Liderzy stawiają na interakcje pracowników

DK
opublikowano: 16-04-2021, 16:26

Egzamin z pandemii COVID-19 zdały zarządy spółek zdolne zapewnić jasną komunikację i otwarte rozmowy o potrzebach swojej kadry.

Martyna Balcer z Cresa Polska, zwraca uwagę, że po pierwszym kwartale 2021 r. widać większą aktywność na rynku biurowym.

– Po roku pandemii firmy określiły już swoje potrzeby, wiedzą, jaki system pracy się u nich sprawdza i są gotowe na podjęcie decyzji. To dobry moment na uzyskanie korzystnych warunków najmu, gdyż deweloperzy i właściciele biurowców rywalizują o najemcę – zaznacza Martyna Balcer.

Część najemców pyta o budynki z operatorem coworkingowym, aby w momencie większego zapotrzebowania na powierzchnię, móc wynająć dodatkowe biurka czy pokoje. Padają również pytania o systemy chroniące zdrowie pracowników. Stąd właściciele budynków inwestują np. w systemy sanityzacyjne, lampy UVC w kanałach wentylacyjnych oraz systemy filtrów.

- Firmy, które działają w modelu hybrydowym i zmniejszają metraż, przygotowują dla części pracowników biurka rotacyjne, dostosowując open space do powierzchni coworkingowej. Niektórzy pracodawcy zwiększają powierzchnię, aby zabezpieczyć odpowiednią odległość między biurkami i zachować dystans społeczny – opowiada Martyna Balcer.

Bezpieczna praca

Sama firma Cresa, tuż po ogłoszeniu stanu zagrożenia epidemicznego, opracowała nowe zasady korzystania przez pracowników z przestrzeni własnej oraz wspólnej. Zaproponowała też swojej kadrze możliwość dobrowolnego wykonywania testów.

- Skupiliśmy się na szukaniu rozwiązań i działaniach, które dałyby nam poczucie sprawczości i kontroli w tej trudnej sytuacji. Zainwestowaliśmy też w nowoczesne technologie – mówi Marta Kulik z Cresa Polska.

Zapewnia, że pandemia nie zakłóciła działalności spółki.

- Niektórzy klienci kontynuowali ekspansję, a inni decydowali się na renegocjowanie umów lub podnajem zajmowanej powierzchni. Kilka firm wsparliśmy także w wejściu w tym czasie do Polski – wymienia Marta Kulik.

Dominika Bettman, prezeska oraz dyrektorka Digital Industries w Siemens Polska, przyznaje, że lockdown i konieczność pracy zdalnej z pewnością były wyzwaniem z punktu widzenia utrzymania sprawnej, bieżącej działalności i zapewnienia bezpieczeństwa pracownikom firmy oraz partnerom.

– Teraz pracujemy normalnie, choć w zupełnie inny sposób, niż przed pandemią. Dostosowujemy się też do szybko zmieniających się warunków rynkowych. Pandemia przyspieszyła upowszechnienie technologii, które – dzięki rozwiązaniom cyfrowym – umożliwiły dalsze funkcjonowanie świata. Digitalizacja, w której się specjalizujemy, złagodziła skutki lockdownu i zapewniła podstawy do w miarę normalnego istnienia wielu firm – przekonuje Dominika Bettman

W przedsiębiorstwie, wszędzie tam, gdzie to było możliwe, pracownicy przeszli na pracę zdalną i funkcjonują w ten sposób już od ponad roku. Również wszędzie tam, gdzie się dało, koncern wprowadził zdalną obsługę klientów i serwis parków maszynowych.

- To ostatnie rozwiązanie zyskało ogromną popularność. Oczywiście już rok temu zapewniliśmy pracownikom dodatkowe środki ochrony i pomoc związku z pandemią, zwłaszcza wsparcie w sytuacjach kryzysowych. Organizujemy cykliczne telekonferencje z kierownictwem firmy, podczas których omawiamy aktualne wytyczne i odpowiadamy na pytania pracowników. Wprowadziliśmy również dobrowolny, bezpłatny program testów dla wszystkich pracowników na obecność przeciwciał związanych z COVID-19 oraz diagnozę ostrej infekcji wirusowej SARS-CoV-2 – opowiada Dominika Bettman.

Jej zdaniem, pod wpływem pandemii w biznesie zaczyna zanikać dotychczasowe przekonanie o sprawowaniu kontroli nad otaczającą nas rzeczywistością. Dziś trudno planować wszystko „linearnie”.

- Ważniejsze jest określenie kierunków i aspiracji – celów do których dążymy i dróg, które nas do nich zaprowadzą. Konsekwencje pandemii już znamy i wiemy, że wyznaczanie szczegółowych planów, którym nie towarzyszą zrozumiałe i zaakceptowane przez pracowników kierunki i aspiracje – jest obarczone ryzykiem – zapewnia Dominika Bettman.

Simens w ostatnich miesiącach szukał najlepszych sposobów dostosowania się do nowej sytuacji. Finalnie firma wdrożyła formułę hybrydową, przyjmując, że po ustaniu pandemii pracownicy będą spędzali 2–3 dni pracy w biurze, a 2–3 dni zdalnie.

– Dopóki pandemia trwa, dajemy pracownikom pełną swobodę w zakresie decydowania skąd pracują – zaznacza Dominika Bettman.

Na wirtualnej kawie

Bezpośrednio po wybuchu pandemii priorytetem Nestlé stało się wprowadzenie dodatkowych rozwiązań, które pozwoliłyby jak najskuteczniej chronić 5,5 tys. pracowników ze wszystkich ośmiu lokalizacji w Polsce.

- Wdrożyliśmy zaostrzone procedury bezpieczeństwa, obejmujące m.in. pomiar temperatury załogi na terenie zakładów, testy antygenowe i PCR, montaż lamp UV do dezynfekcji powierzchni i powietrza. Lokalnie wprowadziliśmy też pakiet osłonowy dla osób, których praca wyklucza tryb zdalny. Pracownikom tym zaoferowaliśmy m.in. dodatkową dietę, wypłacaną wraz z miesięcznym wynagrodzeniem – opowiada Edyta Iroko z Nestlé Polska.

Zaznacza, że w dobie pracy zdalnej, powszechnej izolacji budowanie poczucia przynależności i motywowanie jest ważniejsze niż kiedykolwiek wcześniej. Dlatego koncern skupia się na różnych obszarach: od regularnej komunikacji wewnętrznej, poprzez szkolenia i webinary dla pracowników m.in. na temat wellbeing, po akcje specjalne jak konkursy dla pracowników, czy nowe sposoby na wspólne angażowanie się w pomoc innym.

- Jesteśmy również świadomi, jak kluczowe z punktu widzenia pracowników jest utrzymanie „work-life balance” w warunkach pracy zdalnej – by przeciwdziałać zacieraniu się granic pomiędzy pracą w domu a czasem wolnym. Nasi pracownicy mogą podzielić się swoimi opiniami o różnych obszarach funkcjonowania firmy w specjalnej ankiecie, dzięki której zgodnie z ich potrzebami możemy wprowadzać niezbędne zmiany – wyjaśnia Edyta Iroko.

Dodaje, że dla firmy głos pracowników jest kluczowy także w tworzeniu koncepcji tzw. biura przyszłości.

- Obecna sytuacja i wielomiesięczna praca zdalna z pewnością przełożą się na zmianę oczekiwań wobec pracy biurowej. Już dziś działa u nas specjalna grupa robocza, której zadaniem jest wypracowanie koncepcji „pracy przyszłości” i „biura przyszłości”– mówi Edyta Iroko.

Również ubezpieczyciel Euler Hermes już w pierwszych tygodniach pandemii przeszedł na pracę zdalną. Potem pojawiła się możliwość pracy hybrydowej.

- Z czasem oswoiliśmy się z sytuacją pandemiczną. Wymagało to jednak dużego wysiłku ze strony nas wszystkich. Bardzo ważne dla nas było wdrożenie działań wspierających utrzymanie dobrego zdrowia psychicznego i fizycznego. Organizujemy webinary z zakresu ergonomii pracy, zdrowej diety, kondycji i odporności psychicznej. Pracownicy mają również możliwość dostęp do programu EAP (Employee Assistance Program), gdzie anonimowo mogą otrzymać profesjonalne wsparcie w zakresie porad prawnych, finansowych czy zdrowotnych – opowiada Aleksandra Witkowska, dyrektor HR i Komunikacji Wewnętrznej w Euler Hermes.

Firma dużo uwagi poświęca wzajemnemu wsparciu, komunikacji i współpracy. Z zespołach organizuje regularne spotkania, nie zawsze o tematyce biznesowej. Prowadzi też aktywną komunikację w internecie. Zarząd spółki regularnie publikuje blog, na bieżąco przekazując wszelkie informacje. Organizuje również wirtualne spotkania zarządu z wszystkimi pracownikami, oraz ankietę Pulse Survey, w której pyta o różne kwestie związane z pracą zdalną i izolacją, co pozwala wdrażać kolejne usprawnienia.

- Ochotnicy mogą umówić się na wirtualną kawę z losowo wybranym kolegą z naszego regionu w ramach inicjatywy Mystery Coffee Encounter, a w programie Help Your Collegue udzielić lub otrzymać pomoc w wybranym problemie biznesowym – mówi Aleksandra Witkowska.

Saltus Ubezpieczenia również od roku rozwija pracę hybrydową. Rok temu spółka przestawiła się na pracę hybrydową. Podzielono zespoły na mniejsze grupy, które się zamieniają i pracują bądź w biurze, bądź zdalnie.

- Regularnie monitorujemy także nastroje i potrzeby pracowników oraz efektywność pracy. Pytaliśmy się za pomocą ankiet online, jakie środki bezpieczeństwa powinny być zachowane, aby pracownicy czuli się bezpiecznie. W związku z tym zastosowaliśmy dodatkowe środki ostrożności. Praktycznie zrezygnowaliśmy z bezpośrednich spotkań, rekomendując przeprowadzanie ich online. Stosujemy też system wczesnej prewencji i wychwytywania potencjalnych zachorowań, ograniczając dalsze kontakty w miejscu pracy – opowiada Robert Łoś, prezes Saltus Ubezpieczenia.

Dodaje, że przedłużająca się sytuacja pandemiczna wzbudziła także pewne niepokoje wśród pracowników. Stąd w najbliższym czasie firma planuje warsztaty dla kadry kierowniczej dotyczące zarządzania zespołem rozproszonym i wsparcia pracowników podczas pracy zdalnej.

Ubezpieczyciel dokonał też przeglądu swoich procesów i tam, gdzie to możliwe zmienił je na online.

- Jako jedni z pierwszych przeprowadziliśmy zdalnie egzaminy dla kandydatów na agentów ubezpieczeniowych. Za pośrednictwem dedykowanej platformy e-learningowej przeegzaminowaliśmy blisko 800 osób – wylicza prezes spółki Saltus.

Czas zmian

SPIE Building Solutions, zajmująca się obsługą techniczną parków biurowych, już przed wybuchem pandemii miała wypracowane metody zdalnej komunikacji i funkcjonowania. Dzięki temu przejście na pracę z domu było sprawne, bez chaosu.

- Na początku pandemii, dzięki wsparciu działu IT osoby, które wcześniej pracowały na komputerach stacjonarnych od razu zostały wyposażone w laptopy, żeby mogły bezpiecznie i bez narażania wykonywać zadania z domu – mówi Katarzyna Polonis, dyrektor personalny, SPIE Building Solutions.

Firma w czasie pandemii otrzymywała nawet dodatkowe zlecenia np. na prace remontowe, które można było swobodnie prowadzić w opustoszałych biurach.

- Od początku pandemii postawiliśmy na wzmożoną komunikację z pracownikami. Regularnie organizowaliśmy poranne spotkania, omawiając obecną sytuację. Tłumaczyliśmy, co się dzieje z firmą. Komunikowaliśmy zespołowi, że spółka ma się dobrze i miejsca pracy zostaną zachowane. I tak się stało: utrzymaliśmy stabilność zatrudnienia i to bez redukcji pensji, a nawet powiększyliśmy zespół w zeszłym roku. Zachowaliśmy wszystkie benefity pracownicze, takie jak premie finansowe, samochody służbowe, „wczasy pod gruszą” czy pakiety medyczne – zapewnia Katarzyna Polonis.

Równocześnie firma przygotowała dla swojej kadry serię praktycznych poradników

- Tłumaczyliśmy np. co robić z dziećmi, żeby rodzice mogli pracować, jak sobie radzić z lękiem, a także poradniki jak się zachować w razie objawów choroby. Wysyłaliśmy linki do teatrów, muzeów i innych atrakcji dostępnych on-line, tak, żeby zmniejszyć stres związany z Covidem – mówi Katarzyna Polonis.

Działająca w branży energetycznej firma Axpo Polska, zdecydowała się na przejście na tryb pracy zdalnej już w pierwszych dniach po pojawieniu się przypadku COVID-19 w Polsce, zanim jeszcze wprowadzono lockdown. Firma od razu też wysłała do domów pracowników paczki z wówczas trudno dostępnym na rynku sprzętem sanitarnym, jak maseczki, płyny dezynfekujące czy przyłbice.

- Jak większość firm, spodziewaliśmy się, że będzie to tylko przejściowe rozwiązanie. Szybko jednak okazało się, że musimy na nowo zorganizować tak ważne elementy naszej pracy, jak m.in. obieg korespondencji i dokumentów. Jesteśmy spółką energetyczną działającą na rynku B2B. Nasz biznes opiera się o zawieranie umowy sprzedaży z naszymi klientami przyzwyczajonymi do wersji papierowych. W trakcie pandemii zmieniliśmy więc proces obsługi umów - zaczęliśmy bazować na ich skanach, a nie tradycyjnych wersjach papierowych. Okazało się, że ten sposób dobrze się sprawdza, dlatego chcemy rozwinąć to podejście. Rozwinęliśmy też nasz kanał e-commerce, dzięki któremu klienci mogą podpisywać umowy na zakup zielonej energii online, bez wychodzenia z domu – opowiada Edita Alimanovic, przedstawicielka Axpo Polska.

Dla osób, które chciały fizycznie pojawiać się w biurze spółka opracowała system monitorowania, ustalając jednocześnie limity osób na dany dzień. To pozwala szybko reagować w przypadku symptomów zakażenia.

- Rok z pandemią udowodnił, że praca zdalna może być równie efektywna, jak stacjonarna. Dlatego w przyszłości chcemy wprowadzić model hybrydowy, tak aby część czasu pracownicy mogli spędzać w domu, a część w biurze. Chcemy postawić na interakcje między pracownikami, udostępnimy im więcej miejsca do swobodnej wymiany wiedzy, pracy kreatywnej, ale i relaksu – przekonuje Edita Alimanovic.

Sławomir Wojtacki, prezes spółki Sprint, z branży IT, po wybuchu pandemii natychmiast powołał zespół, który stale monitoruje sytuację pandemiczną.

- Wiemy, jak ważna jest komunikacja i poczucie wspólnoty z pracownikami w sytuacji kryzysowej. Stres jest teraz naturalną reakcją, dlatego na bieżąco staramy się gasić wszelkie obawy. Jesteśmy blisko pracowników, doceniamy i nagradzamy zespół pomimo braku bezpośredniego kontaktu. To poczucie więzi sprawiło, że sprawnie zaadoptowaliśmy się do działania w nowej codzienności – tłumaczy.

– Integracja, choć zdalna, pozwala nam lepiej odnaleźć się w tym trudnym czasie – dodaje.

Przykładowo, firma po raz pierwszy w historii zorganizowała spotkanie wigilijne online, w którym uczestniczyło ponad 200 pracowników.

- Było wesoło i świątecznie, mimo tej trudnej sytuacji – zapewnia Sławomir Wojtacki.

W grudniu 2020 r. udało się też przeprowadzić w całości zdalnie trzecią edycję akcji Sprint Pomaga, której zadaniem jest pomoc wybranej placówce opiekuńczej. Podczas aukcji on-line licytowano świąteczne stroiki, lekcję golfa z prezesem, przetwory, wyroby artystyczne naszych pracowników i wiele innych rzeczy.

- Zgromadziliśmy rekordową kwotę, a za zebrane przez nas pieniądze zakupiliśmy m.in. AGD, wyposażenie kuchenne, zabawki, owoce i słodycze – wylicza Sławomir Wojtacki.

Praca z domu, w izolacji stwarza różne wyzwania, w tym i zdrowotne.

- Nasz zespół informatyczny na bieżąco reaguje na wszelkie przeciwności losu z zakresu IT, a zespół HR dba o work-life balance, zapewniając dostęp do konsultacji z psychologiem, opieki medycznej, zwiększając standardowy limit urlopu wypoczynkowego, czy też angażując pracowników w domowy challenge na najbardziej kreatywne domowe biuro – zapewnia Sławomir Wojtacki.

Firma wykorzystała też czas nieobecności całości załogi w biurach na remonty i zmiany administracyjne.

- Pandemia to ogromny sprawdzian dla liderów, kiedy pojawia się niepewność, spada motywacja pracowników. Musimy szukać nowych sposobów na rozliczanie zadań, ale także w nowy dla nas sposób motywować pracowników, nauczyć się rozmawiać z nimi nie koniecznie podczas fizycznego spotkania. Każdy z nas tęskni za kontaktem z ludźmi, zarówno szefowie, jak i pracownicy. Nie mamy złotego środka jak sobie z tym radzić, ale mamy poczucie, że wszyscy już czekają na tę normalność i każdy z nas przyjmie ją z otwartymi ramionami – wyjaśnia Sławomir Wojtacki.

Okiem eksperta
Egzamin z czasów pandemii. Pracodawcy właśnie go podejmują
Kamil Krępa, dyrektor ds. Komercjalizacji w TDJ Estate
Egzamin z czasów pandemii. Pracodawcy właśnie go podejmują

Już ponad rok żyjemy w rzeczywistości, na którą większość organizacji nie była przygotowana. Globalny wpływ pandemii wymusił elastyczne podejście firm do m.in. tradycyjnej formy pracy, narzucił rygorystyczne wytyczne dotyczące bezpieczeństwa i ochrony zdrowia oraz zwrócił szczególną uwagę na komfort i dobrostan pracowników. Zapewnienie możliwości pracy zespołowej pomimo rozproszenia, utrzymanie motywacji, wydajności i jak najlepszych warunków pracy stało się priorytetem organizacji dążących do utrzymania swojej pozycji na rynku. Badania naukowe i doświadczenia firm pokazują, że home office to w krótkiej perspektywie czasu znakomity sposób na maksymalizację efektywności, jeśli towarzyszy mu odpowiednia organizacja i wprowadzenie nowych standardów pracy zdalnej. Wyzwaniem staje się również komunikacja w obrębie organizacji. Przeniesienie ludzi z biura do świata wirtualnego nie zda egzaminu jeśli nie pójdzie ono w parze ze sprawną komunikacją wewnętrzną. Pracownicy muszą odczuwać, że w dalszym ciągu są częścią firmy i nic ich nie omija. Powinni być na bieżąco informowani na temat obecnej sytuacji przedsiębiorstwa, planów rozwojowych czy wprowadzanych zmian.

Wraz ze stopniowym wycofywaniem ograniczeń gospodarczych będziemy obserwowali coraz śmielszy powrót pracowników do biur, na co pracodawcy przygotowywali się od ponad roku. Najważniejszym aspektem nowej normalności bez wątpienia stało się zdrowe i bezpieczne środowisko pracy. Dla firm, które na swoje siedziby wybrały nowoczesne biurowce, wykorzystujące np. zaawansowane technologie dostarczania i uzdatniania powietrza na powierzchnie najmu mają o wiele prostsze zadanie. W odpowiedzi na zagrożenia związane z COVID–19 International WELL Building Institute wprowadził certyfikację WELL Health & Safety. Jej wyjątkowo restrykcyjne kryteria opierają się na wytycznych opracowanych przez WHO, US Centers for Disease Control and Prevention (CDC) oraz globalne ośrodki profilaktyki i zwalczania chorób. Standard certyfikacji koncentruje się na zdrowiu i bezpieczeństwie ludzi przebywających w budynkach i opiera się na pięciu filarach: procedurach sprzątania i czyszczenia, procedurach związanych z sytuacjami kryzysowymi, utrzymaniu jakości powietrza i wody, promowaniu zdrowia i dobrego samopoczucia oraz strategiach promowania innowacji. Pierwszym w Polsce obiektem, który uzyskał tę certyfikację jest katowicki biurowiec KTW I. Przed pracodawcami najważniejszy egzamin – z zapewnienia pracownikom bezpiecznych i komfortowych warunków pracy i powrotu do biur w nowej rzeczywistości.

© ℗
Rozpowszechnianie niniejszego artykułu możliwe jest tylko i wyłącznie zgodnie z postanowieniami „Regulaminu korzystania z artykułów prasowych” i po wcześniejszym uiszczeniu należności, zgodnie z cennikiem.

Polecane