Zgromadzenia właścicielskie „w sieci”

W dobie epidemii COVID-19 nasze państwo i przedsiębiorcy przechodzą przyśpieszoną lekcję cyfryzacji. Część przyjmowanych przez polskiego ustawodawcę rozwiązań „rodzi się w bólach” lub budzi kontrowersje, ale są też takie zmiany, które rynek przyjmuje entuzjastycznie.

Joanna Czekajadwokat, Szef Działu Spółek i Transakcji Kancelaria Kopeć Zaborowski Adwokaci i Radcowie Prawni

Joanna Czekajadwokat, Szef Działu Spółek i Transakcji Kancelaria Kopeć Zaborowski Adwokaci i Radcowie Prawni

Do tej drugiej kategorii zmian należą z pewnością zmiany w Kodeksie spółek handlowych wprowadzone tzw. Tarczą antykryzysową I, a doprecyzowane w ramach tzw. Tarczy kryzysowej 2.0. Praktycy bowiem od lat postulowali o wprowadzenie do Kodeksu takich zmian, które umożliwiałyby wszystkim spółkom kapitałowym możliwość odbywania w sposób zdalny posiedzeń wszystkich organów (zarządów, rad nadzorczych i zgromadzeń właścicielskich). 

To czego przez ostatnie lata nie udało się przeforsować zespołom eksperckim powoływanym przez poszczególne Ministerstwa w celu zreformowania (lub wprowadzenia nowych) instytucji Kodeksu spółek handlowych, udało się pandemii. Zbiorowa kwarantanna, jakiej zostaliśmy poddani jako naród, ale też jako gospodarka, wymusiła na ustawodawcy umożliwienie pracy zdalnej również spółkom kapitałowym oraz jej organom.

Na szczególną uwagę obecnym czasie zasługują przy tym regulacje dotyczące odbywania zgromadzeń właścicielskich za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej. Epidemia przyszła do nas bowiem w II kwartale, czyli w okresie, który dla większości spółek w Polsce oznacza okres zamykania poprzedniego roku obrotowego oraz odbywania zwyczajnych zgromadzeń wspólników (spółki z o.o.) oraz zwyczajnych walnych zgromadzeń (spółki akcyjne).

Aby zapewnić jak najszerszy zasięg podmiotowy nowych regulacji ustawodawca przyjął – słuszne w mojej ocenie – założenie, że zgromadzenia właścicielskie zarówno w spółce z o.o., jak i w spółce akcyjnej mogą odbywać się przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej, o ile umowa lub statut spółki wprost nie wyklucza takiej możliwości. 

Należy przy tym zauważyć, że zarówno w spółkach akcyjnych oraz spółkach z o.o. do dnia wejścia w życie tzw. Tarczy antykryzysowej I wprawdzie było możliwe odbywanie zgromadzeń właścicielskich za pośrednictwem środków porozumiewania się na odległość (art. 234(1) oraz art. 406(5) Kodeksu, zmienione ustawą z dnia 31 marca 2020 r.), ale w tym celu konieczne było wprowadzenie do umowy spółki regulacji pozytywnej, dopuszczającej możliwość zgromadzeń wspólników „online”. 

Nowa regulacja odwraca ciężar i w tym zakresie – w odniesieniu do obu rodzajów spółek – wprowadza zasadę „co nie jest wprost zakazane w konstytucji spółki, to jest dozwolone”. 

Należy jednak pamiętać, że aby zgromadzenia mogły się obyć za pomocą środków komunikacji elektronicznej, w każdej spółce zamierzającej skorzystać z nowych zasad konieczne staje się przyjęcie regulaminu odbywania tego typu posiedzeń. Regulamin ten powinien zostać przyjęty przez radę nadzorczą a w przypadku jej braku (sytuacja ta może dotyczyć tylko spółek z o.o.) – przez wspólników. Możliwe w mojej ocenie jest przy tym wprowadzenie tego typu regulacji do istniejących w większości spółek regulaminów obrad zgromadzeń wspólników/walnych zgromadzeń, o ile zachowana w danej spółce jest tożsamość podmiotu przyjmującego taki regulamin (w praktyce rozwiązanie takie jest bardzo rzadko spotykane, bowiem o ile w ogóle przyjmowany jest regulamin walnego zgromadzenia/zgromadzenia wspólników, to przyjmuje go sam organ właścicielski).

Ustawodawca nie przesądził przy tym jakie kwestie powinny zostać uregulowane przez tego typu dokument, pozostawiając spółkom dość szerokie pole do interpretacji. Można zatem spodziewać się, że w praktyce ujrzymy zarówno wyjątkowo szczegółowe, jak i wyjątkowo „skąpe” regulaminy odbywania zgromadzeń „online”. W każdym przypadku należy natomiast zadbać o to, aby regulamin tego typu w nadmierny sposób nie ograniczał uczestnictwa właścicieli (wspólników/akcjonariuszy) w zgromadzeniu. Zgodnie bowiem z wprowadzonymi przepisami, uczestnictwo wspólników/akcjonariuszy w zgromadzeniu wspólników/walnym zgromadzeniu może podlegać jedynie wymogom i ograniczeniom, które są niezbędne do identyfikacji wspólników/akcjonariuszy i zapewnienia bezpieczeństwa komunikacji elektronicznej. Zasada ta stanowi przejaw implementacji przez polskiego ustawodawcę dyrektywy 2007/36/WE Parlamentu Europejskiego i Rady z 11.7.2007 r. w sprawie wykonywania niektórych praw akcjonariuszy spółek notowanych na rynku regulowanym.

Jednocześnie należy zastanowić się nad konsekwencjami odbycia zgromadzenia za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej bez przyjętego wcześniej regulaminu odbywania obrad w tym trybie.  Moim zdaniem, niestety, tego typu sytuacja może kwalifikować się do podstawy zaskarżenia uchwał podjętych podczas zgromadzenia ze względu na sprzeczność z bezwzględnie obowiązującymi przepisami prawa.

Przy tak ogólnych ramach przyjętych przez ustawodawcę należy się przy tym spodziewać, że prawdziwym wyzwaniem dla spółek, które do tej pory nie praktykowały odbywania zgromadzeń wspólników/walnych zgromadzeń za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej, będzie ustalenie szczegółów dotyczących samej organizacji przebiegu zgromadzeń za pomocą środków komunikacji elektronicznej, takich jak: organizacja głosowań tajnych, podpisywanie listy obecności na podstawie której przewodniczący zgromadzenia stwierdza zdolność zgromadzenia do podejmowania wiążących uchwał czy sporządzanie i podpisywanie protokołu z przebiegu zgromadzenia. Inspiracji można poszukiwać oczywiście w spółkach, które te rozwiązania już wdrożyły. Ale to materiał na osobne opracowanie.

Dlaczego warto wziąć udział w naszych konferencjach?

14

ORGANIZUJEMY SZKOLENIA I EVENTY JUŻ OD 14 LAT

Lata doświadczenia

Dział konferencji „Pulsu Biznesu” istnieje od 2004 r. Kilkanaście lat doświadczeń i silna marka „Pulsu Biznesu”, pod którą odbywają się wydarzenia, sprawiły, że jesteśmy dziś czołowym organizatorem konferencji biznesowych skierowanych do wyższej kadry zarządzającej.

800

OD 2004 ROKU ZORGANIZOWALIŚMY PONAD 800 KONFERENCJI I WARSZTATÓW

Profesjonalizm w każdym calu

W ciągu roku kalendarzowego organizujemy ponad 50 konferencji, kongresów, warsztatów i debat, podczas których do dyskusji zapraszamy najlepszych mówców, wybitnych ekspertów i praktyków z poszczególnych branż.

20000

MOŻEMY SIĘ POCHWALIĆ TYLOMA KLIENTAMI Z PONAD 1000 FIRM

Tysiące zadowolonych klientów

Naszą ambicją jest kreowanie przedsięwzięć związanych z istotnymi, bieżącymi wydarzeniami w gospodarce, przewidywanie trendów oraz umożliwianie wymiany doświadczeń i dzielenia się wiedzą. Od 2004 roku zaufało nam już blisko 20 tys. uczestników.