Co wpływa na skuteczną komunikację menedżerską w biznesie?

Komunikacja menedżerska ma fundamentalny wpływ na kulturę korporacyjną organizacji. Zaniedbania w tym obszarze prowadzą do błędnych decyzji, podziałów w zespołach oraz zmniejszenia zaufania i zaangażowania pracowników. Prowadzenie skutecznej komunikacji wymaga zarówno dostosowania się do odbiorców, jak i do zmieniających się warunków pracy.

Postęp technologiczny oraz nieprzewidziane zdarzenia, jak pandemia koronawirusa sprawiają, że prowadzenie skutecznej komunikacji w firmie podlega ciągłym zmianom. Według raportu „Komunikacja firmowa w trakcie pandemii” przygotowanego przez Great Digital i Bee Different, a tym czasie aż 68% ankietowanych pracowników brało udział w spotkaniach online z szefem, 62% czuło się poinformowanych o stabilności ich stanowiska pracy, a zaledwie jedna trzecia badanych czuła się poinformowana odnośnie planów firmy po zakończeniu pandemii.

Poznaj odpowiedzi na bieżące wyzwania w komunikacji menedżerskiej >>

Transparentnej i szczerej komunikacji oczekiwało 90% pracowników, ale tylko 20% badanych potwierdziło, że spełniała ona te warunki. Wymiana informacji pomiędzy pracownikami wszystkich szczebli, realizacja zadań i przekazywanie obowiązków przeniosło się do sieci. Zgodnie z przytoczonym wyżej raportem w komunikacji firmowej najczęściej wykorzystywane były maile (98%), narzędzia tele i wideokonferencji (91%) i firmowy intranet (60%). Zmiany te stawiają zarówno przed pracownikami, jak i kadrą zarządzającą nowe wyzwania, jednak wiele zasad skutecznej komunikacji menedżerskiej pozostaje taka sama.

Komunikacja menedżerska ma fundamentalny wpływ na kulturę korporacyjną organizacji.
Komunikacja menedżerska ma fundamentalny wpływ na kulturę korporacyjną organizacji.
canva.com

Czym jest komunikacja w organizacji?

Komunikacja sama w sobie jest bardzo pojemnym pojęciem, które może być rozpatrywane na wielu płaszczyznach. Na zagadnienie to składa się m.in. sposób, w jaki mówimy, gestykulacja, pozycja ciała, kontakt wzrokowy czy relacje z rozmówcą. Istotną rolę odgrywa także kanał porozumiewania się, który w ostatnich miesiącach przeszedł błyskawiczną transformację ze spotkań twarzą w twarz na kontakty zdalne. Komunikacja biznesowa, związana z zarządzaniem zespołem, prowadzona w odpowiedni sposób, służyć ma realizacji określonych celów.

Odpowiednio przygotowane i przekazanie informacje mogą pomóc np. w zaprezentowaniu strategii firmy, zdefiniowaniu wyzwań krótko i długoterminowych oraz określeniu roli poszczególnych zespołów, co pozwala pracownikom lepiej zrozumieć swoją funkcję w strukturze organizacji. Komunikacja menadżerska dostarczyć ma również bieżących informacji związanych z kluczowymi zmianami i decyzjami w firmie. Właściwe porozumiewanie się ma pozytywny wpływ na satysfakcję i zaangażowanie zespołu, co zwiększa jego motywację do podjęcia konkretnych działań. W tym obszarze menadżer musi wykazać się ponadprzeciętną umiejętnością słuchania, obserwacji i zrozumienia potrzeb podległych my pracowników.

Jak prowadzić skuteczną komunikację menedżerską?

Trzeba pamiętać, że komunikacja menedżera jest wielokierunkowa i nie odbywa się ona wyłącznie na poziomie porozumiewania się z zarządzanym zespołem. Menedżer często osadzony jest w centralnej części sieci powiązań, gdzie informacje przekazywane są także do zarządzających innych szczebli, specjalistów, kierowników czy bezpośrednio do członków zarządu lub właścicieli biznesu. Mając na uwadze różny typ odbiorcy, a także odmienne kanały komunikacji, efektywnie porozumiewanie się wymaga szczególnych umiejętności. Jak zatem powinna wyglądać skuteczna komunikacja menedżerska? Oto kilka wartych uwagi sposobów:

  • Poznaj swoich odbiorców i posługuj się odpowiednim językiem. Kluczem do zrozumiałej i skutecznej komunikacji jest znajomość potrzeb, oczekiwań i aktualnej sytuacji odbiorcy komunikatu. Są informacje, które przekazać można większej grupie współpracowników. Inne wymagają daleko idącej dyskrecji. Przykładowo publiczna nagana może w dłuższej perspektywie przynieść skutek odwrotny do zamierzonego. Istotna jest też forma samego komunikatu - powinien być on dopasowany do jego odbiorcy. Używanie wyszukanego języka i skomplikowanych pojęć mało na kim robi wrażenie, co w rezultacie może bardziej zaszkodzić niż pomóc. Jeśli chcesz przekazać więcej szczegółowych informacji, a reakcja odbiorcy na otrzymany komunikat wymaga namysłu, to lepiej skorzystaj z formy pisemnej.
  • Wciągaj słuchaczy w rozmowę. Nie dopuszczaj do sytuacji, w której czujesz, że prowadzisz monolog lub – co gorsza – popadasz w samozachwyt. Zachęcaj swoich odbiorców do zadawania pytań i dzielenia się swoimi sugestiami. Pozwalaj słuchaczom wyrażać swoje emocje, a także wykaż się gotowością odpowiedzi na potencjalne pytania w przyszłości. Odbiorca powinien wiedzieć, że może na Ciebie liczyć.
  • Skup się na pozytywach. Negatywne nastawienie załogi jest często efektem negatywnego nastawienia kapitana. Określanie stawianych przed zespołem wyzwań, jako mało realnych, może wpływać na poczucie bezsensu wykonywanej pracy oraz prowadzić do demotywacji współpracowników.
  • Szanuj czas swoich odbiorców. Dlatego skup się na istocie komunikatu i nie zadawaj niepotrzebnych pytań. Informacje przekazuj wyłącznie do pracowników, których dana kwestia dotyczy.
  • Zwracaj uwagę na zachowania i reakcje swoich rozmówców. Komunikacja niewerbalna dotyczy zarówno nadawcy, jak i odbiorcy. Możliwe, że nikt nie ma odwagi, aby nie zgodzić się z Twoim zdaniem, ale możesz próbować odczytać nastawienie, skupiając się na gestach i mimice swojego rozmówcy.
  • Zadbaj, aby odbiorca był partnerem w rozmowie. Wygłaszanie przemówień, a nie równy dialog, to cecha przywódców autorytarnych. Jednostronna komunikacja nie tylko obniża morale zespołu, ale osłabia też jego zaangażowanie. Takie działanie nie pozwala też spojrzeć na omawiane zagadnienie z inne perspektywy, a to może być źródłem inspiracji do dalszych, bardziej produktywnych działań. To samo dotyczy umiejętności słuchania. Zaniedbania w tym zakresie prowadzą do gorszego zrozumienia potrzeb i intencji rozmówcy, co zwiększa dystans i może być źródłem niechcianych konsekwencji w przyszłości.

Nieskutecznie prowadzona komunikacja, choć w krótkiej perspektywie może być marginalizowana, w dłuższym okresie może przerodzić się w poważne problemy. Zaniedbania w tym obszarze prowadzą do spadku zaangażowania i efektywności pojedynczych pracowników, jak i całych departamentów.

Nierówny dostęp do informacji, które następnie przekazywane są pocztą pantoflową, mnoży niepotrzebne podziały. W efekcie dochodzi do spadku zaufania. Negatywne opinie na temat firmy mogą z kolei wpłynąć na sposób postrzegania jej przez potencjalnych pracowników, jak i partnerów w biznesie.

Jak podtrzymywać zaangażowanie zespołu?

Znajomość zasad skutecznej komunikacji menedżerskiej nie jest gwarancją sukcesu. Chociaż wiesz, jak postąpić w danej sytuacji, to możesz ulegać sile nawyków, która potrafi zniszczyć nawet najlepsze relacje z zespołem. Najlepszym sposobem na efektywną komunikację menedżerską są regularne spotkania z pracownikami, które zapewnią im dostęp do najważniejszych i najbardziej aktualnych informacji dotyczących firmy oraz pozwolą ustalić harmonogram dalszych działań. Konieczne jest przekazywanie wiadomości istotnych i adresować je do konkretnych odbiorców.

Spotkania muszą być przygotowane w sposób profesjonalny. Uczestnicy powinny wiedzieć, ile czasu będzie trwała dyskusja oraz jaka jest agenda i formuła spotkania. Menedżer przekazujący bieżące informacje powinien być gotowy na potencjalne pytania związane z prezentowanym zagadnieniem.

Musi być również gotowy na konstruktywną krytykę, a także potrafić chwalić pracowników za ponadprzeciętny wkład w osiągane przez zespół wyniki. Wszystko to przełoży się na większą motywację współpracowników i pozwoli na niezakłóconą realizację celów. Nawet w obliczu całkowitej pracy zdalnej.

Autor: Bartłomiej Borucki, Redaktor, Bankier.pl

Poznaj program konferencji online “Komunikacja menedżerska”, 24 listopada 2021 >>

Dlaczego warto wziąć udział w naszych konferencjach?

14

ORGANIZUJEMY SZKOLENIA I EVENTY JUŻ OD 14 LAT

Lata doświadczenia

Dział konferencji „Pulsu Biznesu” istnieje od 2004 r. Kilkanaście lat doświadczeń i silna marka „Pulsu Biznesu”, pod którą odbywają się wydarzenia, sprawiły, że jesteśmy dziś czołowym organizatorem konferencji biznesowych skierowanych do wyższej kadry zarządzającej.

800

OD 2004 ROKU ZORGANIZOWALIŚMY PONAD 800 KONFERENCJI I WARSZTATÓW

Profesjonalizm w każdym calu

W ciągu roku kalendarzowego organizujemy ponad 50 konferencji, kongresów, warsztatów i debat, podczas których do dyskusji zapraszamy najlepszych mówców, wybitnych ekspertów i praktyków z poszczególnych branż.

20000

MOŻEMY SIĘ POCHWALIĆ TYLOMA KLIENTAMI Z PONAD 1000 FIRM

Tysiące zadowolonych klientów

Naszą ambicją jest kreowanie przedsięwzięć związanych z istotnymi, bieżącymi wydarzeniami w gospodarce, przewidywanie trendów oraz umożliwianie wymiany doświadczeń i dzielenia się wiedzą. Od 2004 roku zaufało nam już blisko 20 tys. uczestników.