Kontrola w przedsiębiorstwie: jak zadowolić kierownictwo i pracowników jednocześnie

Działania kontrolne są niezbędnym, ale również jednym z najmniej lubianych elementów polityki zarządzania. Warto przekonać się do tego, że wcale nie musi tak być, a kontrola w przedsiębiorstwie może przebiegać zdecydowanie sprawniej.

blossomstar / Freepik.com

Kontrola w organizacji zwykle wzbudza umiarkowany entuzjazm. Trudno dziwić się takiemu stanowi rzeczy: nikt nie lubi w końcu być oceniany. Z drugiej strony to osoby odpowiedzialne za przeprowadzenie kontroli wewnętrznej znajdują się w najtrudniejszym położeniu: muszą sprostać jednocześnie oczekiwaniom kadr zarządzających oraz podlegających kontroli pracowników. Kontrola w przedsiębiorstwie to wobec tego niezwykle złożone zagadnienie, które wymaga nie tylko zdolności analitycznych, ale również kompletu umiejętności miękkich. Istnieje przy tym szereg dobrych praktyk, które umożliwią osiągnięcie odpowiedniej efektywności działań kontrolnych, pozwalając przy tym na spełnienie oczekiwań zarówno kierownictwa, jak i pracowników. Warto mieć przede wszystkim świadomość, że również tych kompetencji można się nauczyć, a inwestycje w ten obszar przełożą się na większą efektywność całej organizacji.

Sprawdź program webinaru "Kontrola zarządcza w organizacji", 13 stycznia 2021 >>

Kontrola w przedsiębiorstwie to element zarządzania

Wiele nieporozumień wynika z błędnego podejścia do kontroli wewnętrznych w przedsiębiorstwie. Często, zwłaszcza z perspektywy podlegających jej pracowników, jest odbierana jako środek represji, który ma na celu znalezienie błędów i pociągnięcie do odpowiedzialności osób, które je popełniły. W rzeczywistości kontrola w przedsiębiorstwie jest jednak bardzo ważnym procesem, który:

  • Służy ograniczeniu ryzyka podejmowanego przez organizację,
  • Pozwala na bieżące monitorowanie efektywności podejmowanych działań,
  • Umożliwia sprawne wprowadzanie zmian i korekt w przyjętej strategii,
  • Daje możliwość upewnienia się, że podejmowane działania są zgodne z przyjętymi standardami dotyczącymi finansów, ale również szerszymi ramami polityki compliance.

Kontrola w przedsiębiorstwie jest więc jednym z najważniejszych elementów odpowiedniego zarządzania. Nieporozumienia wynikają natomiast najczęściej z wadliwej komunikacji lub błędnej interpretacji zasad kontroli wewnętrznej przez same kadry zarządzające oraz kontrolerów. Warto wobec tego zrewidować podejście i wypracować praktyki, które pomogą osiągnąć zamierzony efekt, a zarazem przełożą się na satysfakcję pracowników na wszystkich szczeblach.

Sprawna kontrola w przedsiębiorstwie: liczy się wiedza

Aby było to możliwe, zarówno osoby przeprowadzające kontrolę, jak i menedżerowie, muszą posiadać odpowiednią wiedzę teoretyczną oraz umiejętności praktyczne, pozwalające na skuteczne uzyskiwanie informacji, wykorzystywanie ich w strategii firmy oraz zachowywanie odpowiednich relacji z pracownikami. To jeden z kluczowych elementów funkcjonowania przedsiębiorstwa i również można się go nauczyć. W tym celu warto korzystać z wiedzy praktyków. Znakomitą okazją do udoskonalenia procedur będzie webinar Kontrola zarządcza w organizacji. Dzięki niej możliwe stanie się poznanie sprawdzonych narzędzi i sposobów na przeprowadzenie kontroli w przedsiębiorstwie oraz zdiagnozowanie popełnianych do tej pory błędów.

Przede wszystkim transparentność

W każdej organizacji, zwłaszcza opartej o złożoną strukturę zarządzania, sporym problemem jest brak transparentności procedur, a niekiedy również celów podejmowanych działań. To zagadnienia szczególnie aktualne w przypadku kontroli. Jeżeli ta nie została odpowiednio przemyślana i nie jest realizowana według ściśle określonego planu, trudno się dziwić, że zarówno kadry kierownicze, jak i pracownicy podchodzą do niej z rezerwą. Wynika to z prostych zależności. Powierzchowne kontrole, odbywające się wyłącznie ze względu na ustalony harmonogram, nie przynoszą oczekiwanych rezultatów i nie znajdują przełożenia na zmiany w strategii firmy. To z kolei sprawia, że z punktu widzenia menedżerów nie są wystarczająco efektywne, natomiast pracownikom kojarzą się ze źle pojmowanym środkiem represji. Kluczem do rozwiązania tego problemu jest właściwie określenie celu, zakresu kontroli, narzędzi, które będą wykorzystywane w jej trakcie, metodologii oraz sposobu, w jaki wpłynie ona na realizację procesów, oraz w szerszym ujęciu strategię firmy.

Pozytywne aspekty kontroli w przedsiębiorstwie

Chociaż samo słowo kontrola wzbudza w szerszym ujęciu raczej negatywne skojarzenia, warto podejść do niej jako do mechanizmu o pozytywnym charakterze. Jej celem nie powinno być represjonowanie pracowników i ocenianie ich pracy w oderwaniu od rzeczywistych możliwości i przyjętych procedur. Wręcz przeciwnie: podstawowym zadaniem kontroli w organizacji jest zapobieganie poważnym kryzysom i monitorowanie rezultatów przyjętej strategii. Jej właściwy przebieg leży więc w interesie zarówno kadr zarządzających, jak i wszystkich pracowników. Przed rozpoczęciem kontroli należy zdefiniować przede wszystkim:

  • Szczegółowe cele oraz zakres kontroli,
  • Wykorzystywaną metodologię oraz narzędzia,
  • Tryb i sposób przeprowadzania kontroli w przedsiębiorstwie, uwzględniający również jego strukturę organizacyjną,
  • Model komunikacji wewnętrznej,
  • Sposób ewaluacji wyników oraz wdrażania zmian.

Kontrole w przedsiębiorstwie powinny być przy tym jak najbardziej transparentne i wpisane w szerszą kulturę funkcjonowania organizacji. Przeprowadzane cyklicznie, zgodnie z przemyślanymi procedurami, dadzą z pewnością znakomite rezultaty, a z perspektywy pracowników staną się cennym narzędziem służącym doskonaleniu pracy, a nie nieprzyjemnym doświadczeniem, z jakim często kojarzy się w wielu firmach.

Właściwa komunikacja w trakcie i po kontroli

Często lekceważonym elementem strategii kontroli jest opracowanie odpowiedniego modelu komunikacji, zarówno na linii kontrolerzy-kadry zarządzające, jak i pomiędzy kontrolerami i pracownikami, a następnie również pomiędzy osobami odpowiedzialnymi za przekazywanie informacji zwrotnej a pracownikami. Każdy z tych segmentów jest niezwykle ważny nie tylko z perspektywy wizerunkowej. Przekłada się również na efektywność całej kontroli, a w szerszym ujęciu również na możliwość wyciągania wniosków, wdrażania zmian i polepszania osiąganych rezultatów. W znacznym stopniu wpływa również na atmosferę pracy i kształtuje w szerszym ujęciu stosunek pracowników do samych kontroli. Dlatego też im lepsza komunikacja i im wyższa transparentność, tym lepsze rezultaty w dłuższym ujęciu czasu i lepsze rezultaty każdej następnej kontroli.

Feedback – szansa na właściwe wnioski

Należy pamiętać, że – podobnie jak w innych sytuacjach – ostatecznym celem nie jest niekonstruktywna krytyka, ale motywowanie pracowników do wydajniejszej pracy i wdrażania zmian pozwalających na poprawę rezultatów. Kontrola w przedsiębiorstwie powinna być odbierana jako szansa na obiektywne przyjrzenie się realizacji obowiązków i znalezienie rozwiązań pozwalających na osiągnięcie jeszcze lepszych efektów. Osoby zajmujące się ewaluacją powinny więc przede wszystkim posiadać kompetencje w danym obszarze i być dobrze przygotowane merytorycznie. Z drugiej strony muszą również umieć współpracować z zespołem i posiadać wiele umiejętności miękkich.

Rezultatem każdej kontroli powinien być właściwie opracowany feedback. Dzięki niemu pracownik zyska cenny materiał umożliwiający na przyjrzenie się swojej pracy z innej perspektywy. Im bardziej będzie obszerny i im więcej uwagi poświęci analizie szczegółowych przypadków oraz obiektywnych czynników, tym większe znaczenie zyska. Przełoży się również na satysfakcję wszystkich stron biorących udział w kontroli w przedsiębiorstwie. Przede wszystkim – z perspektywy pracowników – łatwiej będzie o zrozumienie jej celu oraz zyskanie przekonania co do zasadności przeprowadzania cyklicznych kontroli i audytów.

Autor: Paweł Łaniewski

Dlaczego warto wziąć udział w naszych konferencjach?

14

ORGANIZUJEMY SZKOLENIA I EVENTY JUŻ OD 14 LAT

Lata doświadczenia

Dział konferencji „Pulsu Biznesu” istnieje od 2004 r. Kilkanaście lat doświadczeń i silna marka „Pulsu Biznesu”, pod którą odbywają się wydarzenia, sprawiły, że jesteśmy dziś czołowym organizatorem konferencji biznesowych skierowanych do wyższej kadry zarządzającej.

800

OD 2004 ROKU ZORGANIZOWALIŚMY PONAD 800 KONFERENCJI I WARSZTATÓW

Profesjonalizm w każdym calu

W ciągu roku kalendarzowego organizujemy ponad 50 konferencji, kongresów, warsztatów i debat, podczas których do dyskusji zapraszamy najlepszych mówców, wybitnych ekspertów i praktyków z poszczególnych branż.

20000

MOŻEMY SIĘ POCHWALIĆ TYLOMA KLIENTAMI Z PONAD 1000 FIRM

Tysiące zadowolonych klientów

Naszą ambicją jest kreowanie przedsięwzięć związanych z istotnymi, bieżącymi wydarzeniami w gospodarce, przewidywanie trendów oraz umożliwianie wymiany doświadczeń i dzielenia się wiedzą. Od 2004 roku zaufało nam już blisko 20 tys. uczestników.