Zapobiegliwy przedsiębiorca skrupulatnie dobiera kontrahentów i pilnuje, aby wszystkie płatności były regulowane w terminie
Rozpoczynając współpracę z nowym kontrahentem, warto zebrać o nim jak najwięcej informacji. Pozwoli to zweryfikować jego wiarygodność. Pierwszym źródłem, w którym można zasięgnąć informacji o firmie, z którą nawiązuje się współpracę, są rejestry dłużników (Krajowy Rejestr Sądowy czy Ewidencja Działalności Gospodarczej) oraz wywiadownie gospodarcze, które odpłatnie mogą udostępnić raport o konkretnej spółce.
Nie zaszkodzi także poprosić potencjalnego partnera o zaświadczenie o braku zobowiązań wobec urzędu skarbowego czy ZUS.
Ponadto warto nawiązać kontakt z innymi dostawcami firmy, którzy mogą potwierdzić, czy kontrahent wywiązuje się ze zobowiązań. Jeśli bowiem na rynku pojawią się negatywne opinie, przedsiębiorca powinien zastanowić się nad współpracą z taką spółką. A jeżeli już się na nią zdecyduje, to powinien pozostawać w ciągłym kontakcie z kontrahentem.
— Oprócz informacji, które można znaleźć na jego stronie internetowej, warto gromadzić jak najbardziej szczegółowe dane teleadresowe, czyli numery stacjonarne, komórkowe, adres siedziby, magazynów itd. Pozwoli to później pozostawać w bieżącym kontakcie i szybko reagować na jakiekolwiek sygnały zwiastujące możliwość opóźnień w płatnościach — twierdzi Krzysztof Matela, prezes EGB Investments.
Należności na oku
Statystyki firmy windykacyjnej Euleo pokazują, że monitoring należności może skrócić cykl spływu należności nawet o 30 proc. Polega on na telefonicznym, listowym, e-mailowym lub esemesowym przypominaniu kontrahentom o zbliżającym się terminie płatności.
— Gdy dostawca obawia się popsucia relacji z kontrahentem, może zlecić monitoring firmie windykacyjnej. Wówczas wszystkie negatywne skutki rozmów o finansach będą spoczywały wyłącznie na windykatorze — mówi Grzegorz Grzesiak, dyrektor ds. windykacji Euleo.
Kolejnym ważnym elementem monitoringu jest kontrolowanie stanu realizacji transakcji, m.in. przepływu dokumentów i towarów. Istotne jest także potwierdzenie dokonania transakcji i uzyskanie dokumentów uznania zadłużenia.
— Aby uniknąć tłumaczenia kontrahenta, że nie dostarczono mu faktury, sprawdzajmy, czy dokumenty dotarły do odbiorcy, czy podpisała je właściwie umocowana osoba, czy usługa została poprawnie wykonana oraz czy zamówiony towar dostarczono zgodnie ze specyfikacją — radzi Krzysztof Matela.
Wyrozumiałość
Niestety, jak to w biznesie bywa, każdemu zdarzają się zatory płatnicze. Z danych firmy Integral Collections wynika, że tylko 30 proc. przedsiębiorstw deklaruje, iż nie ma problemów z terminowym uzyskaniem zapłaty za wystawione faktury.
Często bowiem zdarza się, że opóźnienie w płatnościach wynika z tego, iż kontrahent sam ma problemy z niepłacącymi klientami. W takiej sytuacji najlepiej byłoby zawiadomić dostawcę o problemach z płynnością.
Niestety dłużnik zwykle unika kontaktu z wierzycielem, próbując w ten sposób odsunąć moment rozliczenia, co często zmusza przedsiębiorców do skorzystania z usług firmy windykacyjnej.
— Poinformowanie wierzyciela o możliwym opóźnieniu należy traktować jako pozytywną wiadomość, bo oznacza ono, że dłużnik nie ucieka przed odpowiedzialnością i chce współpracować. Wówczas należy ustalić nowy realny harmonogram spłat i konsekwentnie monitorować jego przestrzeganie — mówi Wojciech Bogusławski, dyrektor generalny Integral Collections.
Ponadto chęć współpracy okazana przez dłużnika często sprzyja pobłażliwości ze strony dostawcy, który nie chce tracić klienta.
— Gdy dostawcy zależy na współpracy z konkretnym kontrahentem, a wie, że ten może mieć trudności w spłacie zobowiązań, pozytywnym rozwiązaniem jest wydłużenie terminu płatności w spłacie lub rozłożenie zobowiązań na raty — podpowiada Dariusz Czech, dyrektor generalny spółki Cash Flow.
Jeśli sytuacja będzie się powtarzać, konieczne jest zastosowanie sankcji, które dadzą dłużnikowi sygnał, że wierzyciel dba o swoje finanse. Sposobem na zmniejszenie ryzyka strat finansowych jest ograniczenie limitu dostaw, skrócenie terminów płatności lub wprowadzanie rozliczeń wyłączenie gotówkowych. Ponadto, jeśli istnieje taka możliwość, można zastosować rozliczanie się w barterze.
Wsparcie profesjonalistów
Gdy przedsiębiorca nie ma możliwości samodzielnie dochodzić swoich należności, warto skorzystać z usług firmy windykacyjnej lub kancelarii prawnej. Windykacja należności w trybie polubownym powinna nastąpić nie później niż 90 dni po upływie terminu zapłaty. Wówczas wierzyciel ma aż 90 proc. szans na odzyskanie należności. Po roku wskaźnik ten maleje do 9 proc.
— Im szybciej podejmie się działania windykacyjne, tym większa jest szansa na odzyskanie pełnej kwoty należności i niższe koszty, jakie wierzyciel będzie musiał ponieść w związku z obsługą tego zobowiązania. Mając kilku dostawców, dłużnik bez wątpienia będzie wykazywał większą skłonność do uregulowania swoich długów najpierw wobec tych, którzy pozostaną z nim w bieżącym kontakcie, a także tych, którzy będą konsekwentnie wdrażali zapowiadane sankcje, np. zatrzymanie dostaw — podkreśla Krzysztof Matela.
Należy pamiętać, że rozpoczęcie działań windykacyjnych nie musi wcale oznaczać rozpoczęcia procedury sądowej czy też utraty kontrahenta.
— Jest to sygnał dla spóźniającego się odbiorcy, że chcemy zająć się brakiem zapłaty i nie czekamy z założonymi rękami — mówi Wojciech Bogusławski. Cena usług firmy windykacyjnej zależy od rodzaju wierzytelności, jej wysokości i tego, kiedy minął termin zapłaty.
— Im dług jest wyższy i mniej czasu przeterminowany, tym cena za jego egzekucję niższa. Firmy pobierają bardzo różne prowizje od odzyskanych należności, i tak jednak outsourcing pomaga zdecydowanie obniżać koszty, nawet o kilkadziesiąt procent, w porównaniu z nakładami na realizację tych zadań wewnątrz firmy — zaznacza Dariusz Czech.
Podpis: Małgorzata Ciechanowska
