Jak oswoić mózg z feedbackiem

Przekazywanie informacji zwrotnej, inaczej feedbacku, jest istotnym narzędziem efektywnej pracy każdego dobrego menadżera, ale może być też z powodzeniem wykorzystywane w innych relacjach międzyludzkich.

Feedback, czyli informacja zwrotna – to angielski termin, który na stałe zagościł w naszym języku powszechnym. Choć z nazwy wydaje się być pojęciem dość znanym i popularnym, a wręcz modnym, narosło wokół niego wiele mitów.

Pod słowem tym kryją się bardzo różne konotacje, najczęściej negatywne. Podczas prowadzonych przeze mnie szkoleń z komunikacji międzyludzkiej i udzielania informacji zwrotnej, wśród uczestników zwykle pojawia się rozumienie feedbacku w kontekście wytykania błędów drugiej osobie. Bywa, że bardzo trudno jest nam się przebić przez te poziomy znaczeniowe, które są skutkiem niewłaściwie udzielanych informacji zwrotnych – w pracy przez zwierzchników, a niejednokrotnie też przez rodziców w domu rodzinnym.

Tymczasem informacja zwrotna jest integralną częścią codziennej komunikacji międzyludzkiej. Jest podstawowym narzędziem budowania relacji z drugim człowiekiem – pracownikiem, klientem, rodzicem, a nawet własnym dzieckiem. Feedback to nic innego jak wyrażenie swoich spostrzeżeń – przykładowo na temat czyjegoś zachowania czy wykonanej pracy. Umiejętnie przekazany, ma wskazywać rozmówcy obszary do potencjalnego rozwoju, wzmocnienia, zwracać uwagę na elementy do poprawy, ale – co warto podkreślić – akcentować też to, co zostało zrealizowane prawidłowo. Podany w sposób konstruktywny będzie pełnił rolę motywacyjną i budował w drugim człowieku pewność siebie. Jego celem jest rozwój oraz zwiększenie samoświadomości drugiej osoby– niezależnie od tego czy jest to nasze dziecko czy pracownik.

Weź udział w Akademii Kobiet Menedżerek Przyszłości >>

Gadzi mózg utrudnia zauważanie pozytywów

Niestety praktyka pokazuje, że mamy tendencję do zauważania przede wszystkim rzeczy negatywnych. Wynika to w dużej mierze z konstrukcji naszego mózgu, w szczególności z jednej jego części tzw. gadziego mózgu. To najstarszy element mózgu, który jest szczególnie wyczulony na wychwytywanie nieprawidłowości, co w przeszłości miało nas chronić i zwiększać nasze szanse na przeżycie. Ponieważ nasze relacje społeczne ewoluowały szybciej niż nasz mózg, w dzisiejszych czasach wielu rodziców zwraca automatycznie uwagę na niewłaściwe zachowania swoich dzieci lub gorsze oceny w szkole. Tymczasem dobre oceny czy drobne sukcesy dzieci nie zyskują zwykle tyle uwagi co niepowodzenia.

Podobnie jest w przedsiębiorstwach. W kulturze organizacyjnej wielu firm często większą uwagę przykłada się do rzeczy wykonanych nieprawidłowo. Marginalizujemy zadania wykonane dobrze, na pochwalenie czy docenienie pracownika przełożony często nie ma czasu, a w wielu przypadkach dodatkowo pokutuje przekonanie, że jeśli pracownika docenimy, to ten przestanie się starać. Tymczasem to właśnie takie zachowanie -rodzica czy przełożonego- demotywuje.

Feedback jest prezentem

Osobiście lubię porównywać feedback do prezentu. Udzielenie informacji zwrotnej ma bowiem na celu osiągnięcie pozytywnego efektu. Feedbacku udzielamy, jeśli chcemy w naszej relacji z drugim człowiekiem coś poprawić, zmienić na lepsze. Może zależeć nam na poprawie wzajemnych stosunków, realizacji określonych zadań, sposobu komunikacji w przyszłości. Podczas rozmowy o takim charakterze obie strony powinny mieć możliwość wyrażenia swoich potrzeb, oczekiwań, myśli czy emocji. W tym miejscu chciałabym podkreślić, że informacja zwrotna ma jednocześnie na celu znalezienie rozwiązania problemu, uzgodnienia dalszego sposobu postępowania– chociażby po to, aby uniknąć podobnych sytuacji w przyszłości. Z tego właśnie względu lubię porównywać feedback do prezentu – prezent dajemy bowiem w sytuacji, gdy nam na kimś zależy. Podobnie jest z informacją zwrotną - inwestujemy nasz czas w rozmowę z drugą osobą, jeśli zależy nam na tym, aby poprawić nasze relacje.

Umiejętne przekazywanie informacji zwrotnej

Dla wielu osób konieczność przekazania informacji zwrotnej, szczególnie jeśli nie jest ona pozytywna, wiąże się ze sporym stresem. Warto wiedzieć, że negatywne napięcie jest również związane z funkcją naszego gadziego mózgu, którego zadaniem jest nas chronić. W czasach prehistorycznych wykluczenie z grupy społecznej i „wyrzucenie poza jaskinię” oznaczało niechybną śmierć. Przetrwanie w grupie zwiększało natomiast nasze szanse na przeżycie. Gdy mamy udzielić drugiej osobie negatywnej informacji zwrotnej nasz mózg nadal próbuje nas „chronić”. Stara się na poziomie podświadomości przekazać nam informację, że to potencjalnie ryzykowne, gdyż może negatywnie odbić się na naszej relacji z rozmówcą. Czy zatem bezstresowe przekazywanie informacji zwrotnej jest w ogóle możliwe?

Zdecydowanie tak. Przekazywanie informacji zwrotnej to umiejętność z kategorii tzw. kompetencji miękkich, którą można ćwiczyć i oswoić. Jednak oswajanie się z feedbackiem musi przebiegać w relacji z drugim człowiekiem. Przykładowo podczas szkoleń, które realizujemy, ćwiczymy nasze reakcje na feedback w bezpiecznych warunkach. Podczas prowadzonych przeze mnie warsztatów z udzielania informacji zwrotnej, nie tylko uczymy się konkretnych technik i modeli ułatwiających przekazywanie feedbacku, tak aby u osoby udzielającej jak i rozmówcy nie budziły negatywnych emocji, ale także przyzwyczajamy nasz mózg do tego, że przekazywanie informacji zwrotnej jest naturalnym elementem współczesnej komunikacji. Podczas takich warsztatów mózg zaczyna oswajać się z feedbackiem i z czasem przestaje go odbierać jako sytuację stresującą oraz potencjalnie niebezpieczną dla naszego przetrwania w dzisiejszych relacjach międzyludzkich.

Szkolenia i mentoring wspierają trening feedbacku

Jak już wspomniałam umiejętności udzielania informacji zwrotnej można rozwijać poprzez szkolenia w formie warsztatowej, jednak same szkolenia w obecnej dynamicznej rzeczywistości biznesowej mogą się okazać niewystarczające. Nie każdy uczestnik bowiem jest skłonny podzielić się swoimi indywidualnymi wyzwaniami w tym obszarze na forum grupy. Skutecznym rozwiązaniem, które zyskuje na popularności również z Polsce, są procesy rozwojowe w modelu 1:1 – niezależne od szkoleń lub uzupełniające je. Do takich procesów należy m.in. coaching, a od niedawna coraz większą popularnością cieszy się także mentoring. Pracując z doświadczonym mentorem biznesowym lub executive coachem menadżer może indywidualnie doskonalić różne umiejętności z zakresu komunikacji interpersonalnej – nie tylko umiejętność udzielania informacji zwrotnej, ale także przyjmowania go. Poprzez mentoring możemy także rozwijać inne kompetencje liderskie – na przykład asertywność czy umiejętność skutecznego delegowania.

Warto wiedzieć, iż elementem mentoringu jest przekazywanie wiedzy – mentor, tworząc z mentee relację partnerską opartą na zaufaniu, skupia się na wyznaczeniu celu, wykorzystuje metody coachingowe, jednak dodatkowo dzieli także się swoim relewantnym dla sytuacji doświadczeniem zawodowym, a sam fakt jego posiadania jest w procesie mentoringu kluczowy. W coachingu nie dochodzi do transferu konkretnej wiedzy oraz wymiany doświadczeń – i to właśnie te elementy odróżniają mentoring od coachingu.

Warto korzystać z upward feedbacku

Feedback w Polsce najczęściej występuje w formie udzielania informacji zwrotnej pracownikowi przez przełożonego. Rzadziej ma miejsce w formie odwrotnej, która określana jest jako upward feedback – kiedy to podwładny przekazuje swoje spostrzeżenia odnośnie zachowań i pracy szefa.

Gotowość do przyjęcia feedbacku od podwładnych, a także umiejętność zachęcenia pracowników przez zwierzchnika do udzielenia mu konstruktywnej informacji zwrotnej jest bardzo cenna, gdyż umożliwia menadżerowi świadomy samorozwój, ale także daje mu wiele możliwości do zwiększania motywacji w jego zespole. Dzieje się tak, gdyż pracownicy pytani o zdanie i mogący podzielić się w ramach organizacji swoimi uwagami – nie tylko pomysłami biznesowymi, ale również tymi dotyczącymi współpracy z szefem, jego sposobu zachowania czy zarządzania – w dłuższym horyzoncie są bardziej zmotywowani. Dodatkowo poprzez upward feedback zwiększa się poziom zaufania na linii szef-podwładny, poprawiają się relacje, zmniejsza się ilość informacji omawianych za plecami zwierzchnika na temat jego metod pracy.

Korzyści z feedbacku

Podsumowując korzyści z feedbacku warto nadmienić, że te osoby, które umieją udzielać feedbacku, ale także są otwarte na bieżące przyjmowanie informacji zwrotnej nie tylko ze strony szefów, ale także podwładnych, kolegów, klientów, dostawców, rodziny oraz całego swojego otoczenia – i potrafią zrobić z niej użytek -osiągają najlepsze wyniki w najrozmaitszych dziedzinach.

Autorka: Małgorzata Warda, MBA – akredytowana międzynarodowo mentorka biznesu i trenerka umiejętności przywódczych. Praktyk zarządzania z ponad 20-letnim doświadczeniem.

Trenerka kompetencji liderskich z ponad 20-letnim doświadczeniem w zarządzaniu. Akredytowana międzynarodowo mentorka biznesowa i executive coach, praktyk biznesu, wykładowca MBA. Doświadczenie menadżerskie zdobywała w globalnych korporacjach w obszarze sprzedaży i zarządzaniu zespołami na stanowiskach Dyrektora Handlowego i Generalnego. Wspiera menadżerów poprzez indywidualne procesy mentoringowe i coachingowe - najczęściej w obszarze rozwoju biznesu oraz budowania kompetencji przywódczych. Realizuje autorskie szkolenia, warsztaty i webinary biznesowe oraz wykłady MBA z obszaru leadershipu i rentownej sprzedaży. Klienci doceniają ją za umiejętność przekazywania wiedzy w oparciu o praktyczne przykłady z biznesu. Jest autorką ponad 100 publikacji z obszaru leadershipu, mentoringu i rozwoju biznesu. Regularnie występuje na dużych konferencjach biznesowych. Prowadzi firmę doradczo-szkoleniową Warda & Partners, która niedawno została wyróżniona w międzynarodowym rankingu jako „Best International Business Mentoring & Consulting Firm– Poland”. Więcej informacji >>