Planowanie jest centrum każdej firmy, nie tylko produkcyjnej. Ale to o tych ostatnich firmach można powiedzieć, że planowanie produkcji jest ich sercem.

Jak wynika z badania przeprowadzonego i opublikowanego niedługo przed wybuchem konfliktu rosyjsko-ukraińskiego, największe problemy planowania produkcji biorą się z:

1. Terminowości dostaw i dostępności materiałów (14 proc.)
2. Zmienności zamówień i prognoz klienta (9,6 proc.)
3. Awarii i przestojów (7 proc.)
4. Absencji pracowników
5. Braku bieżących danych
6. Dostępności maszyn i generalnie zasobów
7. Braku systemu zbierania danych
8. Zmienności zakresu prac (tzw. wrzutek)
9. Komunikacji między pracownikami
10. Braku odpowiednich kompetencji u pracowników (3,9 proc)

Poznaj aktualne trendy w branży produkcyjnej w okresie kryzysu podczas “Modern Production Summit”, 13 września 2022, Warszawa >>

To nie są problemy, to dobre informacje

Tak naprawdę, im więcej problemów w planowaniu produkcji odnajdujemy, tym większe mamy pole do popisu. I powinniśmy być wdzięczni analizom wskazującym niedostatki opisujące nasz proces produkcyjny, gdyż to jest punkt wyjścia do wprowadzenia zmian. Zauważmy, że część firm produkcji seryjnej wskazuje, że sami nie dysponują wystarczającymi danymi, by zdefiniować źródła problemów.

Wobec tego po pierwsze dlatego, że wiemy, w jakim obszarze szukać poprawek. Na pewno w zdobywaniu informacji pomaga wdrożenie jednej z metod zarządzania produkcją, które stosują zasadę ciągłego doskonalenia Kaizen.

Po drugie, dla managera zauważone problemy to informacja, że wdrożone przez niego poprawki w proces produkcji docelowo będą generować duże zmiany dla firmy. Coraz lepiej dopracowany proces technologiczny to namacalne uzasadnienie wyższych zarobków dla kadry zarządzającej. Tym się ona różni od pracowników niższego szczebla, że swoimi decyzjami wpływa na wydajność całego systemu.

Dlatego tak istotne jest poddawanie procesu ciągłemu monitorowaniu zarządzania produkcją.

I w końcu, dla właściciela firmy to także jest dobra informacja, bowiem z podobnymi wyzwaniami w obszarze produkcji zmaga się konkurencja. I znowu, im więcej informacji będziemy posiadać, tym szybciej będzie można wprowadzić kolejne małe innowacje.

Co nas opóźnia?

Rozmawialiśmy z osobami odpowiedzialnymi za produkcję. Ich odpowiedzi na powyższe pytanie można w większości zebrać w prosty sposób w trzech, krótkich punktach:

1. Niedoszacowane wrzutki - czyli coś, czego co do zasady nie planujemy realizować na etapie planowania. Np. sytuacja, gdy klient chce coś, co nie jest zestandaryzowane. I nie tylko chce, ale i swój produkt od nas otrzymuje. Często nikt nie patrzy, jak głęboka jest to ingerencja w proces produkcji i ile kosztuje zasobów oraz czasu wdrożenie danej operacji. Jedną z przyczyn powtarzającej się sytuacji tego typu jest niezrozumienie przez dział handlowy całości procesu produkcyjnego.
2. Nieaktualne założenia - założenia planistyczne, które zostały kiedyś wzięte pod uwagę w procesie produkcyjnym w przeszłości, niekoniecznie muszą się sprawdzać dzisiaj. Choćby w przypadku obecnych warunków dostaw i wymagań mogą się mieć nijak do tego, co było realne choćby rok temu. Czasem trzeba na nowo poczynić analizy mające na celu określenie ilości towaru, albo określenie, jak pracownicy, ich wyszkolenie i dostępność wpływają na czas dostarczenia wyrobów gotowych i plan produkcji.
3. Błędne wnioski - często widzimy niedostatki procesu produkcji. Jednak mając wciąż te same dane, zwykle wyciągamy na nowo te same wnioski popełniając te same błędy. Czasem najpierw potrzebujemy dowiedzieć się, czego nie wiemy. Po to, by uzyskać nowy wkład informacyjny do naszych systemów, żeby móc racjonalniej podejmować decyzje.

Samo przygotowanie planu produkcji jest ważne. Jednak późniejsze zarządzanie procesem produkcji polega w znacznym stopniu na reagowaniu na odchylenia. By wiedzieć, gdzie są odchylenia, trzeba z kolei wiedzieć wiedzieć jaka jest norma.

Czyli by czymś zarządzać, trzeba to coś właściwie i regularnie mierzyć.

Podzielmy się krótko trzema wskazówkami, na które nacisk kładą nasi mentorzy.

Często spotykanym błędem jest próba takiego zaprojektowania systemu w procesie produkcyjnym, który będzie przygotowany na wszystkie możliwe scenariusze. W każdej branży można spotkać chęć planowania produkcji i nie tylko, bez końca z chęcią uzyskania optymalnego rozwiązania. Należy wziąć pod uwagę, że nie da się całkowicie wyeliminować zaangażowania czynnika ludzkiego w proces harmonogramowania.

Dowiedz się, jak budować efektywne relacje na linii Produkcja - Sprzedaż. Weź udział w “Modern Production Summit” >>

Stosując, znaną i lubianą, zasadę Pareto, gdy wyeliminujemy 4/5 przeszkód, powinniśmy być z siebie wstępnie zadowoleni. Jeżeli w kolejnym etapie wyeliminujemy następne 80 proc., będzie to lepszy efekt, niż gdybyśmy od razu próbowali zrobić 100 proc. założonego w głowie i stale rozszerzanego planu.

Planiści w firmach powinni nauczyć się odpuszczać, by móc efektywnie planować tą część, która leży w ich mocy i danym okresie. Dostępność półproduktów, maszyny, pracownicy, zmieniające się preferencje klientów mogą w dużej mierze wpływać na późniejsze konieczne do dokonania zmiany.

Priorytety to jeden z najważniejszych punktów planowania.

Stary mit mówi, że “Klient Twój Pan”. Teoretycznie tak, ale nie każdy i nie zawsze. Samo stwierdzenie jest wewnętrznie sprzeczne. I to na kilku poziomach. Po pierwsze, to ty jesteś ekspertem, a po drugie każdy klient nie może być priorytetowy. Bo zawsze ktoś będzie traktowany drugorzędnie.

A to my, jako eksperci, musimy stworzyć mechanizmy procesu technologicznego i zarządzania produkcją, które będą wyznaczać ich kolejność. Dlatego w twojej firmie niezbędna jest komunikacja między wszystkimi działami firmy w projektowaniu podejścia do klienta i dostarczanych mu produktów w określonym czasie.

Kwestia komunikacji między działami produkcji i sprzedaży to temat rzeka. Teoretycznie to dział sprzedaży powinien wyznaczyć priorytety, które powinien wdrożyć dział produkcji. By jednak to robić optymalnie, musi rozumieć w wystarczającym stopniu, na czym polega praca jego kolegów z firmy.

Określenie słowa “najlepszy” jest dość względne i dotyka wielu priorytetów stosowanych w spółce. Niemniej harmonijne współdziałanie wymaga dostosowania się do wymagań narzuconych przez, miejmy nadzieję że wiedzący co robi zarząd.

Ten punkt mógłby być i pierwszym i ostatnim. To jedna z najrzadziej stosowanych wskazówek. Na efektywne testowanie rozwiązań prawie zawsze jest za mało czasu.

Dużo firm poświęca miesiące analizując potrzeby klientów na papierze z zamiarem zaprojektowania idealnego systemu harmonogramowania i procesu produkcyjnego, który spełni wszystkie ich potrzeby. Kiedy presja czasu rośnie, szybko przeprowadzają testy, po czym szybko go uruchamiają, licząc na to, że braki zostaną jakoś przykryte.

Właściwie przeprowadzane testy zarówno jednostkowe, jak i automatyczne to często klucz do sukcesu. Chłodna i metodyczna analiza jak najmniejszych odcinków procesu technologicznego, to nie jest zadanie porywające, ale konieczne, by na jego podstawie dostarczyć produkt lepszy od konkurencji. A kwestia na czym polega "lepszość" jest już tematem na osobny artykuł.

Autor: Marcin Kosiński, Redaktor, Bankier.pl