Kary pieniężne za brak wdrożenia lub nieprawidłowe wdrożenie KSeF
Od lipca 2024 roku niemal każdy podatnik VAT stanie przed wyzwaniem e-fakturowania.
Pisaliśmy o tym w ostatniej publikacji pt.: „Potężne zmiany w fakturowaniu na rok 2024 i 2025”, gdzie wspomnieliśmy także o karach pieniężnych.
Kary te zostaną określone wprost w ustawie o VAT i zgodnie z obecnymi założeniami maja obowiązywać od 1 stycznia 2025 roku, a więc 6 miesięcy po wejściu w życie obligatoryjnego e-fakturowania.
Zgodnie z najnowszymi założeniami kary te maja być nakładane w trzech sytuacjach, tj.:
- gdy mimo obowiązku nie wystawimy e-faktury (tj. faktury przy użyciu KSeF), np. wystawimy ją u siebie w programie finansowo-księgowym, niemniej nie prześlemy do KSeF,
- gdy w okresie awarii lub serwisowania KSeF, albo braku dostępności do KSeF z przyczyn leżących po naszej stronie, przy wystawieniu faktury w tzw. trybie offline nie zachowamy wymaganej struktury (shcematu xml narzucanego przez Ministerstwo Finansów, FA[2]),
- gdy po okresie awarii lub serwisowania KSeF, albo braku dostępności do KSeF z przyczyn leżących po naszej stronie, nie prześlemy faktury wystawionej w tzw. trybie offline do KSeF w wymaganym terminie (7 dni roboczych lub 1 dzień roboczy).
W toku konsultacji publicznych wskazano m.in. na zasadność zniesienia minimalnych progów kar pieniężnych (1000 zł dla faktur z wykazanym podatkiem VAT i 500 zł dla faktur bez kwot podatku VAT, np. przy 0% stawce lub odwrotnym obciążeniu), co ustawodawca uwzględnił w najnowszym projekcie nowelizacji.
Omawiane kary będą zatem złagodzone i będą mogły być nakładane od 0 zł do 100% wysokości kwoty podatku wykazanego na fakturze i do 18,7% wartości faktury ogółem, gdy ta nie ma wskazanej kwoty podatku. Od dobrej lub złej woli organów podatkowych zależeć będzie zatem wysokość nałożonej na nas kary, co nie zmienia jednak faktu, że kary te będą nakładane per dokument, tj. za każdą z faktur, która nie spełnia odpowiednich wymogów.
Weź udział w konferencji “Controlling finansowy 2023” >>
Co więcej wskazano również, że omawiane kary będą nakładane decyzją, bez uprzedniego wezwania do usunięcia naruszeń i będą musiałyby być uiszczone bez wezwania w terminie 14 dni od dnia doręczenia takiej decyzji.
Sama decyzja będzie nakładana w trybie przepisów kodeksu postępowania administracyjnego, co z kolei oznacza, że miarkowanie wysokości kar będzie zależne od okoliczności jakie występować będą w indywidualnych sprawach. W uzasadnieniu nowelizacji wyczytać możemy, że: „Wymierzając administracyjną karę pieniężną, organ administracji publicznej będzie brał pod uwagę wagę i okoliczności naruszenia prawa, częstotliwość niedopełniania w przeszłości obowiązku, uprzednie ukaranie za to samo zachowanie, stopień przyczynienia się strony, działania podjęte przez stronę dobrowolnie w celu uniknięcia skutków naruszenia prawa, wysokość korzyści, którą strona osiągnęła, a w przypadku osoby fizycznej warunki osobiste strony, na którą administracyjna kara pieniężna jest nakładana. W przypadku gdy do naruszenia prawa doszło wskutek działania siły wyższej, organ podatkowy będzie mógł także odstąpić od nałożenia kary.”
Zatem jeśli z jakiś przyczyn uchybimy obowiązkom KSeF, niezwykle istotne będzie wykazanie przyczyn takiego uchybienia i dokumentów lub okoliczności, które potwierdzałyby lub uprawdopodobniały określone fakty, np. fakt wystąpienia u nas awarii uniemożliwiającej korzystanie z KSeF oraz brak możliwości przesłania faktury wystawionej w tzw. trybie offline do KSeF kolejnego dnia roboczego z uwagi na brak usunięcia tej awarii, przy jednoczesnym zautomatyzowanym wystawianiu faktur.
W braku powyższych dokumentów możemy mocno odczuć omawiane kary w szczególności, że te mają stanowić dochód budżetu państwa. Zatem nie wykluczam, że przy dowolności miarkowania kar, organy mogą dostać „odgórną dyspozycję” nakładania wyższych kar i ograniczania miarkowania. Zwłaszcza, że podnoszone pomysły z konsultacji, np. odnoszące się do należytej staranności i działania w dobrej wierze nie zostały uwzględnione.
Poznaj program webinaru “Ustawa antylichwiarska - nowe przepisy” >>
Dodatkowo, co ciekawe, w przypadku niedopełnienia przez podatnika obowiązku:
- wystawienia faktur przy użyciu KSeF albo
- wystawiania w okresie awarii lub w trybie offline faktury zgodnie z wzorem, czy też
- terminowego przekazania faktury offline do KSeF,
nie będą wszczynane postępowania w sprawach o przestępstwa skarbowe lub wykroczenia skarbowe.
Oznacza to, że w razie uchybienia celem uchylenia się od negatywnych skutków naszych nieprawidłowości nie będziemy mogli składać tzw. czynnych żali. Jednocześnie, jednak w mojej ocenie nie będzie tak, że jakiekolwiek nieterminowe przesyłanie faktur do KSeF pozostanie poza regulacjami Kodeksu karno-skarbowego. Pamiętajmy bowiem, że Kodeks ten penalizuje brak wystawienia faktury (w tym wystawianie jej po terminach) oraz wystawienie ich w sposób wadliwy.
Czas zatem pokaże jaka wykształci się praktyka względem wszelkich możliwych uchybień dotyczących obowiązkowego e-fakturowania.
Autor: Adwokat Kajetan Kubicz, Senior Associate w dziale podatkowym LTCA
