Korekta protokołu tylko dla literówek

KOMENTARZ PRAWNIKA
29-05-2015, 00:00

Protokołem określa się pisemny dokument, który stanowi potwierdzenie przebiegu zgromadzenia wspólników w spółce z o.o.

Zgodnie z art. 248 § 1 k.s.h. istnieje obowiązek protokołowania uchwał powziętych przez zgromadzenie wspólników. Oprócz treści uchwał w protokole należy stwierdzić prawidłowość zwołania zgromadzenia wspólników i jego zdolność do powzięcia uchwał, wymienić powzięte uchwały, liczbę głosów oddanych za każdą uchwałą i zgłoszone sprzeciwy. Do protokołu należy także dołączyć listę obecności z podpisami uczestników zgromadzenia wspólników. Sam protokół winien być podpisany co najmniej przez przewodniczącego i osobę sporządzającą protokół. Jednak co w sytuacji, gdy do protokołu wkradnie się błąd lub zabraknie w nim pewnych informacji?

K.s.h. nie zawiera przepisów, które w sposób bezpośredni odnosiłyby się do możliwości sprostowania czy uzupełniania protokołu. Jednak zdaniem Sądu Apelacyjnego w Szczecinie (wyrok z 27 września 2012 r., sygn. I ACa 325/12), w przypadku uznania sprostowania za dopuszczalne obejmować może ono tylko tego rodzaju ingerencję w treść czynności, która pozostaje obojętna dla oceny skutków prawnych, jakie wywołuje, oraz dla istotnych elementów jej treści. Znaczenie ma zatem rodzaj błędu, jaki zaistniał: czy chodzi o tzw. literówkę, czy też o wynik głosowania stanowiącego przedmiot obrad. Drobne omyłki pisarskie czy data protokołu (jeśli wcześniej konsekwentnie stosowana była inna i z treści protokołu bezspornie wynika, o jaką datę chodzi, a pomylona została np. ostatnia cyfra roku) powinny podlegać sprostowaniu.

W odniesieniu do sposobu, w jaki dokonać należy sprostowania, to uzależniony jest on od tego, czy protokół był sporządzony w zwykłej formie pisemnej czy też przez notariusza. Co do zasady bowiem protokół powinien mieć formę pisemną, ale w odniesieniu do czynności określonych w k.s.h., protokół musi być obligatoryjnie sporządzony przez notariusza (np. protokół zawierający uchwałę o zmianie umowy spółki). W przypadku zwykłej formy pisemnej wystarczy bowiem, aby osoby, które podpisywały się pod protokołem, sporządziły pisemne oświadczenie o sprostowaniu. Natomiast protokół notarialny wymaga dokonania korekty przez samego notariusza, do którego należy decyzja, czy konieczną zmianę można zakwalifikować jako niedokładność, błąd pisarski, rachunkowy lub inną oczywistą omyłkę, do której sprostowania uprawnia go art. 80 § 4 Prawa o notariacie. W tej sytuacji notariusz wyda odpis, który uwzględniał będzie zmiany dokonane w wyniku sprostowania.

Natomiast sąd w wyżej wskazanym wyroku jednoznacznie stwierdził, że nie do zaakceptowania jest sytuacja, w której czynność porządkowa, z istoty swej korygująca drobne i oczywiste niedokładności (do których należą wspomniane „literówki”), wywoływać będzie zasadnicze konsekwencje dla oceny skuteczności samej uchwały. Nie można więc wprowadzać zmian w wynikach głosowania czy treści samej uchwały. W takim przypadku konieczne jest ponowne przeprowadzenie czynności i jej zaprotokołowanie. © Ⓟ

DARIA WOJTCZAK, prawnik w kancelarii KSP Legal & Tax Advice w Katowicach

© ℗
Rozpowszechnianie niniejszego artykułu możliwe jest tylko i wyłącznie zgodnie z postanowieniami „Regulaminu korzystania z artykułów prasowych” i po wcześniejszym uiszczeniu należności, zgodnie z cennikiem.

Podpis: KOMENTARZ PRAWNIKA

Polecane

Inspiracje Pulsu Biznesu

Puls Biznesu

Inne / Korekta protokołu tylko dla literówek