Kontrola zarządcza w organizacji – czyli najważniejsze narzędzie doskonalenia procesów
Kontrola jest najmniej lubianym elementem procesów zarządzania organizacją. Nie lubią jej zazwyczaj osoby sprawujące kontrolę jak i sami kontrolowani. Co ciekawe, przez całe nasze życie próbujemy coś lub kogoś kontrolować, ale sami nie chcemy być oceniani. Jedno jest jednak pewne – bez sprawnej kontroli postępów nie może być mowy o rozwoju. Warto więc rozprawić się z mitami dotyczącymi kontroli w przedsiębiorstwie. W oparciu o praktykę zarządzania, oraz analizy naukowe można zbudować indywidualny i efektywny model kontroli zarządczej w organizacji każdej wielkości.
Już w 1909 r. Henri Fayol w książce pod tytułem L’exposee des principles generaux d’administration wyróżnił 5 podstawowych funkcji zarządzania wymieniając: planowanie, organizowanie, koordynowanie, przewodzenie, kontrolowanie. Do czasów współczesnych kolejne badania i opracowywania nie wskazują aby możliwe było stworzenie innego katalogu działań, trafniej opisującego istotę zarządzania organizacją. Jednakże na przestrzeni ponad wieku istotnie zmienił się sposób funkcjonowania przedsiębiorstw w gospodarce, co jest związane przede wszystkim z rozwojem cywilizacyjnym i globalizacją handlu. Wraz postępem mechanizacji, a później informatyzacji procesów wytwarzania, wzrostem konkurencyjności, oraz dostępności dla konsumentów szerokiej gamy podobnych produktów, na znaczeniu zyskały jakość i cena. Osiąganie tych dwóch parametrów wymaga w sposób oczywisty agregowania i przetwarzania danych, na których podstawie zarządzający przedsiębiorstwem mogą podejmować decyzje zmierzające do podnoszenia efektywności procesów i redukcji kosztów. Tu pojawia się miejsce dla efektywnej kontroli zarządczej.
Celem efektywnych procesów kontroli w każdym przedsiębiorstwie jest dostarczanie osobom decyzyjnym właściwych informacji w wymaganym czasie. Na ich podstawie kierujący organizacją, na wszystkich jej poziomach, mogą rozstrzygać o kierunkach działania. Dysfunkcja systemu kontroli w organizacji może więc spowodować chaos decyzyjny, prowadzący do kryzysu zarządzania, a często upadku firmy. Skomplikowana rzeczywistość rynkowa otaczająca firmy, bogata w nieprzewidziane zdarzenia sprawia, że coraz trudniej jest w sposób systematyczny opisywać i interpretować te realia. Właśnie w dzisiejszych czasach, globalnej katastrofy gospodarczej, menedżerowie zdali sobie sprawę, że modele zarządzania ich organizacjami są niedoskonałe. Dzisiaj zupełnie inaczej patrzymy na optymalizację procesów, zarządzenie ryzykiem i parametry ekonomiczne. Warto więc zweryfikować swoje podejście do kontroli jako podstawowego narzędzia zarządzania.
Nie wdając się w szczegóły, które zostaną omówione podczas webinarium, warto spojrzeć na poniższy, ogólny model organizacji systemu kontroli w dużej organizacji, aby zrozumieć złożoność problemu.
System kontroli w przedsiębiorstwie to szereg norm, zasad, metod i form kontroli dostępnych na jego różnych poziomach organizacyjnych. Konstruując model kontroli zarządczej w przedsiębiorstwie warto jest najpierw zrozumieć jej istotę i kontekst w oparciu o wypracowane przez praktyków modele i narzędzia. Stosując te standardy można stworzyć indywidualnie dopasowany do potrzeb każdej organizacji model procesów kontroli. Jego głównym celem będzie wspieranie realizacji celów strategicznych firmy w danym momencie jej rozwoju, w oparciu o jasne dla wszystkich pracowników kryteria. Właściwy dobór form kontroli umożliwi sprawne zbieranie informacji nie tylko o problemach ale i o dobrych praktykach wykształconych przez pracowników przedsiębiorstwa. Kontrola będzie więc wspierać procesy ciągłego doskonalenia i przestanie być kojarzona wyłącznie ze żmudnym i bezcelowym raportowaniem, bezrefleksyjnym rozliczaniem KPI, czy jedynie porównywaniem założonych celów finansowych z bieżącym wynikiem.
Zapraszam do wymiany doświadczeń podczas webinarium!
Więcej artykułów na temat zarządzania i informacji na temat mojej działalności można znaleźć na moim blogu: www.maciejschab.pl
