Najczęstsze błędy językowe w e-mailach. Sprawdź, jak je poprawić

Wątpliwości językowe podczas pisania e-maili nie ograniczają się do wyboru między Witam a Szanowny Panie. W treści wiadomości także czyha mnóstwo pułapek. To zestawienie pomoże Ci ominąć najczęstsze spośród nich.

fot. canva.com

Podstępne okazują się słowa, które często przewijają się w wiadomościach, a więc załącznik, odnośnie, a także…sam e-mail.  Zgubna jest też ostrożność, z powodu której nadużywamy wielkich liter, a także boimy się odmieniać obcojęzyczne nazwy. Niepotrzebna kropka, którą wielu z nas umieszcza w dacie, może prowadzić do nieporozumień. Rozprawmy się zatem raz na zawsze z tymi językowymi potknięciami.

W załączniku czy w załączeniu? Odnośnie czy odnośnie do? Wysyłam e-mail czy e-maila?

O załączniku najlepiej pisać, używając czasownika załączam (np. plik). Poprawne będzie też w załączniku. Natomiast norma wzorcowa nie akceptuje określenia w załączeniu, podobnie jak innych popularnych w korespondencji wyrażeń: w nawiązaniu i w odpowiedzi na. Trzeba napisać nawiązując do, odpowiadając na lub nawiązuję do, odpowiadam na.

Zdanie Mam pytanie odnośnie sprawozdania jest niepoprawne. Możesz mieć pytanie jedynie odnośnie do sprawozdania. Nie mówimy przecież Odnoszę się sprawozdania, ale Odnoszę się do sprawozdania

Natomiast odnośnie do możesz zastąpić też innymi, mniej urzędowo brzmiącymi sformułowaniami, np. co do…, w sprawie…, w związku z.

Zarówno oficjalny e-mail, jak i potoczny mail są poprawne. Możesz też użyć spolszczonego słowa mejl. Błędne są natomiast email oraz meil.

W przypadku e-maila najwięcej wątpliwości przysparza jednak nie jego pisownia, lecz odmiana. Wysyłam e-mail/mail/mejl czy może e-maila/maila/mejla? Dylemat ten dotyczy biernika i powstaje dlatego, że e-mail jest rzeczownikiem nieożywionym, a te mogą w bierniku być równe mianownikowi, np. parkuję samochód albo dopełniaczowi, np. zjadłam banana. 

Wysłać mogę zarówno e-mail (biernik równy mianownikowi), jak i e-maila (biernik równy dopełniaczowi). Jednak drugą wersję językoznawcy uważają za niestaranną i zarezerwowaną dla mowy potocznej, bo przecież nie wysyłamy lista, tylko list. 

Wiadomością przypominającą list jest też SMS, więc ta zasada również go obejmuje. Aby łatwiej było ją zapamiętać, przytoczę fragment piosenki Ewy Bem ze staranną odmianą tego słowa: Wysyłam SMS/Literka po literce/To moje SOS/W skrócie ja i moje serce.

Kiedy nazwy piszemy dużą, a kiedy małą literą

W języku pisanym przeważnie nadużywamy wielkich liter. Tylko nazwa w pełnym brzmieniu wymaga tego, by jej człony zapisać wielkimi literami. A zatem Leczę się w Poradni Kardiologiczna im. Religi, ale Leczę się w poradni kardiologicznej. Słowa imienia, pod wezwaniem, na rzecz, do spraw oraz ich skróty zawsze zapiszemy literą małą. Dotyczy to także skrótu św., który jednak w pełnej postaci (Święty) wymaga litery dużej.

Także i nazwy urzędów, zajmowanych przez jedną osobę, zapiszesz literą dużą, gdy przytoczysz je w pełnym brzmieniu, a więc np. Prezes Rady Ministrów. Ale już słowo premier, poza zwrotami grzecznościowymi, wystarczy napisać małą literą.

Choć duża litera przysługuje nazwom świąt (np. Wielkanoc, Dzień Edukacji Narodowej, Dzień Matki), to jednak w nazwach obrzędów (np. andrzejki, mikołajki) powinniśmy użyć litery małej. Wprawdzie można się w tym przypadku zasłonić się względami uczuciowymi, które są bardzo pojemne, jednak nadużywanie wielkich liter nie świadczy dobrze o znajomości ortografii. 

Dużą literą rozpoczniesz wszystkie słowa w tytułach czasopism (oprócz spójników i przyimków), np. „Kobieta i Życie”, ale tylko pierwszy człon w tytułach książek, artykułów, ustaw, dzieł sztuki, utworów muzycznych, np. Słownik poprawnej polszczyzny, Prawo o ruchu drogowym.

A co z nazwami portali? Dużymi literami rozpocznij słowa wchodzące w skład nazw stron internetowych (poza spójnikami i przyimkami), np. Poradnik Pisania, Bartek w Podróży. Nie masz natomiast tego obowiązku, gdy zamieszczasz w tekście domenę, np. poradnikpisania.pl, chyba że przytaczasz ją jako nazwę, wówczas rozpocznij literą dużą, np. Poradnikpisania.pl. 

Jak rozpoznać te subtelne różnice? Spójrz na poniższe przykłady:

Zapytałem o to autorkę bloga Poradnik Pisania.

Zapytałem o to autorkę bloga Poradnikpisania.pl.

Odpowiedź na to pytanie znajdziesz pod adresem poradnikpisania.pl.

Wielkie litery informują o nazwie, domena wskazuje na sposób dostępu do strony. Może się jednak i zdarzyć, że nazwa rozpoczyna się małą literą. Takim przykładem jest choćby eobuwie, co potwierdzają dane teleadresowe na stronie sklepu. Wówczas ten nietypowy zapis trzeba zaakceptować, ponieważ twórcy nazw mogą naruszyć reguły poprawności. 

Pamiętaj też, by podświetlić nazwę lub adres jako link do wskazanego źródła – tak, jak zrobiłam to powyżej. Dzięki temu odnośnik wtopi się naturalnie w tekst. „Nagi” adres URL, nie stopiony z tekstem, np. http://poradnikpisania.pl/, będzie się niepotrzebnie odznaczał i dawał nie najlepsze świadectwo o wiedzy technologicznej.

Jak odmieniać obcojęzyczne nazwy

W języku polskim odmieniamy wyrazy, a wyjątki od tej zasady są rzadkie. Odmieniamy zatem nazwiska, a także nazwy, również te obcojęzyczne. Zatem publikujemy na Facebooku i współpracujemy z Siemensem.

A co z apostrofem? Gdy wymawiamy ostatnią głoskę wyrazu (np. k w nazwie Facebook), wówczas apostrofu nie dajemy (np. Facebooka). Kiedy natomiast ostatniej głoski nie wymawiamy (np. e w Apple), apostrof będzie niezbędny (Apple’a).

Jeżeli nie chcesz odmieniać nazwy, możesz za każdym razem poprzedzać ją kategorią, do której należy. I tak Siemens to firma, więc możesz napisać współpracujemy z firmą Siemens.

No właśnie, jaki rodzaj przyjmują te wyrazy? Apple zaprezentował, zaprezentowała, a może zaprezentowało? Wymowa ma pierwszeństwo nad pisownią. Czasami decyduje też kategoria, do której nazwa należy. Możesz więc napisać Apple zaprezentował, bo w wymowie [epl] kończy się na spółgłoskę podobnie jak rzeczowniki męskie. Ale poprawne będzie też Apple zaprezentowała, ponieważ jest to nazwa firmy, a słowo firma ma rodzaj żeński. 

Nie wszystkie obcojęzyczne nazwy przysparzają tylu rozterek, np. Peugeot przyjmuje w języku polskim wyłącznie rodzaj męski. Jeśli nie wiesz, jaki rodzaj przypisać kłopotliwej nazwie, wpisz ją do wyszukiwarki. Choć w innym wypadku zdecydowanie odradzałabym tę metodę, to akurat o rodzaju gramatycznym obcojęzycznej nazwy decyduje popularność. 

Problem ten można obejść, używając w zdaniu kategorii, do której należy nazwa, np. Koncern Renault wyprodukował tego roku 76 pojazdów.

Jak zapisywać daty

Elegancki zapis to taki, w którym pojawiają się cyfry (na oznaczenie dnia i roku) i słowa (na oznaczenie miesiąca), a także słowo roku lub skrót r. Oto dwie możliwości:

  • Szkolenie odbędzie się 7 maja 2021 roku w Gdańsku.
  • Szkolenie odbędzie się 7 maja 2021 r. w Gdańsku.

Jak widać, zalecana kolejność  to dzień, miesiąc, rok. Jeśli rok jest dla odbiorcy oczywisty, wystarczy, że napiszesz:

  • Szkolenie odbędzie się 7 maja w Gdańsku.

Zwróć uwagę, że przed siódemką nie ma zera, a po niej – kropki. Ponadto, jeśli zdecydujesz się na kombinację słów i cyfr, musisz odmienić nazwę miesiąca w dopełniaczu. A więc np. Dziś jest 7 maja (a nie: 7 maj).

Mniej elegancki, za to bardziej oszczędny, będzie zapis cyfrowy. Oto możliwe wersje:

  • Szkolenie odbędzie się 7.05.2021 w Gdańsku.
  • Szkolenie odbędzie się 07.05.2021 w Gdańsku.

Poszczególne elementy daty oddziela się kropkami bez spacji. Po oznaczeniu roku może się, oczywiście, tym razem po spacji, pojawić skrót r. Wersja z zerem przed oznaczeniem dnia (07) jest mniej staranna. 

Jeszcze większą skrótowość osiągniesz, zapisując rok za pomocą dwóch cyfr. Warunkiem jest to, by pierwszą z nich nie było zero (jak np. 2002). A zatem kolejne możliwe opcje to:

  • Szkolenie odbędzie się 7.05.21 w Gdańsku.
  • Szkolenie odbędzie się 07.05.21 w Gdańsku.

A jeśli rok możesz pominąć, masz do wyboru takie wersje:

Szkolenie odbędzie się 7.05 w Gdańsku.

Szkolenie odbędzie się 07.05 w Gdańsku.

Bardzo często autorzy e-maili stawiają w takich zdaniach kropkę po oznaczeniu miesiąca. Jest to niewskazane, a dodatkowo edytor tekstu pewnie potraktuje to miejsce jako końcówkę zdania. Wówczas w Gdańsku rozpocznie się literą dużą, co możesz przez nieuwagę pominąć przed wysłaniem wiadomości. Między oznaczeniem miesiąca a kolejnym słowem w zdaniu nie stawiaj kropki.

Możesz natomiast rozpocząć zdanie od daty, np.

  • 7 maja odbędzie się szkolenie w Gdańsku.
  • 7.05 odbędzie się szkolenie w Gdańsku.

A co z cyframi rzymskimi? Taką datę zapisuje się nieco inaczej. Między cyfrą arabską a rzymską nie stawiaj kropki, a zatem:

  • Szkolenie odbędzie się 7 V 2021 w Gdańsku.
  • Szkolenie odbędzie się 7 V w Gdańsku.

Cyfry rzymskie okażą się przydatne, gdy zechcesz pominąć oznaczenie dnia, np.

  • Od V 2021 rozpocznie się nabór na szkolenia.

Podchwytliwe bywają także zakresy czasowe. Autorzy e-maili często błędnie łączą dwa zapisy: konstrukcję od…do… i myślnik lub dywiz. W efekcie powstaje niewłaściwa kombinacja, np. Na szkolenie można zgłaszać w dniach od 31.05-02.06.

Oto kilka właściwych wersji:

  • Na szkolenie można zgłaszać w dniach od 31.05 do 02.06.
  • Na szkolenie można zgłaszać w dniach 31.05 − 02.06.
  • Na szkolenie można zgłaszać w dniach 31.05-02.06.

Jeśli między datami umieszczasz myślnik (dłuższą kreskę), otocz ją spacjami. Natomiast wokół dywizu (krótszej kreski) nie powinno być spacji.

Możesz także zapisać miesiące słownie. Zasady pozostaną takie same:

  • Na szkolenie można zgłaszać w dniach od 31 maja do 2 czerwca.
  • Na szkolenie można zgłaszać w dniach 31 maja – 2 czerwca.
  • Na szkolenie można zgłaszać w dniach 31 maja-2 czerwca.

Gdyby zakres mieścił się w obrębie tego samego miesiąca, należałoby napisać: od 5 do 10.05, od 5 do 10 maja lub 5-10.05, 5-10 maja. Myślnik w miejscu dywizu wymagałby dodatkowo obustronnej spacji.

Zbierzmy reguły, które pomogą Ci się pozbyć najczęstszych potknięć językowych w e-mailach:

Pisz załączam lub w załączniku, a po odnośnie umieść do.

  • Wielką literą zapisuj nazwy przytoczone w pełnym brzmieniu.
  • Słowa wchodzące w skład nazw witryn internetowych rozpocznij dużymi literami.
  • Tylko pierwszy człon w tytułach książek, artykułów, dzieł, ustaw zapisuj wielką literą.
  • Odmieniaj nazwy obcojęzyczne lub poprzedź je nazwą kategorii, np. firma. 
  • Gdy podajesz datę, między oznaczeniem miesiąca a kolejnym słowem nie stawiaj kropki.
  • Zakres dat zapisz za pomocą konstrukcji od…do, samego myślnika (otoczonego spacjami) lub dywizu (bez spacji). 

Autorka: Joanna Wrycza-Bekier

Źródła:

Kubiak-Sokół A., Piszemy poprawnie, Warszawa 2017

Wolański A., Edycja tekstów. Praktyczny poradnik, Warszawa 2008

Poradnia Językowa PWN, https://sjp.pwn.pl/poradnia

Dlaczego warto wziąć udział w naszych konferencjach?

14

ORGANIZUJEMY SZKOLENIA I EVENTY JUŻ OD 14 LAT

Lata doświadczenia

Dział konferencji „Pulsu Biznesu” istnieje od 2004 r. Kilkanaście lat doświadczeń i silna marka „Pulsu Biznesu”, pod którą odbywają się wydarzenia, sprawiły, że jesteśmy dziś czołowym organizatorem konferencji biznesowych skierowanych do wyższej kadry zarządzającej.

800

OD 2004 ROKU ZORGANIZOWALIŚMY PONAD 800 KONFERENCJI I WARSZTATÓW

Profesjonalizm w każdym calu

W ciągu roku kalendarzowego organizujemy ponad 50 konferencji, kongresów, warsztatów i debat, podczas których do dyskusji zapraszamy najlepszych mówców, wybitnych ekspertów i praktyków z poszczególnych branż.

20000

MOŻEMY SIĘ POCHWALIĆ TYLOMA KLIENTAMI Z PONAD 1000 FIRM

Tysiące zadowolonych klientów

Naszą ambicją jest kreowanie przedsięwzięć związanych z istotnymi, bieżącymi wydarzeniami w gospodarce, przewidywanie trendów oraz umożliwianie wymiany doświadczeń i dzielenia się wiedzą. Od 2004 roku zaufało nam już blisko 20 tys. uczestników.