Księgowość i płace wychodzą poza przedsiębiorstwa

  • Małgorzata Ciechanowska
opublikowano: 14-06-2012, 00:00

Finanse: Outsourcing usług finansowych zyskuje coraz większą grupę zwolenników, zwłaszcza wśród szefów małych i średnich firm

Do niedawna wśród polskich przedsiębiorców pokutował mit, w myśl którego korzystanie z outsourcingu usług finansowych miało się wiązać z niebezpieczeństwem. Jednak kryzys zmusił ich do szukania oszczędności i sposobów na optymalizację księgowości i obsługi spraw płacowych. Wówczas wielu sceptyków przekonało się, że współpraca z profesjonalnymi firmami zewnętrznymi jest nie tylko opłacalna, ale też bezpieczna.

Mniejsi bardziej ufają

Najchętniej z usług outsourcingu korzystają spółki z kapitałem zagranicznym oraz firmy prywatne, których księgowość i procedury związane z obsługą płac są nieskomplikowane. Są to zwykle małe i średnie przedsiębiorstwa, działające w sektorze handlu i usług. Szefowie dużych firm, których systemy rachunkowo- -podatkowe są bardziej skomplikowane, potrzebują więcej czasu, aby przygotować się do reorganizacji własnych służb i procesów.

— Popularyzacji outsourcingu sprzyja także to, że duże korporacje, które mają oddziały w kilku miastach lub państwach, wykazują duże zainteresowanie budową własnych centrów usług wspólnych, obsługującychwspólną księgowość, i realizują powtarzalne operacje całej grupy — mówi Piotr Gracz, członek zarządu w firmie BDO.

Oszczędność

Jak zaznacza Mariola Belina-Prażmowska, wiceprezes Business Support Solution (BSS), outsourcing sam w sobie nie jest narzędziem do walki z kryzysem. Jednak właściwie dobrana usługa outsourcingowa może obniżyć koszty działania przedsiębiorstwa, zoptymalizować procesy biznesowe oraz umożliwić koncentrację sił i pieniędzy na jego podstawowej działalności. Wielu przedsiębiorców nie wyobraża sobie rezygnacji z własnego działu księgowości oraz kadr i płac, które stały się już nierozerwalną częścią firmy.

Warto jednak zastanowić się nad potrzebą utrzymywania etapów. Dokładna analiza może bowiem wykazać, że zatrudnienie pracownika w dziale wewnętrznym jest droższe od dostępu do wykwalifikowanych ekspertów z firmy zewnętrznej. Ponadto z dużymi kosztami wiążę się konieczność stworzenia odpowiedniego środowiska pracy — zakup programów finansowo-księgowych, stworzenie stanowiska pracy (biurko, sprzęt komputerowy) i specjalnie wyznaczonego miejsca do przechowywania dokumentacji. Firma outsourcingowa zapewnia wszystkie te standardy oraz gwarantuje dostęp do ekspertów z wielu dziedzin, takich jak: podatki, kadry, finanse.

— Sfinansowanie etatów dużej liczby specjalistów dla pojedynczego przedsiębiorstwa, zwłaszcza z sektora małych i średnich firm, może być ekonomicznie nieuzasadnione — uważa Joanna Rzeźniczak, dyrektor ds. strategii i rozwoju BSS.

Jest jeszcze jeden argument przemawiający na rzecz outsourcingu — przedsiębiorca, korzystający z usług firmy zewnętrznej, nie musi martwić się ani o koszty bezpośrednie, ani pośrednie, związane ze zwolnieniami i rekrutacją pracowników. Zapewnienie dyspozycyjności i dostępu do wykwalifikowanych ekspertów leży po stronie outsourcera.

— Przedsiębiorca ma możliwość nieprzerwanego korzystania z usług, ponieważ outsourcer zapewnia zastępstwa na czas urlopów i zwolnień lekarskich — zapewnia Joanna Rzeźniczak. Decydując się na współpracę z firmą zewnętrzną, przedsiębiorca ma do wyboru dwa sposoby rozliczeń z outsourcerem: zadaniowy czas pracy lub rozliczenie ryczałtowe. W pierwszym przypadku zleceniodawca płaci za konkretnie wykonane zadanie, w drugim zaś co miesiąc wnosi stałe opłaty.

Wśród polskich przedsiębiorców wciąż panuje przekonanie, że kwestie rachunkowości firmy są ściśle tajne, co pozostaje w oczywistej sprzeczności z obowiązkami informacyjnymi spoczywającymi na spółkach, np. giełdowych. Mimo nakazu publikacji wyników finansowych przez spółki firmy outsourcingowe bezpieczeństwo przekazywania danych traktują priorytetowo.

Bezpieczeństwo

— Kwestie bezpieczeństwa i poufności danych przekazywanych przez klienta są prawnie uregulowane i obwarowane kontraktami, co służy zachowaniu najwyższego bezpieczeństwa — podkreśla Piotr Gracz.

Niedotrzymanie umowy może grozić dużymi karami finansowymi. Ponadto, na życzenie klienta, firma outsourcingowa może wydelegować pracownika, który będzie pracował w siedzibie klienta. Biorąc pod uwagę wszystkie te aspekty, a zwłaszcza możliwość obniżenia kosztów działania przedsiębiorstwa, właściciele małych i średnich firm powinni rozważyć możliwość współpracy z firmą zewnętrzną świadczącą usługi finansowe.

© ℗
Rozpowszechnianie niniejszego artykułu możliwe jest tylko i wyłącznie zgodnie z postanowieniami „Regulaminu korzystania z artykułów prasowych” i po wcześniejszym uiszczeniu należności, zgodnie z cennikiem.

Podpis: Małgorzata Ciechanowska

Polecane

Inspiracje Pulsu Biznesu