Whistleblowing w Polsce, czyli podstawy systemu ochrony sygnalistów

Whistleblowing, czyli specjalny system ochrony sygnalistów w ramach organizacji to temat, który szczególnie w ostatnich miesiącach był dla przedsiębiorców i przedsiębiorczyń wyjątkowo istotnym znakiem “Stop”. Znakiem “Stop” m.in. względem dotychczasowej filozofii pracy, kultury organizacyjnej czy po prostu ostatnim gwizdkiem, aby redefiniować dotychczasową działalność.

Whistleblowing w Polsce wciąż raczkuje. Wypracowanie, przekazanie zespołowi nowych praktyk i realne wdrożenie to jednak dla tysięcy firm w całym kraju ogromna szansa w kontekście ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa… i po prostu lepszego oraz bardziej etycznego działania na rynku.

Zawsze warto być uczciwym, ale jak się okazuje – system Whistleblowing też… realnie się opłaca! Jakie są prawa sygnalistów? Kto podlega ochronie osób zgłaszających naruszenia? W końcu – czym właściwie jest Whistleblowing w warunkach polskich?

Weź udział w kolejnej edycji “Forum Compliance Officer”, 27-28 lutego 2023 >>

Czym jest Whistleblowing w Polsce i na świecie?

Whistleblowing to najprościej zgłaszanie naruszeń w ramach danej organizacji. Osoby (najczęściej pracownicy) przekazujące informację zarządowi w sytuacjach np. naruszenia prawa pracy nazywane są sygnalistami. Ujawnianie spraw w ramach Whistleblowing’u mogą dotyczyć m.in.:

• nielegalnych praktyk przełożonych i/ lub kontrahentów;
• niemoralnych zachowań członków zespołu;
• bezprawnych elementów kultury organizacyjnej w miejscu pracy.

Na świecie Whistleblowing jest integralną, a przede wszystkim naturalną oraz chronioną częścią praw pracowniczych w ramach organizacji. Według analizy Stephena Stubbena i Kyle Welch opublikowanej na łamach “Harvard Business Review” skuteczne przyjęcie zgłoszenia oraz wdrożenie działań następczych są oznakami zdrowo rozwijającej się firmy. Badacze przyjrzeli się aż 1,2 mln raportów wewnętrznych przedsiębiorstw amerykańskich. Wniosek? Właśnie Whistleblowing doprowadził do m.in.:

• zwiększenia poczucia bezpieczeństwa pracowników w miejscu pracy;
• uniknięcia procesów sądowych;
• usprawnienia mediacji na linii pracownik-pracodawca.

Jak wynika z badań Stubbena i Welch’a, skuteczny system ochrony sygnalistów w przedsiębiorstwach amerykańskich przekłada się na mniejszą liczbę toczących się spraw sądowych (rzędu 6,9 proc.). Choć sama liczba może nie robić wrażenia, koniec końców są to wielomilionowe oszczędności w skali każdego roku. Ponadto Whistleblowing sprawia, że firmy mogą liczyć na większe o 20,4 proc. oszczędności w przypadku rozliczeń w 3-letnim okresie.

W ochronie sygnalistów chodzi przede wszystkim o prawne zabezpieczenie interesów tych, którzy zdecydują się na zgłaszanie nieprawidłowości. W tym celu firmy nie tylko powołują się na procesy wewnętrzne, ale również m.in. zapisy kodeksów krajowych.

Jak formalnie chronić sygnalistów, gdy dojdzie do naruszenia prawa?

Choć na Zachodzie już od dekad zarówno system ochrony sygnalistów, jak i cały schemat podejmowania działań następczych doczekał się formalnej ochrony prawnej, w Polsce nie jest to aż tak oczywiste. Dopiero w październiku 2021 roku za pośrednictwem Rządowego Centrum Legislacji opublikowano pierwszy projekt ustawy o ochronie osób zgłaszających naruszenia prawa.

W krajowym porządku prawnym nie funkcjonuje pojęcie “whistleblowing” (jest to zapożyczenie od angielskiego “dmuchania w gwizdek”), ale ustawodawca przewiduje hasła:

• sygnalista;
• demaskator.

W sprawie ochrony osób zgłaszających naruszenia w ramach danej organizacji właśnie te dwa pojęcia będą (potencjalnie) widnieć na wokandzie. Oczywiście skuteczna i prawidłowo wdrożona ochrona sygnalistów ukróca konflikty i nie doprowadza do ostrych potyczek sądowych, jednakże warto pamiętać, że i polskie prawo zabezpiecza sygnalistów.

Zapisy Ustawy o ochronie sygnalistów bazują na założeniach Dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) z października 2019 roku. Tym samym naruszenia praw sygnalistów to automatycznie naruszenia prawa Unii Europejskiej – już taki kaliber legislacyjny jest w stanie skutecznie zabezpieczyć interesy pracowników.

W Polsce funkcjonują również inne drogi prawne, aby zabezpieczyć interesy sygnalistów oraz potencjalne konsekwencje podjętych działań następczych. W podstawowym zakresie są to m.in.:

Rzecznik Praw Obywatelskich – każdy obywatel może wystosować skargę, którą Rzecznik Praw Obywatelskich (RPO) musi rozpatrzyć i za pośrednictwem przedstawiciela swojego biura, odesłać do interesionariusza. Zdarza się również, że Rzecznik Praw Obywatelskich z własnej inicjatywy podejmuje interwencję. Dotyczy to zarówno jednostek władzy, jak i podmiotów prywatnych (np. korporacji).

Ministerstwo Sprawiedliwości – choć bezpośrednio Ministerstwo Sprawiedliwości nie interweniuje w sprawach sygnalistów, przedstawiciele resortu mają ogromny wpływ na działalność sądów oraz (w teorii i konsekwencji) szybkość rozpatrywania spraw przez sędziów odpowiednich dla danego regionu i skali problemu.

Elementy polityki społecznej i pracy – według polskiego porządku prawnego istnieją niepodważalne gwarancje zabezpieczające m.in. prawa pracownicze. Nie chodzi wyłącznie o kodeks pracy, ale również możliwość zakładania związków zawodowych, czy organizacji porządku publicznego. Właśnie takie podmioty – jako elementy krajowej polityki społecznej – walczą w imieniu obywateli o stałe wynagrodzenia, dostęp do adekwatnych form zatrudnienia, a także stabilność zatrudnienia w przypadku nadużyć ze strony przełożonych.

Jednakże polskie prawo, organy publiczne, długo wyczekiwany projekt ustawy, wątpliwe widmo nowych przepisów oraz elementy polityki społecznej to nie wszystko. Właśnie zintegrowany z polityką firmową system ochrony sygnalistów powinien być pierwszą furtką dla osób zgłaszających naruszenia prawa. Przyjrzyjmy się więc, jakie narzędzia może już dzisiaj wprowadzić Twoja firma.

Rodzaje działań w ochronie sygnalistów

Zarówno na zarządach wielkich korporacji, jak i średnich przedsiębiorcach leży ogromna odpowiedzialność za swoich pracowników. Również firmy z segmentu MŚP są w stanie wykorzystać pewne narzędzia ochrony sygnalistów. W najprostszym ujęciu Whistleblowing (a także narzędzia towarzyszące) można podzielić na:

• Whistleblowing zewnętrzny – system ochrony sygnalistów, który realizowany jest przy użyciu wcześniej wspomnianych narzędzi poza organizacją – np. usług biura Rzecznika Praw Obywatelskich lub organizacji pozarządowych.
• Whistleblowing wewnętrzny – system ochrony sygnalistów, który realizowany jest przy wykorzystaniu narzędzi w ramach danej organizacji. W tym przypadku mowa m.in. o działach prawnych, wewnętrznych związkach zawodowych, czy też tzw. Compliance Officerach.

Narzędzia Whistleblowingu powinny spełniać kilka warunków. Najlepszymi tego przykładami są dwa sztandarowe rozwiązania:

• Zgłaszanie poufne – jest to zgłoszenie pod określonym nazwiskiem, jednak z zaznaczeniem, że personalia sygnalisty nie wyjdą poza jednostkę, która przyjmuje zgłoszenie. W ten sposób pracownicy mają gwarancję anonimowości, a także autonomii i niezależności podmiotu odbierającego zgłoszenie o naruszeniach.
• Zgłaszanie bez zastrzeżenia poufności – jest to zgłoszenie bez takich obwarowań, jak pierwszy przykład, ponieważ wówczas nie ma gwarancji zachowania w tajemnicy personaliów sygnalisty. Takie zgłoszenie nie jest klasycznym przykładem Whistleblowingu, ponieważ nie gwarantuje anonimowości (skargę często wysyła się drogą mailową ze skrzynki pracowniczej), ale w tym przypadku skutecznie zorganizowane firmy kierują sprawę do niezależnego gremium, co jest podstawą systemu ochrony sygnalistów.

Schemat systemu ochrony sygnalistów podejmowania działań następczych

Z punktu widzenia teorii, Whistleblowing może wydawać się banalnie prosty. Jednakże schody zaczynają się przy wdrożeniu konkretnego schematu – od procesu zgłaszania, poprzez rozpatrzenie sprawy, a na wprowadzeniu nowych praktyk skończywszy. Jak więc krok po kroku postępować w sytuacji, gdy jeden z pracowników chciałby poinformować o naruszeniu prawa w miejscu pracy?

Podstawowy schemat ochrony sygnalistów i podejmowania działań następczych prezentuje się następująco:

• Zdefiniowanie problemu przez członka zespołu danej organizacji;
• Przygotowanie formalnego zgłoszenia (w tym często pomagają związki zawodowe lub wewnętrzne grupy robocze);
• Przesłanie zgłoszenia organowi odpowiedzialnemu;
• Przyjęcie zgłoszenia przez zarząd i/ lub dział prawny;
• Formalne potwierdzenie przyjęcia zgłoszenia;
• Ewidencja dokonywania zgłoszeń (np. transparentne raportowanie i publikacja raportów);
• Działania następcze (np. mediacje, rozmowy indywidualne ze stronami konfliktu etc.);
• Raport z podjętych działań następczych;
• Przekazanie informacji zwrotnych sygnaliście lub grupie sygnalistów;
• Wyciągnięcie wniosków i wdrożenie rozwiązań po podjętych działaniach następczych.

Z perspektywy pracowników taki schemat jest gwarantem ich bezpieczeństwa oraz przyszłości w danej firmie. Jednakże sam zarząd musi podjąć szereg decyzji, aby tego typu działania miały realną rację bytu. W największych i odnoszących największe sukcesy przedsiębiorstwach w tym celu powołuje się tzw. Compliance Officerów. Okazuje się, że absolutnie każdy biznes może sobie pozwolić na takie rozwiązania, przy tym optymalizując koszty i tworząc dla pracowników bezpieczną przystań.

Już teraz zapisz się na VIII Forum Compliance Officer, które odbędzie się 27-28 lutego 2023 roku i postaw na stabilne fundamenty swojego zespołu.

Autor: Bartłomiej Wojnowski, Redaktor, Bankier.pl