Czy można w 100% zabezpieczyć się przed niewypłacalnością klienta?

Zawód windykatora nie ma w żadnym kraju dobrej prasy. Ale opinia w takich krajach, jak Polska, jest szczególnie nadwyrężona przez brak kompleksowej regulacji prawnej.

Branżę windykacyjną czekają wielkie zmiany od 1 stycznia 2023 roku, czy czym napiszemy w drugiej części artykułu. Zanim jednak nasza sprawa trafi do działu windykacji lub, co gorsza, do firmy windykacyjnej, warto zastanowić się, co można robić, by takim sytuacjom zapobiegać.

Klasyczna zasada głosi, że lepiej jest unikać problemów, niż je rozwiązywać. I dotyczy to tak samo kwestii zdrowotnych, relacyjnych, jak i zawodowych. Prowadzenie firmy nieustannie wiąże się z kwestią regulacji należności przez naszych klientów. Z problemami w tej dziedzinie styka się już 6 na 10 firm w Polsce, oczekując na płatność średnio prawie 4 miesiące.

Poznaj program konferencji online “Windykacja i zarządzanie należnościami 2022” >>

Siedem zasad wypłacalności

By uniknąć powstania problemów z dziedziny niewypłacalności kontrahenta, pozwólmy sobie na stosowanie się do siedmiu zasad.

Branżę windykacyjną czekają wielkie zmiany od 1 stycznia 2023 roku
Branżę windykacyjną czekają wielkie zmiany od 1 stycznia 2023 roku

1. Monitoring płatności

Pierwszym i zasadniczym błędem osób prowadzących biznes jest brak wystarczającego obserwowania spływających płatności.

Profesjonalne firmy zarządzające np. nieruchomościami na wynajem w stan alarmu stawiają płatności opóźnione o 24 godziny. Pracownik ma obowiązek skontaktować się skutecznie z klientem i wyjaśnić przyczynę opóźnienia. Zwykle wystarczy proste przypomnienie o zapomnianej płatności. Jednak pozwala to także na szybkie wykrywanie poważniejszych przyczyn powstania zatoru.

Umożliwia to nie tylko na szybkie zdiagnozowanie problemu, ale także dotarcie do potencjalnego dłużnika przed innymi firmami. W tym przypadku dodatkowo na rozwiązanie problemu w czasie posiadania kaucji naszego kontrahenta.

2. Ustawienie jasnej granicy

Powiązanym punktem jest ustanowienie z góry jasnej i nieprzekraczalnej granicy zadłużenia. W różnych przypadkach i branżach konsekwencje mogą być odmienne. Np. operatorzy komórkowi potrafią długo czekać na dokonanie płatności doliczając niewielkie odsetki, gdyż nie płacący klient nie generuje dużych kosztów bieżących, a jest ostatecznie łatwo windykowalny.

Niemniej warto mieć jasno określone limity. W przypadku przedawnienia terminu zapłaty o określoną liczbę dni lub narośnięcia danej kwoty, sprawa powinna być automatycznie kierowana do działu windykacji. I powinno być obarczone choćby symbolicznymi odsetkami. A takie zapisy powinny być jednoznaczne i z uprzedzeniem komunikowane klientowi.

Należy pamiętać, że umowy zawierane z kontrahentami są za zasady na czas konfliktu, a nie na czas zgodnej współpracy.

3. Odwaga rozmawiania

Rozmowa o zadłużeniu nigdy nie należy do przyjemności. Wiele mniejszych firm ma problem z otwartym wyrażaniu własnych potrzeb co do przedawnionych faktur.

Należy brać jednak pod uwagę, że każdy dzień zwłoki tylko pogarsza sytuację. Bez umiejętności rozmawiania i wyrażania swoich obaw, nie będziemy w stanie na bieżąco regulować początkowo niegroźnych opóźnień.

Istnieje wiele firm, np. z branży budowlanej, które pozwoliły sobie na wielomiesięczne opóźnienia w płatnościach wykonywanych przez generalnego wykonawcę. Co ostatecznie nie raz, nie dwa doprowadziło je do bankructwa.

Nierzadko też można się spotkać z zachowaniem wierzycieli, którzy przy pierwszych problemach w płynności finansowej, najpierw zaspokajają potrzeby tych klientów, którzy mają odwagę upomnieć się o swoje.

4. Oświadczenie o poddaniu się egzekucji

Newsletter konferencje.pb.pl
Informacje o konferencjach, warsztatach, webinarach oraz promocjach. 10% rabatu na każde wydarzenie. Dostęp do wiedzy klasy biznes.
ZAPISZ MNIE
×
Newsletter konferencje.pb.pl
autor: Mateusz Stempak
Ostatnia środa miesiąca
Informacje o konferencjach, warsztatach, webinarach oraz promocjach. 10% rabatu na każde wydarzenie. Dostęp do wiedzy klasy biznes.
ZAPISZ MNIE
Administratorem Pani/a danych osobowych będzie Bonnier Business (Polska) Sp. z o. o. (dalej: my). Adres: ul. Kijowska 1, 03-738 Warszawa. Administratorem Pani/a danych osobowych będzie Bonnier Business (Polska) Sp. z o. o. (dalej: my). Adres: ul. Kijowska 1, 03-738 Warszawa. Nasz telefon kontaktowy to: +48 22 333 99 99. Nasz adres e-mail to: [email protected] W naszej spółce mamy powołanego Inspektora Ochrony Danych, adres korespondencyjny: ul. Ludwika Narbutta 22 lok. 23, 02-541 Warszawa, e-mail: [email protected] Będziemy przetwarzać Pani/a dane osobowe by wysyłać do Pani/a nasze newslettery. Podstawą prawną przetwarzania będzie wyrażona przez Panią/Pana zgoda oraz nasz „prawnie uzasadniony interes”, który mamy w tym by przedstawiać Pani/u, jako naszemu klientowi, inne nasze oferty. Jeśli to będzie konieczne byśmy mogli wykonywać nasze usługi, Pani/a dane osobowe będą mogły być przekazywane następującym grupom osób: 1) naszym pracownikom lub współpracownikom na podstawie odrębnego upoważnienia, 2) podmiotom, którym zlecimy wykonywanie czynności przetwarzania danych, 3) innym odbiorcom np. kurierom, spółkom z naszej grupy kapitałowej, urzędom skarbowym. Pani/a dane osobowe będą przetwarzane do czasu wycofania wyrażonej zgody. Ma Pani/Pan prawo do: 1) żądania dostępu do treści danych osobowych, 2) ich sprostowania, 3) usunięcia, 4) ograniczenia przetwarzania, 5) przenoszenia danych, 6) wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania oraz 7) cofnięcia zgody (w przypadku jej wcześniejszego wyrażenia) w dowolnym momencie, a także 8) wniesienia skargi do organu nadzorczego (Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych). Podanie danych osobowych warunkuje zapisanie się na newsletter. Jest dobrowolne, ale ich niepodanie wykluczy możliwość świadczenia usługi. Pani/Pana dane osobowe mogą być przetwarzane w sposób zautomatyzowany, w tym również w formie profilowania. Zautomatyzowane podejmowanie decyzji będzie się odbywało przy wykorzystaniu adekwatnych, statystycznych procedur. Celem takiego przetwarzania będzie wyłącznie optymalizacja kierowanej do Pani/Pana oferty naszych produktów lub usług.

Jest to jedna z metod zapobiegania ewentualnym problemom w przyszłości. Chodzi konkretnie o notarialne oświadczenie podpisywane przez kontrahenta. Stanowi ono dobrowolne poddaniu się postępowaniu egzekucyjnemu na rzecz konkretnego kontrahenta.

Całość zobowiązania opisuje artykuł 777 k.p.c. Nie jest to idealna metoda, ale z pewnością ułatwia czasem odzyskanie późniejszych należności.

5. Faktoring

Należy także pamiętać o dość standardowej na rynku usłudze faktoringu. Polega ona na sprzedaży nieopłaconych jeszcze faktur instytucji finansowej w zamian za natychmiastową gotówkę. Szczególnie dotyczy to kwestii wszelkiego rodzaju przedłużonych okresów płatności.

W zamian za kilka procent wartości widniejącej na fakturze uzyskujemy po pierwsze natychmiastowy przelew. A po drugie niwelujemy ryzyko ewentualnych później opóźnień w realizacji płatności przez kontrahenta. Warto przy tym pamiętać, że standardowo usługa faktoringu służy do obsługi nie zagrożonych płatności fakturowych, czyli przed upływem terminu płatności.

6. Wniosek o zabezpieczenie roszczenia majątkowego

Zanim będziemy zmuszeni do złożenia pozwu sądowego, możemy skorzystać z wniosku o zabezpieczenie roszczenia majątkowego. Reguła ta została wprowadzona, by zapobiec pozbycia się majątku przez dłużnika na czas rozstrzygnięcia kwestii wzajemnych roszczeń. Możemy ją wdrożyć jeszcze zanim będziemy zmuszeni do podjęcia bardziej drastycznych kroków.

7. Wniosek o upadłość

Inny narzędziem jest złożenie wniosku o upadłość, bo także może zapobiec wyzbyciu się przez wierzyciela majątku przed rozpoczęciem zaspokajania potrzeb wierzycieli. Jest to już jedno z ostatecznych narzędzi, które możemy wykorzystać w kwestii zabezpieczenia własnych należności.

Co zmienia się w nowym prawie nt. windykacji?

Przyjrzyjmy się jeszcze nowemu prawu odnośnie rynku windykacji należności, które wejdzie w życie 1 stycznia 2023 roku, gdyż czeka nas tutaj wiele zmian.

Tradycyjnie wyróżniamy dwa kierunki odzyskiwania należności. A mianowicie windykację sądową i pozasądową. Do tej drugiej kategorii zalicza się też windykacja przedsądowa, jak np. wystosowanie wezwania do zapłaty jeszcze przed sporządzeniem pozwu.

Sądowa procedura, w skrócie oznacza przeprowadzenia pełnej formy procesu. I jeśli wyrok będzie korzystny dla wierzyciela, sprawa kierowana jest do komornika, który powinien zadbać o poprawną windykację należności. Z wiadomych powodów, taka droga generuje i spore koszty oraz, w polskim systemie prawnym, potrafi zająć sporo czasu.

Innym sposobem na odzyskanie należności jest szeroko pojęty proceder windykacji pozasądowej. Do końca 2022 roku rynek windykatorów nie był prawie w żaden sposób regulowany. Właściwie każdy mógł zostać przedstawicielem tej branży. A większość elementów nacisku sprowadza się do umiejętnego zastosowania psychologii i nie ulegało większym ograniczeniom. Jedyną przeszkodą były zapisy kodeksu karnego.

Od roku 2023 roku zmienia się kilka kluczowych zasad, jakimi będzie musiała kierować się od tego momentu cała branża.

Pierwszą i najważniejszą zmianą jest konieczność uzyskania i licencji przez firmę windykacyjną oraz wpisu do Centralnego Rejestru Firm Windykacyjnych i Windykatorów. By móc się o nią ubiegać firma będzie musiała być prowadzona w formie spółki akcyjnej o minimalnym kapitale przekraczającym 20 mln zł. Co pokazuje, że rynek zostanie wymieniony z mniejszej konkurencji, a sam rynek ulegnie konsolidacji.

Konieczność uzyskiwania licencji wiąże się naturalnie z możliwością jej utracenia. Jeśli chodzi o pracowników, nowe prawo nie zapowiada większych regulacji oprócz orzeczenia o niekaralności.

Jak wiadomo, jednym z głównych zarzutów wobec windykatorów było nękanie dłużników w związku z długiem przeterminowanym lub spornym. Nierzadko wiązało się to z wielokrotnym telefonowaniem o dowolnych porach dnia i nocy. Czy też stosowanie kontrowersyjnych projektów graficznych wysyłanej korespondencji. Aż po "niewinne" wypytywanie sąsiadów.

Wg nowego prawa windykator będzie mógł kontaktować się z dłużnikiem tylko w dni robocze w godzinach 9-17. Oraz nie będzie mógł wykonać tygodniowo więcej, niż 3 połączeń telefonicznych, albo przesłać więcej niż 3 wiadomości SMS/e-mail.

Kolejnymi zmianami jest nakaz wcześniejszego umówienia się z dłużnikiem na wizytę domową. Z kolei jeśli roszczenia wierzyciela uległy już przedawnieniu, windykator będzie zobligowany do poinformowania o tym fakcie dłużnika w trakcie pierwszej rozmowy. Jest to szczególną formą ochrony praw dłużnika, który najczęściej nie jest podmiotem profesjonalnym, potrafiącym precyzyjnie obliczyć przedawnienie danego roszczenia.

Wyrażenie sprzeciwu zamyka drogę windykacji do tej sądowej.

Więcej nt. zmian w prawie oraz innych aspektów branży windykacji, możecie usłyszeć na naszej konferencji: Windykacja i zarządzanie należnościami.

Marcin Kosiński, Redaktor

Dlaczego warto wziąć udział w naszych konferencjach?

14

ORGANIZUJEMY SZKOLENIA I EVENTY JUŻ OD 14 LAT

Lata doświadczenia

Dział konferencji „Pulsu Biznesu” istnieje od 2004 r. Kilkanaście lat doświadczeń i silna marka „Pulsu Biznesu”, pod którą odbywają się wydarzenia, sprawiły, że jesteśmy dziś czołowym organizatorem konferencji biznesowych skierowanych do wyższej kadry zarządzającej.

800

OD 2004 ROKU ZORGANIZOWALIŚMY PONAD 800 KONFERENCJI I WARSZTATÓW

Profesjonalizm w każdym calu

W ciągu roku kalendarzowego organizujemy ponad 50 konferencji, kongresów, warsztatów i debat, podczas których do dyskusji zapraszamy najlepszych mówców, wybitnych ekspertów i praktyków z poszczególnych branż.

20000

MOŻEMY SIĘ POCHWALIĆ TYLOMA KLIENTAMI Z PONAD 1000 FIRM

Tysiące zadowolonych klientów

Naszą ambicją jest kreowanie przedsięwzięć związanych z istotnymi, bieżącymi wydarzeniami w gospodarce, przewidywanie trendów oraz umożliwianie wymiany doświadczeń i dzielenia się wiedzą. Od 2004 roku zaufało nam już blisko 20 tys. uczestników.