Komunikacja w firmie w trudnych czasach

Skuteczna komunikacja w firmie w standardowych warunkach staje się podstawowym elementem naszej codzienności i często przestajemy ją w ogóle zauważać. Jeszcze większe znaczenie zyskuje jednak w dobie wyzwań związanych z pandemią koronawirusa.

Designed by rawpixel.com / Freepik

Prowadzenie odpowiedzialnego biznesu to duże wyzwanie. Lista obowiązków nie kończy się jednak na zdobywaniu intratnych zleceń i skutecznym realizowaniu zapisów umów. Jednym z wielu aspektów niezbędnych do osiągnięcia pełni efektywności jest zadbanie o odpowiednią komunikację w firmie. Wewnętrzny PR jest nie tylko dodatkiem, ale właściwie rzecz biorąc obowiązkiem, wpływającym na wszystkie sektory działalności organizacji. Jego rola jest nie do przeceniania zwłaszcza podczas różnego typu kryzysów. Pandemia koronawirusa i związana z nią kwarantanna to wyjątkowe wyzwanie dla systemu komunikacji w firmie. Jego rola jest jednak w tym momencie szczególna: jest nie tylko podstawowym źródłem informacji, ale również narzędziem, umożliwiającym zachowanie międzypracowniczych więzi i bezcenną przestrzenią komunikacyjną. Jeżeli do tej pory zaniedbywaliśmy ten sektor, warto jak najszybciej zmienić podejście i stworzyć strategię odpowiedniej komunikacji wewnętrznej w firmie.

Rola komunikacji w firmie

Często dbając o wizerunek organizacji, skupiamy się wyłącznie na tym, jak jest odbierana przez podmioty zewnętrzne. Dbamy więc o odpowiedni PR, zależy nam na jak najbardziej profesjonalnym wizerunku, pozwalającym na nawiązywanie nowych kontaktów biznesowych, oraz budowaniu zaufania w oczach klientów. To w pełni naturalne podejście, które jest na stałe wpisane w politykę marketingową każdej marki. Jednocześnie często zapominamy przy tym o ludziach, których ciężka praca jest fundamentem odniesionego sukcesu, a więc o własnych pracownikach. Takie podejście może się szybko zemścić, zwłaszcza w sytuacji kryzysowej. Konsekwencje mają przy tym różnorodny charakter: od obniżonej efektywności i innowacyjności przez problemy z retencją pracowników i zdobywaniem nowych talentów po olbrzymie kryzysy wizerunkowe, wylewające się poza struktury podmiotu. Komunikacja wewnętrzna w firmie pozwala na uniknięcie tych scenariuszy i osiągnięcie wymiernych korzyści. W czasie kryzysu staje się natomiast kluczem do przetrwania na rynku.

Co daje dobra komunikacja w firmie?

Aby przekonać się do znaczenia komunikacji wewnętrznej w firmie nie tylko w czasach pandemii COViD-19, warto poznać listę korzyści, które daje każdemu biznesowi:

• Lepsza komunikacja: brzmi to jak oczywistość, ale kłopoty komunikacyjne to często podstawowy problem, który nie tylko utrudnia wykonywanie codziennych obowiązków, ale prowadzi również do kryzysów przekładających się zarówno na trudność w pozyskiwaniu nowych pracowników, jak i retencję, czyli zdolność do utrzymywania już zdobytych talentów. W konsekwencji płacimy za to na wielu polach: z jednej strony tracimy efektywność, ponieważ rosnąca frustracja przekłada się na zdecydowanie mniejszą wydajność pracy. Poza tym w takich warunkach trudno również o kreatywność, na czym cierpi innowacyjność całego przedsiębiorstwa. W konsekwencji niezadbanie o komunikację wewnętrzną w firmie może doprowadzić nawet do paraliżu jej działań.

• Większe przywiązanie: praca w firmie to nie tylko formalne więzy i otrzymywana regularnie pensja. Dobrą organizację można poznać po tym, że jej pracownicy chętnie się z nią identyfikują i odczuwają z tego tytułu dumę. Wpływa to oczywiście w wymierny i bezpośredni sposób na ich pracę i oddanie. Dzięki temu zyskują obie strony, a komunikacja w firmie na odpowiednim poziomie ułatwi osiągnięcie satysfakcjonujących rezultatów w tym zakresie.

• Poczucie wspólnoty: pomiędzy pracownikami i ich przełożonymi powinna wytworzyć się zwyczajna ludzka więź (ta nie powinna jednak uniemożliwiać skutecznej realizacji obowiązków służbowych). System komunikacji wewnętrznej w firmie musi postawić sobie nawiązanie i utrzymanie relacji jako jeden z podstawowych celów. O tym, jak ważnym jest czynnikiem, szczególnie przekonujemy się w trakcie pandemii, kiedy codzienne spotkania w biurze zastąpiła praca zdalna.

• Wyższa efektywność: opracowanie spójnej strategii komunikacji w firmie pomaga przede wszystkim formułować zadania i stawiane przed pracownikami cele w jak najbardziej jasny i zrozumiały sposób. To znajduje bezpośrednie przełożenie na skuteczność wykonywanych obowiązków.

• Większa aktywność: dobra komunikacja wewnętrzna w firmie nie opiera się wcale na komunikatach wysyłanych od pracodawcy do pracownika. Powinna angażować w równym stopniu również jego, pozwalając mu na prezentowanie swoich spostrzeżeń, inicjatyw czy uwag. To właśnie to sprawia, że czujemy się docenieni i zyskujemy przekonanie, że nasze zdanie jest po prostu ważne.

Badania przekonują

Jakie wyzwania stoją przed systemem komunikacji wewnętrznej w firmie i co najbardziej przeszkadza w rozwoju? Czynniki są bardzo zróżnicowane, a zyskują jeszcze większe znaczenie w dobie pandemii COViD-19. Ciekawych danych dostarcza raport „State of Internat Communications” opracowany przez Simpplr. Wynika z niego, że dla 60% respondentów największym wyzwaniem jest zaangażowanie pracowników w podejmowane działania, w połowie przypadków wprowadzeniu skutecznego systemu komunikacji w firmie nie sprzyja aspekt technologiczny, a w 40% brak zainteresowania kadr zarządzających. Jednocześnie sporo oczekujemy po komunikacji w firmie: tylko 33% badanych uważa, że w ich organizacji plasuje się ona powyżej przeciętnej, a 19% sądzi, że znacząco odstaje od średniej. Warto popracować nad tym aspektem, szczególnie w kryzysowym momencie, i dać własnym pracownikom okazję do zadowolenia.

Ważna jest strategia komunikacji w firmie

Tworzenie komunikacji wewnętrznej w firmie to wyjątkowo trudne zadanie, które wymaga wieloaspektowego działania. Jak we wszystkich podejmowanych w biznesie inicjatywach również w tym przypadku decydujące okaże się to, czy mamy na to zagadnienie konkretny plan, czy podejmujemy wyłącznie doraźne kroki. W tym pierwszym przypadku – o ile zastosujemy odpowiednie narzędzia i obierzemy dobrą strategię – z pewnością uda nam się uzyskać oczekiwane rezultaty. W drugim będzie o to zdecydowanie trudniej, zwłaszcza jeżeli starania w tym aspekcie podjęliśmy dopiero w związku z wprowadzeniem kwarantanny. W każdym przypadku dobrze jednak wsłuchać się w głos ekspertów i praktyków: pomoże to we wdrożeniu odpowiednich rozwiązań i zwiększeniu potencjału firmy. Znakomitą okazją do zdobycia nowych doświadczeń będzie webcast "Komunikacja w kryzysie".

Komunikacja wewnętrzna w firmie w czasach pandemii

Wyjątkowe czasy wymagają wyjątkowych rozwiązań. Dotyczy to jednak nie tylko perspektyw biznesowych, ale również komunikacji w firmie. W tym szczególnym momencie często jest to podstawowe medium gwarantujące zachowanie ciągłości prac i utrzymanie odpowiedniej motywacji pracowników. Bez odpowiedniej wizji będzie jednak bardzo trudno o skuteczne działania w tym zakresie. Aby osiągnąć oczekiwany efekt, przede wszystkim warto korzystać z nowoczesnych narzędzi, pozwalających na formułowanie ciekawych i multimedialnych komunikatów. Poza tym: umożliwiają one również angażowanie zespołów i zachowanie biurowego życia pomimo braku możliwości odwiedzania siedziby firmy. Osoby odpowiadające za komunikację wewnętrzną powinny wypracować nowy model porozumiewania się na szczeblu organizacyjnym oraz wewnątrz zespołów. Nie mogą jednak zapominać przy tym o klientach i kontrahentach: zadbanie o to, aby oni także posiadali dostęp do najnowszych informacji z życia organizacji to szansa na zachowanie dobrych relacji w tych trudnych czasach. 

Autor: Paweł Łaniewski

Dlaczego warto wziąć udział w naszych konferencjach?

14

ORGANIZUJEMY SZKOLENIA I EVENTY JUŻ OD 14 LAT

Lata doświadczenia

Dział konferencji „Pulsu Biznesu” istnieje od 2004 r. Kilkanaście lat doświadczeń i silna marka „Pulsu Biznesu”, pod którą odbywają się wydarzenia, sprawiły, że jesteśmy dziś czołowym organizatorem konferencji biznesowych skierowanych do wyższej kadry zarządzającej.

800

OD 2004 ROKU ZORGANIZOWALIŚMY PONAD 800 KONFERENCJI I WARSZTATÓW

Profesjonalizm w każdym calu

W ciągu roku kalendarzowego organizujemy ponad 50 konferencji, kongresów, warsztatów i debat, podczas których do dyskusji zapraszamy najlepszych mówców, wybitnych ekspertów i praktyków z poszczególnych branż.

20000

MOŻEMY SIĘ POCHWALIĆ TYLOMA KLIENTAMI Z PONAD 1000 FIRM

Tysiące zadowolonych klientów

Naszą ambicją jest kreowanie przedsięwzięć związanych z istotnymi, bieżącymi wydarzeniami w gospodarce, przewidywanie trendów oraz umożliwianie wymiany doświadczeń i dzielenia się wiedzą. Od 2004 roku zaufało nam już blisko 20 tys. uczestników.