szczeblach działalności firmy. Jednym z jego zadań jest tworzenie narzędzi i wytycznych umożliwiających bardziej efektywne wykonywanie obowiązków bez ryzyka naruszenia przepisów prawa czy korporacyjnych norm. Także one ulegają rozwojowi, wobec czego firma staje się lepsza nie tylko pod względem respektowania bieżących wytycznych, ale również podnoszenia etyki pracy.
  • Efektywność i oszczędności: choć na politykę compliance często spogląda się jako na pewnego rodzaju bezpiecznik, który nie ma przełożenia na bieżącą działalność przedsiębiorstwa, to jednak mylne przeświadczenie. W rzeczywistości dział compliance, poprzez nadzorowanie wdrażania zmian i podnoszenie przyjętych standardów, w oczywisty sposób wpływa na wszystkie procesy zachodzące w firmie. Dobrze dobrany zespół pozwoli na osiągnięcie lepszych wyników biznesowych i usprawnienie pracy.

Dział compliance to nie dział prawny

Chociaż często bywają ze sobą mylone i ich kompetencje w wielu miejscach się ze sobą zazębiają, dział compliance to nie dział prawny. W przypadku tego drugiego decydującym elementem stają się dokumenty i ich analiza, polityka compliance stawia natomiast na wdrażanie zmian wewnątrz organizacji i poszukiwanie sposobów na efektywne podnoszenie standardów. Z tego względu skuteczne zarządzanie zgodnością to spory problem, na który natrafia wielu managerów i korporacyjnych prawników. Aby w odpowiedni sposób poradzić sobie z budową działu compliance, warto przede wszystkim zdobyć nowe informacje na temat tego zagadnienia i zobaczyć, jak ta kwestia wygląda w praktyce. Można przekonać się o tym na m. in. na konferencji "Ochrona sygnalistów - nowe wyzwania dla organizacji", na której osoby z doświadczeniem w branży przedstawią najnowsze zmiany prawne dotykające zarówno działy compliance jak i całe firmy.

Autor: Paweł Łaniewski

Dlaczego warto wziąć udział w naszych konferencjach?

14

ORGANIZUJEMY SZKOLENIA I EVENTY JUŻ OD 14 LAT

Lata doświadczenia

Dział konferencji „Pulsu Biznesu” istnieje od 2004 r. Kilkanaście lat doświadczeń i silna marka „Pulsu Biznesu”, pod którą odbywają się wydarzenia, sprawiły, że jesteśmy dziś czołowym organizatorem konferencji biznesowych skierowanych do wyższej kadry zarządzającej.

800

OD 2004 ROKU ZORGANIZOWALIŚMY PONAD 800 KONFERENCJI I WARSZTATÓW

Profesjonalizm w każdym calu

W ciągu roku kalendarzowego organizujemy ponad 50 konferencji, kongresów, warsztatów i debat, podczas których do dyskusji zapraszamy najlepszych mówców, wybitnych ekspertów i praktyków z poszczególnych branż.

20000

MOŻEMY SIĘ POCHWALIĆ TYLOMA KLIENTAMI Z PONAD 1000 FIRM

Tysiące zadowolonych klientów

Naszą ambicją jest kreowanie przedsięwzięć związanych z istotnymi, bieżącymi wydarzeniami w gospodarce, przewidywanie trendów oraz umożliwianie wymiany doświadczeń i dzielenia się wiedzą. Od 2004 roku zaufało nam już blisko 20 tys. uczestników.