Czym jest robotyzacja procesów biznesowych? Jaką rolę w firmie spełnia RPA?
Pandemia koronawirusa, ograniczenia w przemieszaniu się, a co za tym idzie konieczność pracy zdalnej, przyspieszyły marsz przedsiębiorstw w kierunku cyfrowej transformacji. Dobrze zaplanowane wykorzystanie narzędzi informatycznych to m.in. szansa na szybszą realizację celów strategicznych i optymalizację kosztów działalności. Sprawdzamy zatem, czym jest robotyzacja procesów biznesowych i czy powinna budzić obawy pracowników?
Rola robotyzacji i automatyzacji procesów w firmach nieustannie wzrasta. Jej niebagatelną rolę w dostosowywaniu się przedsiębiorstw do dynamicznych warunków rynkowych uwypukliła pandemia koronawirusa. Zawirowania gospodarcze i reorganizacja rynku pracy sprawiły, że dla wielu organizacji wdrożenie RPA (Robotic Process Automation) stało się priorytetem i niezbędnym elementem ich cyfrowej transformacji. Wzmożone zainteresowanie robotyzacją procesów biznesowych potwierdzają liczby. Według danych Precedence Research wielkość globalnego rynku RPA została wyceniona w 2021 roku na 2,65 mld dolarów amerykańskich.
Zgodnie z przedstawionymi prognozami na koniec 2022 roku rynek ten ma być wyceniony na 3,4 mld dolarów. Za trzy lata suma ta ma osiągnąć poziom 6,9 mld dolarów, a w 2030 roku wycena rynku robotyzacji i automatyzacji procesów ma być dziewięciokrotnie większa niż w 2021 roku. Najbardziej dominującym regionem na rynku RPA jest Ameryka Północna. Natomiast największym potencjałem cechuje się region Azji i Pacyfiku. Z globalnego raportu „Inteligentna Automatyzacja 2020” przygotowanego przez firmę doradczą Deloitte wynika, że 78% respondentów wdrożyło już RPA, a kolejnych 16% planuje zrobić to w ciągu trzech kolejnych lat. Skalę zainteresowania zagadnieniem robotyzacji obrazuje raport „The robots are coming” przygotowany przez Deloitte w 2015 roku, w którym tylko 13% organizacji zakładało zwiększenie inwestycji w RPA w nadchodzących miesiącach.
Czym jest robotyzacja procesów biznesowych?
Automatyzacja procesów biznesowych polega na zastąpieniu powtarzalnej pracy ludzkiej przez oprogramowanie (roboty softwarowe) wykonujące te same czynności bez udziału człowieka. Do zadań tego typu zaliczyć można m.in. wypełnianie formularzy, przenoszenie plików, sprawdzanie zgodności danych, wystawianie faktur, rozliczanie delegacji czy wysyłanie powiadomień. Dzięki automatyzacji monotonnych zadań pracownicy mogą poświęcić się bardziej kreatywnym i skomplikowanym czynnościom, wykorzystując swoje przewagi nad robotami. Możemy zaliczyć do nich np. inteligencję emocjonalną, osąd czy budowę emocjonalnej relacji z klientem.
Roboty softwarowe pozwalają na efektywną wymianę informacji i danych pomiędzy różnymi systemami i aplikacjami, takimi jak arkusze kalkulacyjne, bazy danych, dokumenty, CMS, CRM, poczta elektroniczna czy aplikacje internetowe. Rozwiązania RPA nie pociągają za sobą konieczności modyfikacji interfejsów dotychczasowych systemów. Robotyzacja procesów biznesowych coraz częściej wykorzystuje sztuczną inteligencję, uczenie maszynowe, a także możliwości chmury obliczeniowej. Wdrożenie rozwiązań tej klasy pozwala m.in. na skuteczniejszą realizację celów biznesowych w warunkach ograniczonego dostępu do wykwalifikowanych pracowników.
Dlaczego robotyzacja procesów biznesowych to konieczność?
Z jednej strony wiele procesów biznesowych opiera się na powtarzalnych, wieloseryjnych czynnościach, które bez przeszkód można „przerzucić na barki” robotów softwarowych. Z drugiej strony w trakcie realizacji celów biznesowych pojawia się mnóstwo sytuacji niestandardowych, które wymagają zaangażowania i umiejętności człowieka. Niska stopa bezrobocia, brak na rynku osób o odpowiednich kompetencjach czy niewystarczające budżety na zwiększenie zespołów, mogą być dla firm poważną przeszkodą na drodze do zwiększenia skali działalności przy zachowaniu konkurencyjnych standardów obsługi klientów. Dzięki robotyzacji i automatyzacji procesów biznesowych organizacje mogą wchodzić w relacje z większą liczbą odbiorców, zachowując takie same standardy obsługi, bez konieczności zwiększenia zatrudnienia. Rozwiązania RPA mogą też zmniejszać presję na dział IT, który w celu optymalizacji procesów musi obsługiwać długą listę zgłoszeń.
Jakie są korzyści z robotyzacji procesów biznesowych?
Wdrożenie rozwiązań RPA w firmie pociąga za sobą szereg korzyści. Jedną z najbardziej oczywistych, zakładając, że proces automatyzacji został wdrożony we właściwy sposób, jest oszczędność czasu i pieniędzy. Do bardziej szczegółowych zalet robotyzacji procesów biznesowych zaliczyć można:
- pogłębienie integracji i ograniczenie ryzyka nieporozumień pomiędzy działami,
- dokładniejsze wprowadzanie danych - boty nie męczą się i nie rozpraszają,
- mniejszą rotację pracowników i ustabilizowanie pracy działu - roboty nie zwolnią się z pracy, ani nie przejdą na emeryturę,
- brak konieczności stosowania wyszukanego oprogramowania i głębokiej integracji systemów - narzędzia RPA działają z aplikacjami i oprogramowaniem różnego typu,
- możliwość realizacji dużej liczby zadań w tym samym momencie,
- monitoring pracy robotów zwiększa kontrolę nad jakością realizowanych procesów,
- brak przestojów - możliwość realizacji zadań bez względu na porę dnia i nocy,
- zapewnienie lepszych doświadczeń klienta - zbyt długi czas reakcji może doprowadzić do utraty klienta,
- łatwość w skalowaniu biznesu w zależności od warunków rynkowych,
- przeprogramowanie robotów softwarowych jest mniej czasochłonne niż szkolenie pracowników,
- zmniejszenie obciążenia działu IT.
Automatyzacja i robotyzacja procesów biznesowych skłania do refleksji nad losem „prawdziwych” pracowników. Co do zasady rozwiązania RPA nie mają służyć likwidacji miejsc pracy, ale jej usprawnieniu i ułatwieniu. Przejęcie przez roboty powtarzalnych i monotonnych czynności pozwala pracownikom skupić się na zadaniach bardziej skomplikowanych i twórczych, których nie może wykonać maszyna. Wykorzystanie robotów softwarowych warto zatem rozpatrywać w kategoriach użytecznych narzędzi, dzięki którym można wykonać zadania szybciej z ograniczeniem ryzyka kosztownych błędów. Współpraca człowieka z robotem może być katalizatorem działań innowacyjnych, ulepszających dotychczasowe procesy biznesowe.
Czy polskie firmy wdrażają robotyzację procesów biznesowych?
Tak. Robotyzacja i automatyzacja jest także priorytetem Polskich firm, które we wdrożeniu inteligentnych technologii widzą szansę na budowę przewagi konkurencyjnej i zwiększenie elastyczności w warunkach dynamicznie zmieniającego się rynku. Do grona firm korzystających z rozwiązań RPA w Polsce zaliczyć można m.in. UniCredit, Wartę, Maspex, Newag, Volkswagen Group, Carrefour, OLX czy Play. Wato od razu zaznaczyć, że robotyzacja i automatyzacja nie jest tylko domeną dużych organizacji. Z rozwiązań RPA korzystają również mniejsze i średnie firmy, dla których koszt zakupu i wdrożenia technologii jest niższy. Odpowiednio zaplanowana optymalizacja procesów biznesowych, przekładająca się na lepszą efektywność, zmniejszenie liczby błędów i poprawę doświadczeń klientów, co daje szansę na szybki zwrot inwestycji.
Podsumowanie
Robotyzacja i automatyzacja procesów biznesowych to dzisiaj jeden z podstawowych warunków pozwalających dostosować się firmom do zmieniających się oczekiwań klientów, partnerów biznesowych i pracowników. Choć „zatrudnienie” robotów softwarowych pociąga za sobą odczuwalne koszty, to dobrze zaplanowane wdrożenie, obejmujące także szkolenia pracowników, może przynieść szybki zwrot z przeprowadzonej inwestycji. Trzeba pamiętać, że automatyzacja jest procesem ciągłym, wymagającym nieustannej obserwacji i doskonalenia poszczególnych elementów. Efektywnie działający system wymaga współpracy robotów i ludzi oraz wykorzystywania ich unikalnych umiejętności w konkretnych obszarach. W przeciwnym wypadku automatyzacja i robotyzacja procesów nie przyniesie planowanych korzyści.
Autor: Bartłomiej Borucki, Redaktor, Bankier.pl
Sprawdź program konferencji online “Dyrektor Administracyjny 2022” >>
