Kontrola ograniczona

Magdalena Krukowska
21-07-2005, 00:00

Z najazdu ZUS na firmę można wyjść obronną ręką. Trzeba tylko wiedzieć, jakie ma się prawa. I domagać się ich przestrzegania.

Nie tylko kontrole urzędu skarbowego czy Państwowej Inspekcji Pracy (PIP) spędzają sen z oczu przedsiębiorcom. Również Zakład Ubezpieczeń Społecznych (ZUS) ma prawo w każdej chwili, bez uprzedzenia, sprawdzić, czy firma wywiązuje się ze swoich ubezpieczeniowych zobowiązań. Za błędy w dokumentacji, zaległości w opłacaniu składek grożą wysokie grzywny. ZUS może też prowadzić postępowanie egzekucyjne, złożyć wniosek o ogłoszenie upadłości płatnika, ustanowić hipotekę przymusową oraz zastaw skarbowy, a nawet zastosować sankcję karną. Za uporczywe uchylanie się od płacenia składek można trafić do więzienia. Na wniosek ZUS organ paszportowy może odmówić pracodawcy wydania paszportu lub go unieważnić.

Nic dziwnego, że przedsiębiorcy boją się kontroli ZUS. Do wyjątków bowiem należą sytuacje, w których kontrolerzy nie znajdują uchybień.

— To nieuniknione, gdyż przepisy dotyczące ubezpieczeń społecznych nie są precyzyjne i pracodawcy mają dużo problemów z ich interpretacją — zaznacza Jadwiga Lipecka z Polskiej Konfederacji Pracodawców Prywatnych Lewiatan.

Sprawdzić inspektora

Nawet jeśli nie mamy na sumieniu łamania prawa, do kontroli ZUS warto się dobrze przygotować.

— Teoretycznie inspektor kontroli może zjawić się w firmie w dowolnym momencie, ale w praktyce zazwyczaj umawia się na konkretny termin. Uprzedza też, jakie dokumenty trzeba przygotować — mówi Agnieszka Janowska, radca prawny z kancelarii prawnej TGC Ordowska Spółka Komandytowa.

Przychodząc do firmy, pracownik ZUS musi okazać legitymację służbową oraz upoważnienie do przeprowadzenia kontroli w danym terminie. Jeśli je posiada — musimy go wpuścić. Za udaremnianie i utrudnianie kontroli grozi sprawa w sądzie grodzkim i grzywna.

A co zrobić, jeśli np. okaże się, że dziwnym trafem nazwisko inspektora kontroli jest takie samo, jak pracownicy, którą właśnie zwolniliśmy z pracy albo mamy inne podejrzenia co do jego bezstronności? Trzeba natychmiast zawiadomić ZUS, uzasadnić nasze podejrzenia i zażądać wyłączenia inspektora z kontroli. Do prowadzenia sprawy urząd musi wówczas wyznaczyć innego pracownika.

Ograniczona kontrola

Zakres kontroli ZUS musi być ściśle określony i przedstawiony przedsiębiorcy na piśmie przed jej rozpoczęciem. Inspektor nie może wejść do firmy bez konkretnego powodu.

— Jeśli kontroler przychodzi do nas z upoważnieniem do sprawdzenia zgłoszeń do ubezpieczenia nowych pracowników, to ma prawo sprawdzać tylko dokumenty dotyczące tej kwestii, nie może domagać się pokazywania innej dokumentacji. Żadna „ogólna” kontrola nie wchodzi w rachubę — podkreśla Agnieszka Janowska.

Kontrola może obejmować zgłoszenia do ubezpieczeń, prawidłowość obliczania i opłacania składek, ustalania uprawnień do świadczeń z ubezpieczeń społecznych, ich wypłacania oraz rozliczania czy prawidłowego i terminowego opracowywania wniosków o świadczenia emerytalne i rentowe.

Inspekcja pod nadzorem

Teoretycznie pracownik ZUS powinien przed rozpoczęciem kontroli zapoznać płatnika składek z jego prawami i obowiązkami, co ten potwierdza, podpisując się na zawiadomieniu o wszczęciu postępowania. Niestety, pracodawcy z reguły mechanicznie składają podpis, choć o swych prawach i obowiązkach nie zostali wcale poinformowani. Tymczasem ich znajomość mogłaby wielu przedsiębiorcom zaoszczędzić nerwów i kłopotów.

Pracodawca ma bowiem prawo brać czynny udział w kontroli, która może rozpocząć się tylko w obecności jego samego lub wcześniej upoważnionej osoby, najczęściej kadrowej.

— Kontrola trwa zazwyczaj od jednego do kilku dni. Najlepiej udostępnić w tym czasie inspektorowi osobne pomieszczenie, do którego przynosimy wszystkie niezbędne mu dokumenty i na miejscu wyjaśniamy wszelkie wątpliwości — radzi Agnieszka Janowska.

Pracownik ZUS ma prawo w trakcie kontroli badać wszystkie księgi, dokumenty oraz inne nośniki informacji związane z zakresem kontroli. A my musimy je udostępnić, niezależnie od tego, gdzie je przechowujemy — w firmie czy u osób trzecich, którym zleciliśmy rozliczenia z ZUS. Z reguły chodzi o teczki osobowe, zgłoszenia do ZUS i deklaracje rozliczeniowe. Inspektor ma prawo zabezpieczyć zebraną w trakcie kontroli dokumentację. Może też zażądać przetłumaczenia na polski dokumentów sporządzonych w języku obcym.

— Musimy pozwolić na wyniesienie dokumentacji poza siedzibę firmy, ale pamiętajmy, aby dać inspektorowi kopie, nie oryginały. Poza tym, wydanie każdego dokumentu musi być pokwitowane — podkreśla Agnieszka Janowska.

Gdy brakuje dowodów potrzebnych do przeprowadzenia kontroli, inspektor może przesłuchać pracowników czy innych świadków. Pracodawca ma prawo uczestniczyć w takim przesłuchaniu. Może też zadawać kontrolerowi pytania, składać wyjaśnienia — jednym słowem, bronić się przed wszelkimi zarzutami. W wyjątkowych przypadkach inspektorzy mogą również przeprowadzać wywiady majątkowe, czyli np. sprawdzać stan kont, ale tylko wówczas, gdy istnieją poważne wątpliwości, czy mamy pieniądze na spłacenie zaległości wobec ZUS.

Można się odwołać

Inspektor na koniec przygotowuje protokół, w którym przedstawia, co wykrył w trakcie kontroli lub co trzeba poprawić. Jeden egzemplarz otrzymuje pracodawca. Co zrobić, jeśli nie zgadzamy się ustaleniami kontrolera?

— Możemy w ciągu 14 dni wnieść pisemnie zastrzeżenia, okazując jednocześnie swoje dowody. Rozpatruje je ten sam inspektor, który może przeprowadzić wówczas dodatkową kontrolę, a rezultaty przedstawia nam na piśmie — wyjaśnia Agnieszka Janowska.

ZUS może na podstawie protokołu wydać decyzję dotyczącą np. ustalenia wymiaru składek czy nakładającą na nas grzywnę. Mamy prawo odwołać się od niej w ciągu miesiąca do jednostki organizacyjnej ZUS, która ją wydała. Jeśli ZUS uzna odwołanie za słuszne, wówczas w trakcie dwóch tygodni zmienia lub uchyla swoją decyzję. Jeśli nie — sprawa wędruje automatycznie do sądu.

Okiem przedsiębiorcy

Lepiej przyznać się po dobroci

By sprawnie przejść przez kontrolę ZUS w firmie, trzeba mieć przede wszystkim porządek w dokumentacji. Lepiej nie ukrywać uchybień, o których wiemy, i przyznać się od razu, bo kontrolerzy i tak je wykryją, a sankcje mogą być wówczas poważniejsze. Każdą kontrolę można wykorzystać do wyjaśnienia wątpliwości związanych z interpretacją przepisów. W przypadku drobnych błędów kontrolerzy zazwyczaj tylko wskazują, gdzie zrobić korektę i nie wyciągają żadnych konsekwencji.

Jadwiga Lipecka, Polska Konfederacji Pracodawców Prywatnych Lewiatan

© ℗
Rozpowszechnianie niniejszego artykułu możliwe jest tylko i wyłącznie zgodnie z postanowieniami „Regulaminu korzystania z artykułów prasowych” i po wcześniejszym uiszczeniu należności, zgodnie z cennikiem.

Podpis: Magdalena Krukowska

Najważniejsze dzisiaj

Polecane

Inspiracje Pulsu Biznesu

Puls Biznesu

Prawo / Kontrola ograniczona