Czy odejścia doświadczonych pracowników w czasie kryzysu pogrążą firmy?

Z firm podczas trudnych czasów odchodzą najpierw najbardziej doświadczeni pracownicy. Często zabierając ze sobą wiedzę i doświadczenie budowane latami. Dla firm to potężny cios. Teraz w czasie pandemii, kiedy sytuacja zmienia się z miesiąca na miesiąc, kiedy pojawia się okazja na rynku, żeby ratować biznes firmy nie mają czasu i środków na kształcenie nowych kadr. Decydują się zatrudniać doświadczone osoby z rynku. Tracą na tym firmy, dla których odejście pracownika często oznacza dodatkowe trudności w walce z kryzysem.

Krzysztof Herdzik

W czasie od marca do października 2020 roku przeprowadziłem analizę poziomu rotacji pracowników i kosztów z nią związanych. Analiza obejmowała ponad 70 tys. pracowników pracujących w firmach produkcyjnych, IT i pozostałych usługowych. Poziom dobrowolnych odejść pracowników liczony jako stosunek średniej ilości osób zatrudnionych w tym okresie do średniej ilości osób dobrowolnie odchodzących z firm wynosił 11%. 

Poznaj program konferencji online "Shared Services & Multi-Sourcing II", 4-5 listopada >>

Analizując dane w poszczególnych kategoriach najwyższa rotacja widoczna była w firmach usługowych i wynosiła 12,7%. Najbardziej z powodu odejść pracowników ucierpiały firmy najmniejsze, zatrudniające do 30 pracowników. Tu w okresie od marca do października dobrowolnie odeszło ponad 25% pracowników, kiedy w firmach powyżej 300 osób ten wskaźnik był bliski 10%. Wśród rekordzistów w analizowanym czasie odeszło ponad 30% pracowników. 

W firmach produkcyjnych, gdzie średnia rotacja wynosiła 9,8% najczęściej odchodzili pracownicy z firm zatrudniających do 100 osób. Tu często wskaźnik ten wynosił powyżej 25%. Wygląda na to, że z tym problemem najlepiej radzą sobie firmy zatrudniające powyżej 1 000 pracowników, gdzie poziom rotacji był ok. 10%. 

W kategorii firm IT (ze względu na specyfikę i charakter rynku wyodrębniona jako odrębna kategoria) poziom rotacji był najniższy, bo 8,9%. Podobnie jak w pozostałych kategoriach to z najmniejszych firm odeszło najwięcej pracowników. W firmach zatrudniających do 30 osób wskaźnik rotacji wynosił ok. 16%, gdzie w firmach od 50 do 100 osób oscylował w okolicach 12%, w firmach od 100 do 300 było to już 11%. W największych firmach zatrudniających ponad 300 pracowników rotacja dobrowolna była najmniejsza i była poniżej 10%. Rekordziści zanotowali rotację na poziomie 25%. 

Po analizie danych pojawia się naturalne pytanie: jak w tych trudnych czasach, gdzie dostęp do zasobów jest szczególnie utrudniony, często wręcz niemożliwy, firmy mogą przeciwdziałać rotacji pracowników?

Na początek warto uświadomić sobie koszt rotacji pracowników. Podczas pomocy w budowaniu możliwych scenariuszy działania w firmach, spotkałem się z wieloma przypadkami, kiedy ten koszt nie był w ogóle liczony. Zarządy nie były świadome, ile rotacja pracowników kosztuje w ich firmach. Tylko nieliczne firmy uwzględniały poziom kosztów rotacji pracowników w prognozach finansowych i planach kryzysowych działów operacyjnych i HR. 

Co składa się na koszty rotacji pracowników? 

Na pierwszy plan wysuwają się koszty rekrutacji, lecz nie są jedynymi. Do tego poziomu należy doliczyć koszty i czas związany z przysposobieniem nowego pracownika do nowej pracy. Nawet najlepszy i najbardziej doświadczony pracownik potrzebuje czasu, żeby móc pracować w pełni swojego potencjału. Czas ten może dochodzić nawet do 24 tygodni.  

Często pomijanym czynnikiem kosztów rotacji jest spadek produktywności całego zespołu. Spadek ten wynika z kilku powodów. Po pierwsze podczas nieobecności pracownika, manager musi uzupełnić lukę, rozkładając obowiązki na pozostałych członków zespołu. Im proces rekrutacji i przysposobienia nowego pracownika trwa dłużej tym ta luka jest większa. Dodatkowo w związku z odejściem pracownika, zmienia się dynamika w zespole. Zgodnie z teorią formowania się grupy, zespoły tracą momentum, które wypracowały w dotychczasowej pracy. Jak szybko powrócą do poprzedniego stanu zależy w dużej mierze od umiejętności managera oraz od tego, jak bardzo nowy pracownik wpasuje się w grupę.

Tu należy zauważyć, że poziom doświadczenia oraz utarta wiedzy jest czynnikiem indywidualnym i zależy nie tyle od specyfiki firmy, ale też od samego stanowiska, managera oraz procesów firmie. 

Jak wobec tego wyglądają średnie koszty zastąpienia jednego pracownika? W analizowanych firmach usługowych ten średni koszt wynosił ok. 72 tys. zł, w firmach produkcyjnych już ponad 97 tys. zł., by w firmach IT poziom ten przekroczył 166 tys. zł. Kiedy, wobec tego przeanalizujemy firmę usługową zatrudniającą ok 100 osób i rotacją na poziomie 10% to roczny koszt rotacji pracowników jest bliski 1 mln zł, a w firmie IT już prawie 2 mln zł. Warto ten koszt skalkulować i uwzględnić w prognozach finansowych na najbliższe miesiące.

Kiedy mamy już policzone, ile kosztuje nas rotacja pracowników warto poznać jej przyczynę. Tu jednak mamy utrudnione zadanie. W każdej firmie ta przyczyna może być inna. Co więcej inna może być w każdym zespole i zależeć też od indywidualnej sytuacji każdego z pracowników. Znalezienie przyczyny i wprowadzenie działań zaradczych na poziomie całej firmy może, wobec tego być bardzo trudne. 

Część firm decyduje się na przeprowadzenie ankiet pracowniczych, często anonimowych.  Dzięki temu jest wstanie częściowo wyłapać trend, lecz nie jest wstanie dotrzeć do potrzeb każdego z pracowników. A w czasach trudnych to właśnie indywidualna potrzeba pracownika często zaważy na tym czy zdecyduje się zostać czy odejść z pracy. Dodatkowo taki proces wymaga wytężonej komunikacji w firmie, który w czasie szybkich zmian może nakładać się na obniżone nastroje pracowników, komunikację kryzysową czy związaną z potężnymi zmianami w firmie. W takiej atmosferze zarządy obawiają się, że otrzymana informacja nie będzie odzwierciedlać prawdziwych potrzeb i emocji wśród pracowników, a wprowadzane projekty będą wymagać czasu i zasobów, których często w firmach brakuje. 

W obecnych czasach firmy potrzebują rozwiązań, które w szybki sposób zdiagnozują stan aktualny, nawet za cenę pewnej niedokładności, wyłapią wcześnie niepokojące trendy i pomogą precyzyjnie zastosować środki zaradcze na poziomie każdego pracownika. Dodatkowo w czasach dynamicznych zmian takie rozwiązania powinny pomóc analizować sytuację na bieżąco, włączając w cały proces managerów liniowych. To oni powinni dostawać wskazówki, kiedy i jak wyłapywać pierwsze niezadowolenia pracowników, żeby jak najwcześniej podjąć akcje zaradcze. W firmach, w których pomagam rozwiązać problem rotacji pracowników, managerowie po szybkim wprowadzeniu narzędzia do monitorowania prawdopodobieństwa odejścia pracowników są wstanie samodzielnie je obniżyć nawet o 70%. Tylko w pozostałych 30% potrzebują wsparcia działów HR czy bezpośredniego przełożonego. 

Jakie są najczęstsze przyczyny niezadowolenia pracowników?

Atmosfera w zespole, niejasna komunikacja, spowodowana aktualną sytuacją związaną panującą na rynku pandemią i jej wpływ na stabilność firmy. Sytuacje trudne uwypuklają także niedoświadczenie managerów linowych i brak kompetencji w firmach w zarządzaniu kryzysowym. Te wszystkie elementy składają się na obniżone zaufanie do decyzji zarządów. Wszystko to składa się na niepewność, często strach i obawa o swoją przyszłość. To na te czynniki często powodują, że najbardziej doświadczeni pracownicy decydując się odejść z firmy. 

Pandemia spowodowała istotne zmiany nie tylko w obszarze prowadzenia biznesu, zachowań klientów, często wymuszając zmiany modeli biznesowych. To także potężna zmiana w tym jak pracują zespoły, jak radzą sobie z sytuacją managerowie i jak do tego podchodzą firmy. 

Systemowe podejście może zminimalizować straty z tym związane, uchronić firmy przed utratą najbardziej doświadczonych pracowników, bo to wraz z nimi odchodzi wiedza, kontakty i doświadczenie budowane w firmach latami. Systemowe podejście, wsparte szybkimi narzędziami do analizy stanu bieżącego pozwoli firmy uchronić przed znacznymi kosztami, czasem wręcz uratować przed bankructwem. 

Czy firmę, wobec tego stać na rotację pracowników?

Autor: Krzysztof Herdzik, Konsultant, Trener w zakresie zaangażowania pracowników i zarządzania zmianą w kryzysie

Spotkaj się z autorem podczas konferencji online "Shared Services & Multi-Sourcing" >>

Dlaczego warto wziąć udział w naszych konferencjach?

14

ORGANIZUJEMY SZKOLENIA I EVENTY JUŻ OD 14 LAT

Lata doświadczenia

Dział konferencji „Pulsu Biznesu” istnieje od 2004 r. Kilkanaście lat doświadczeń i silna marka „Pulsu Biznesu”, pod którą odbywają się wydarzenia, sprawiły, że jesteśmy dziś czołowym organizatorem konferencji biznesowych skierowanych do wyższej kadry zarządzającej.

800

OD 2004 ROKU ZORGANIZOWALIŚMY PONAD 800 KONFERENCJI I WARSZTATÓW

Profesjonalizm w każdym calu

W ciągu roku kalendarzowego organizujemy ponad 50 konferencji, kongresów, warsztatów i debat, podczas których do dyskusji zapraszamy najlepszych mówców, wybitnych ekspertów i praktyków z poszczególnych branż.

20000

MOŻEMY SIĘ POCHWALIĆ TYLOMA KLIENTAMI Z PONAD 1000 FIRM

Tysiące zadowolonych klientów

Naszą ambicją jest kreowanie przedsięwzięć związanych z istotnymi, bieżącymi wydarzeniami w gospodarce, przewidywanie trendów oraz umożliwianie wymiany doświadczeń i dzielenia się wiedzą. Od 2004 roku zaufało nam już blisko 20 tys. uczestników.