Znajomy Project Manager w firmie technologicznej zwykł mówić: “staram się, jak tylko mogę, ignorować dział prawny naszej firmie. To są ludzie, którzy za każdym razem na siedem różnych sposobów starają się wykazać, dlaczego rozwiązania stosowane w naszym projekcie są nielegalne”.

Prawnicy, czy mówiąc precyzyjniej, radcy prawni miewają dzisiaj czasem problem z samookreśleniem. Ścieżek rozwoju jest sporo. Dzisiaj skupimy się na tych, którzy wybrali drogę działania w środowisku stricte biznesowym.

Można te ścieżki podzielić na dwie główne kategorie - prawnika korporacyjnego i takiego dostępnego dla przedsiębiorców i prowadzących stricte działalność gospodarczą i działających w znacznym stopniu na rynku nieruchomości. Zwykle występującego w kancelarii i obsługującego kilku klientów.

Poznaj program “XV Forum Dyrektorów Działów Prawnych”, 22-23 września 2022, Warszawa >>

Zmiana charakteru pracy prawnika

W ostatnich latach prawnicy w dużych firmach przejmują odpowiedzialność za kolejne obszary działalności całego przedsiębiorstwa. Dotyczy to szczególnie szeroko rozumianego compliance, czyli w skrócie zapewnienia firmie spójności i zgodności w działaniach biznesowych i prawnych.

Składa się na to zarządzanie ryzykiem, raportowanie korporacyjne, procesy regulacyjne, zarządzanie projektami czy kwestie przestrzegania zasad etycznych w ramach organizacji.

Dlatego prawnicy w przedsiębiorstwach biorą udział w zarządzaniu jako partnerzy posiadający specjalistyczną wiedzę prawniczą.

Firma konsultingowa PWC przeprowadziła badanie na prawnikach kilkuset firm. Poniżej możemy zobaczyć jakie znaczenie dla sprawnego wykonania zadań prawnika przedsiębiorstwa mają poszczególne kompetencje.

Czego od prawnika wymagają przedsiębiorcy?

Drugą grupą prawników biznesowych są osoby, które zdecydowały się na działanie na komercyjnym rynku dla wielu klientów.

Jak wynika z ankiet, najpopularniejsze problemy zgłaszane w tej chwili przez przedsiębiorców, w których potrzebują pomocy prawnej, obejmują kwestie:

• Jaką formę działalności gospodarczej podjąć? Jest to wymaganie bardzo bliskie doradcy podatkowego, który de facto operuje między prawnikiem a księgowym. Ta pozornie prosta decyzja na początku tworzenia nowego przedsiębiorstwa czy choćby projektowej firmy, może mieć konsekwencje finansowe widoczne przez długie lata.

• Przygotowywanie umów – Zawód prawnika w ¾ opiera się na pisaniu. Od form zatrudniania pracowników po uzgodnienia ze wspólnikami i kontrahentami.

• Roszczenia, naruszenia umów i sprawy sporne – Rola prawnika staje się nieodzowna w chwili, gdy umowa zostanie zakwestionowana. W chwili, gdy klient nie płaci i zanim przekażemy sprawę firmie windykacyjnej. A co w przypadku, gdy pracownik dzieli się wewnętrznymi tajemnicami firmy? I w końcu właściciele firm zmagają się z szerokim spektrum problemów związanych z naruszeniem bezpieczeństwa w miejscu pracy czy kwestiami dyskryminacyjnymi.

• Zarządzanie ryzykiem – Jak w grę zaczynają wchodzić większe pieniądze, firmy są zmuszone do korzystania z doświadczonego prawnika biznesowego, który doradzi w kwestiach monitorowania i minimalizowania ryzyka.

• Połączenia, fuzje i przejęcia – Kompetentny biznesowy prawnik stojący po stronie przedsiębiorcy w przypadku nawet prostych połączeń potrafi zaoszczędzić dużo pieniędzy.

• Kwestie związane z nieruchomościami – Bez znaczenia, czy firma posiada swoje lokale, czy tylko je wynajmuje, należy zadbać o właściwe umowy gwarantujące odpowiednie warunki zapewniające ciągłość funkcjonowania przedsiębiorstwa. Szczególnie w kontekście występujących ponownie lockdownów. Roboty budowlane i kwestie przebudowy istniejących przestrzeni to także niemały dział opieki prawnej nad tymi procesami.

Dział prawny w obliczu kryzysu zewnętrznego. Dowiedz się, jak pokonać wyzwania podczas “XV Forum Dyrektorów Działów Prawnych” >>

Częste błędy, czyli kim jest uciążliwy prawnik?

Bycie radcą prawnym z dużym doświadczeniem to przede wszystkim świadomość tego, że jego rolą jest rozwiązywanie problemów, a nie ich stwarzanie.

Spytaliśmy:

Czyli czym odznaczają się uciążliwi prawnicy.

Uciążliwy nr 1: Mam syndrom szukania dziury w całym

Częsta sytuacja to konieczność zawarcia jakiejś umowy. Standardową procedurą jest przesłanie takiej umowy do prawnika z prośbą o opinię. Wtedy u uciążliwego prawnika nr 1 włącza się mechanizm - jak się do czegoś nie doczepię, to po co tutaj w ogóle jestem?

Chęć wykazania na siłę, że się coś robi jest u niektórych potężna.

Przykład z firmy, która zamawiała usługę wysyłania SMS-ów, które miały informować o serii organizowanych przez nią eventów. Firma przesłała umowę do podpisu. Przewidywała ona, oczywiście, że operatorowi zostanie udostępniona baza numerów, na które należy wysyłać wspomniane SMS-y.

Umowa powędrowała do radcy.

Ten po trzech dniach pyta:

- "czy mamy zgodę tych wszystkich chętnych, którzy zapisali się na wysyłkę, że przekażemy te numery do tamtej firmy?"

Pytanie było właściwie z gatunku retorycznych, ale przytomny szef projektu nie dał się zbić z tropu i zadał pytanie - "czy sam numer telefonu, bez żadnych nazwisk itp. to jest dana osobowa w sensie RODO"?

Po dłuższym, kilkudniowym zastanowieniu się prawnik orzekł, że właściwie nie, bo nikogo nie identyfikuje.

Project Manager zachował trzeźwy umysł, dzięki czemu można było uruchomić całą procedurę. Jednak interwencja radcy przedłużyła ją o dodatkowy tydzień.

Uciążliwy nr 2: Kategoryczne wypowiadam się o ryzykach

W niektórych działach prawnych występuje inny syndrom. Syndrom niemożności wykonania ruchów ryzykownych, gdyż coś się może stać. A prawnik stoi na straży tego, by nic niepożądanego się nie stało. Wg niego wszelkich ryzyk trzeba unikać, a wszelkie niejasne sytuacje interpretować na korzyść "nicnierobienia" jako zachowania bezpiecznego status quo.

Przykład ze spółki medialnej.

Firma odpalała niecodzienny projekt internetowy, który miał umożliwiać publikacje treści przez użytkowników z zewnątrz firmy. Ale z drugiej strony treści te były przeglądane i poprawiane przez redaktorów. Zarówno wewnętrznych, jak i zewnętrznych.

Dział prawny wydał opinię, że serwis w takim kształcie absolutnie nie ma racji bytu. Firmy nie chroni ustawa o hostingu, która obowiązuje, gdy nikt nie ingeruje w treści przed publikacją, a jednocześnie nie ma całkowitej kontroli nad jakością redaktorów.

Jako że ta kategoryczna opinia była zawarta wśród innych wątpliwości, osobom nadzorującym start projektu udało się ją zignorować.

Ostatecznie projekt ruszył i funkcjonował przez wiele lat realizując cele biznesowe spółki.

Zadaniem prawnika jest diagnozowanie potencjalnych ryzyk wiążących się z podpisywanymi umowami i uruchamianymi projektami, sugerowanie alternatywnych rozwiązań. Jednak powinien mieć on świadomość, że ostateczne decyzje należą do decydentów.

Uciążliwy nr 3: Jestem mądrzejszy od innych radców

Ten typ charakterologiczny może wydawać się podobnym do pierwszego. Jednak podobny efekt osiąga kierując się zupełnie inną intencją. Nie musi udowadniać sensu swojego istnienia, a woli pokazywać własną wyższość nad otaczającym światem zewnętrznym.

Przykład z firmy z południa Polski.

Odpowiedzialna osoba przesyła radcy standardową umowę z firmą obsługującą wysyłkę newsletterów. Po jakimś czasie prawnik przedstawia milion zastrzeżeń.

Powstaje pytanie - jakim cudem na tej samej umowie ta firma ma ponad 100 innych klientów. W tym też takich z dużo wyższej półki, niż ta omawiana.

Utarczki z radcą skończyły się wygraną. Niemniej zajęło to 3 tygodnie.

Uciążliwy nr 4: A ja jestem mądrzejszy od kolegów w firmie

Ten typ uciążliwości polega głównie na semantyce. Są osoby, które chcą pokazać, że ich wieloletnie studia nie poszły w las. Ten typ prawnika potrafi mówić o oskarżycielach subsydiarnych, roszczeniach regresowych i powództwie o przywrócenie posiadania.

Świetnie powoduje to wydłużenie ścieżki komunikacji w zespole i frustrację osób bardziej świadomych.

Może to banał, ale należy powtarzać. Unikajmy żargonu bez względu na stanowisko, szczególnie w momentach, gdy kontaktujemy się z osobami spoza naszej branży.

Uciążliwy nr 5: Mam nierealistyczny zestaw wymogów przy zamówieniach

Tworzenie umów niestandardowych, szczególnie przy sprawach związanych z zamówieniami w IT stanowi spore wyzwanie. Tutaj już kunszt działu prawnego możemy zaobserwować w pełni, by zabezpieczyć przyszłe działanie projektu. Duże doświadczenie wymagane, gdyż problemy związane z przedmiotem projektu są liczne.

Z jednej strony działy prawne nie tak rzadko postulują nierealistyczne punkty np. nabycia praw majątkowych do produktów standardowych, a z drugiej strony ignorują żywotne: czas trwania umowy, zasady wypowiadania standardowego oraz w przypadku naruszania licencji, prawa do rozwoju usługi, możliwości outsourcingu, czy powierzenia spraw administracji na zewnątrz... Już nie mówiąc o zasadach dot. przechowywania kopii zapasowej w formie aktualnej i nieskompilowanej.

Uciążliwy nr 6: Nie rozumiem istoty rzeczy

Zakończmy tę wyliczankę ostatnią autentyczną historią z zakupu dużego namiotu do celów reklamy i prezentacji. Tym razem dla firmy państwowej. Z tego względu obejmowało ją nieco bardziej restrykcyjne prawo gospodarcze.

By dokonać zakupu należało wykonać tzw. "rozeznanie rynku", gdyż kwota była za niska na standardową procedurę przetargową. W odpowiedzi otrzymał pięć ofert od różnych podwykonawców, Trzech z nich wysłało wyceny "koszt namiotu" + "wysyłka", a dwóch przedstawiło scaloną cenę.

Manager projektu, w oparciu o własne wyliczenia, wybrał ofertę z najniższą ceną, którą radca prawny zakwestionował. Ostatecznie okazało się, że prawnik uzasadniał możliwość zapewnienia własnego transportu biorąc pod uwagę de facto cenę cząstkową.

Zakończyło się to koniecznością powtórnej wysyłki dokumentów oferty od najtańszego oferenta, Tym razem w rozbiciu na części składowe.

Wyzwania 2022 roku - dla prawnika spółek prawa handlowego i organizacji publicznych

Ostatnie dwa lata stanowiły wyzwanie dla całego Świata. Nie tylko biznesu, ale i prawa. Lista zmian, do których dostosować się musi prawnik przedsiębiorcy i każdy, kto zapewnia doradztwo prawne w obecnych czasach, wydłuża się coraz bardziej.

Po pierwsze, trzydzieści miesięcy życia z pandemią COVID-19 zdążyło nas uczulić na konieczność wzięcia pod uwagę przy podpisywaniu umów handlowych, możliwego nagłego, czasowego lub stałego zerwania łańcuchów dostaw. Warto przy tym wspomnieć choćby o kryzysie półprzewodników czy dotykającym wszystkich kryzysie kontenerowym. To, jak prowadzić na nowo działalność gospodarczą z prawdziwie ograniczoną odpowiedzialnością, zyskuje na nowo na znaczeniu.

Sytuacja, która wcześniej była wirtualnym abstraktem, nagle stała się realnością.

Druga sprawa to, jedni powiedzą "kryzys", a inni "wyzwanie" migracyjne. Wzrost znaczenia społeczności ukraińskiej w Polsce, niestabilność ich pobytu.

Trzecie wyzwanie, w kwestiach prawnych ocierające się o prawo gospodarcze, to skutki konfliktu zbrojnego za naszą wschodnią granicą. Zachowanie szczególnej wrażliwości w kontaktach i kontraktach handlowych z firmami i osobami powiązanymi z Rosją, nabiera niekiedy kluczowego znaczenia.

Wreszcie zapis "siły wyższej" nabrał realnego znaczenia zarówno w transakcjach handlowych, jak i postępowaniach egzekucyjnych.

I w końcu, last but not least, rodzący się realny problem, czyli rosnąca, zauważalna i dotkliwa inflacja. Położenie w transakcjach handlowych nacisku na istotność cash dayów i inne aspekty umów wymuszające punktualne regulowanie płatności, staje się kluczowym elementem umów.

Garść porad, jak ułatwiać życie przedsiębiorcom?

Dzisiejsze doradztwo prawne i rola prawnika w firmie to nie ta sama rzeczywistość, z którą stykaliśmy się jeszcze dekadę temu.

Przede wszystkim upewnij się, jaki jest rzeczywisty zakres zapytania.

Szczególnie w dobie wzmożonych kontaktów na odległość, po przeczytanym mailu lub odbytej rozmowie, warto zadać sobie pytanie - czy dobrze zrozumiałem intencję osoby pytającej.

Nie decyduj za klienta.

Przedstaw mu zagrożenia, możliwe rozwiązania, ale unikaj stwierdzeń, że czegoś się nie da zrobić. Bo zwykle się da. Tylko inaczej.

Nie dowartościowuj się kosztem innych.

Mów prostym językiem oszczędzając czas i swój, i innych, nie stwarzając problemów tam, gdzie ich nie ma. A to wymusi ciągłe doskonalenie się i zdobywanie wiedzy o aktualnych rozwiązaniach.

I przede wszystkim, bądź elastyczny.

Prawo gospodarcze to nie matematyka. I jest tam większe pole do popisów kreatywnych, niż się czasem może wydawać.

Autor: Marcin Kosiński, Redaktor, Bankier.pl

Najważniejsze wydarzenie dla prawników przedsiębiorstw w Polsce. Sprawdź program i zgłoś udział >>