Jak chatboty, sztuczna inteligencja i nowe technologie zmieniają działy HR?
Pandemia koronawirusa przyspieszyła wdrażanie nowoczesnych technologii w działach HR. Powtarzalne, ręczne i często monotonne procesy przejmowane są m.in. przez chatboty, voiceboty i szereg rozwiązań opartych o sztuczną inteligencję. Najbliższe lata upływać będą pod znakiem dalszej cyfryzacji procesów HR, a to, co jeszcze niedawno wydawało się zbyt nowoczesne staje się rzeczywistością.
Ograniczenia i trudności w przewidywaniu nawet najbliższej przyszłości zwiększyły zapotrzebowanie firm na nowoczesne rozwiązania technologiczne działające w oparciu o sztuczną inteligencję. Wdrożenie innowacyjnych produktów i usług dotyczy także działów HR. Poniesione w tym obszarze koszty służyć mają m.in. pozyskiwaniu najlepszych talentów, zwiększeniu lojalności i zaangażowania dotychczasowych pracowników oraz budowie trwałej przewagi konkurencyjnej opartej o kapitał ludzki. Część firm traktuje pandemię jako katalizator zmian, który w dłuższej perspektywie wyniesie ich działalność na wyższy poziom. Dla innych wdrożenie nowoczesnych technologii traktowane jest w kategoriach walką o przetrwanie.
Zgodnie z wynikami badania „Inwestycje HR - co wdrażają i co planują firmy w Polsce” przeprowadzonego we wrześniu 2021 roku przez Pracuj Ventures i Pracuj. pl, specjalistyczne oprogramowanie w działach HR najczęściej wspiera dział kadr i płac - 71% wskazań. Na kolejnych miejscach uplasowała się rekrutacja pracowników (57%), firmowy intranet (44%), bieżąca komunikacja między pracownikami (40%) oraz badania opinii pracowników i/lub kandydatów (29%). Na ostatnich miejscach znalazł się onboarding (12%) i analityka HR (10%). Z kolei 6% badanych firm zadeklarowało, że nie posiada żadnego oprogramowania wspierającego procesy HR. Praca zdalna, zmiana oczekiwań dotychczasowych pracowników oraz kandydatów spowodują, że w najbliższych latach zwiększą się nakłady na skuteczną analizę zgromadzonych danych. Pozwoli to nie tylko lepiej dostosować się bieżącej sytuacji, ale także trafniej przewidywać przyszłe trendy. Zobaczmy zatem, jakie rozwiązania mogą wspomóc funkcjonowanie działów HR w „nowej rzeczywistości”.
Wielokanałowa rekrutacja online
Obecność w sieci to konieczność dla zdecydowanej większości firm. Jednak w celu skutecznego dotarcia do odpowiednich kandydatów nie wystarczy już jedno ogłoszenie zamieszczone w serwisie rekrutacyjnym. Działania powinny być prowadzone wielokanałowo z wykorzystaniem potencjału mediów społecznościowych, jak LinkedIn, Facebook czy Twitter. W określonych sytuacjach, dotyczących np. rekrutacji osoby o bardzo wąskiej i rozchwytywanej specjalizacji warto pomyśleć o zwiększeniu skuteczności działań za pomocą kampanii płatnych skierowanych do konkretnych grup docelowych. Część firm nie korzysta z tego typu rozwiązań traktując je w kategoriach niepotrzebnych obciążeń i zbędnego angażowania zasobów.
Warto jednak odpowiedzieć sobie na pytanie, jakie są koszty zatrudnienia niewłaściwego pracownika, wykluczając już sam czas poświęcony na przeprowadzenie i zamknięcie procesu. W dłuższej perspektywie źle dobrany pracownik to spadek wydajności, zmniejszenie generowanych przychodów czy osłabienie relacji z wieloletnimi klientami firmy. To także zwiększenie rotacji na stanowisku, co w oczach potencjalnych kandydatów jest traktowane jako sygnał ostrzegawczy. Zatrudnienie niewłaściwego pracownika może także negatywnie wpływać na pracę całego zespołu, którego członkowie muszą np. znaleźć dodatkowy czas na przygotowanie nowej osoby do samodzielnej realizacji zadań. Źle przeprowadzone rekrutacje obciążają również osoby odpowiedzialne za ostateczny wybór kandydata, dlatego ważne jest, aby dział HR dysponował narzędziami wspierającymi pozyskiwanie talentów.
Wideorozmowa, chatbot i HR voicebot
Przed 2020 rokiem praca zdalna w Polsce traktowana była jako egzotyka zarezerwowana dla tylko wybranych grup zawodowych. Pandemiczna rzeczywistość diametralnie zmieniła postrzeganie rozwiązania tego typu. Dotychczasowe doświadczenia pracodawców wskazują, że praca zdalna na szerszą skalę jest możliwa i nie musi wiązać się ze spadkiem wydajności oraz koniecznością wnikliwego monitorowania pracowników. Aktualnie możliwość pracy poza siedzibą firmy traktowana jest często jako czynnik korzyści zwiększający atrakcyjność oferty zatrudnienia. Sam proces rekrutacji również powinien odbywać się zdalnie. Dzięki temu znikają ograniczenia geograficzne i nie ma przeszkód w zatrudnieniu osoby z innego miasta, a nawet z innego kraju. To również oszczędność pieniędzy, czasu, a w obliczu pandemicznych obostrzeń to także możliwość zachowania dystansu społecznego.
Wideorozmowę bez przeszkód prowadzić można za pomocą komercyjnych platform, jak Skype, Hangouts czy Zoom. Etap poprzedzający spotkanie kandydata ze specjalistami HR można jednak poprzedzić komunikacją wstępną z wykorzystaniem chatbota lub voicebota. Dzięki wykorzystaniu sztucznej inteligencji i technologii przetwarzania języka naturalnego maszyny te są w stanie m.in. zadać kandydatom pytania, dotyczące istotnych kwestii związanych z danym stanowiskiem, tj. znajomość języków obcych, dyspozycyjność, gotowość do wyjazdów służbowych, wykształcenie czy oczekiwana wysokość wynagrodzenia. Chatboty porozumiewają się za pomocą aplikacji i stron internetowych. Wirtualni asystenci są w stanie odciążyć rekruterów, którzy mogą mocniej zaangażować się w spotkania z kandydatami spełniającymi określone przez firmę oczekiwania wstępne. Chatboty rekrutacyjne wykorzystuje m.in. ING Bank Śląski, Santander, DPD czy PKO Bank Polski.
Udostępnienie chatbota sprawnie odpowiadającego na pytania, który w naturalny sposób przeprowadza kandydata przez kolejne etapy rekrutacji, pozytywnie wpływa wizerunek firmy, jako organizacji innowacyjnej, która rozumie potrzeby zmieniającego się świata. Narzędzie to może być wykorzystywane również w innych obszarach, wspomagając np. obsługę posprzedażową, onboarding nowych pracowników czy rozwiązywanie problemów wewnątrz organizacji. Szczególną zaletą tego rozwiązania jest dostępność, która nie jest ograniczona godzinami pracy biura. Daje to możliwość zgłaszania problemów czy sugestii o dowolnej porze dnia i nocy, co pozwala na skuteczniejsze gromadzenie wartościowych dla firmy informacji.
Z kolei HR voicebot, którego w uproszczeniu możemy nazwać głosowym chatbotem, może odpowiadać na wszystkie zgłoszenia kandydatów, co pozytywnie przekłada się na candidate experience. Osoby poszukujące pracy doceniają bowiem szybką reakcję ze strony potencjalnego pracodawcy. Zaletą asystenta głosowego, z punktu widzenia zaangażowania zasobów ludzkich, jest możliwość prowadzenia nawet kilkuset rozmów telefonicznych w tym samym czasie. Voicebot jest dobrym rozwiązaniem dla firm działających m.in. w obszarze rekrutacji, e-commerce, finansowym, windykacji czy marketingu. Rozwiązanie to sprawdzi się również w administracji publicznej.
Jak pozyskać i utrzymać dobrego specjalistę IT w firmie? Sprawdź >>
System ATS - elektroniczne wsparcie działu HR
ATS (ang. Applicant Tracking System) jest elektronicznym systemem wsparcia rekrutacji pozwalającym uporządkować proces pozyskiwania pracowników, a także na wygodne i szybkie zarządzanie bazą kandydatów. Na rynku dostępne są rozwiązania oferowane przez różnych dostawców, które mogą różnić się sposobem wdrożenia czy paletą dostępnych funkcjonalności. Zaletą asystenta rekrutacji, jest pozyskiwanie danych kandydatów, które mogą być przekazywane na jednolitych formularzach, co daje rekruterom możliwość szybkiego sortowania życiorysów według jasno określonych kryteriów. Zgromadzone w bazie profile kandydatów mogą być uzupełnianie o dodatkowe dokumenty i notatki, które mogą być pomocne dla pozostałych osób zaangażowanych w proces rekrutacji.
Co ważne, zastosowanie jednolitej bazy niweluje konieczność poszukiwania nadesłanych CV w skrzynkach mailowych oraz ogranicza ryzyko związane z niewłaściwym przetwarzaniem danych kandydatów. System ATS pozwala również wygodne pozyskiwanie odpowiednich zgód. Gromadzenie i przetwarzanie informacji dotyczących pełnego procesu rekrutacji pozwala również na generowanie raportów pozwalających ocenić m.in. jakość źródeł aplikacji, liczbę kandydatów na wybranych etapach, czas pomiędzy kolejnymi spotkaniami czy efektywności poszczególnych rekruterów. Systemy ATS pozwalają także komunikować się z kandydatami z poziomu aplikacji, bez konieczności wysyłania wiadomości e-mail oraz w projektować formularze rekrutacyjne i błyskawicznie publikować je w serwisach ogłoszeniowych zintegrowanych z asystentem. W zależności od dostawcy system ATS może być rozbudowany o funkcjonalności specyficzne dla konkretnej firmy czy branży.
Przyspieszony marsz ku cyfryzacji
Pandemia koronawirusa to czarny łabędź, który błyskawicznie przemodelował dotychczasową rzeczywistość. Z punktu widzenia firm i ich działów HR pojawiła się konieczność szybszego wdrażania i rozbudowy rozwiązań działających w oparciu sztuczną inteligencję. Odciąża to pracowników od monotonnych i powtarzalnych zadań i pozwala zaangażować się w bardziej wartościowe projekty, co także zwiększa poziom satysfakcji. Bez wątpienia liczba punków styku pomiędzy specjalistami HR, a nowoczesną technologią będzie wzrastać, a odpowiednie wykorzystanie cyfrowych kompetencji zapewni najlepsze doświadczenia wszystkim stronom zaangażowanym w proces rekrutacji.
Autor: Bartłomiej Borucki, Redaktor, Bankier.pl
