Małe i średnie firmy osiągają duże korzyści z cyfryzacji

  • Ewa Bednarz
10-05-2016, 22:00

Przedsiębiorstwa korzystające z technologii teleinformatycznych są zdecydowanie bardziej nastawione na rozwój niż firmy analogowe. Niemal 65 proc. przedsiębiorstw o profilu cyfrowym realizuje strategię dynamicznego wzrostu, a jedynie 35 proc. skupia się na zachowaniu obecnego stanu rzeczy

Home.pl i Microsoft, przy wsparciu Konfederacji Lewiatan, przed rokiem zaprosiły małe firmy do udziału w Firmowych (R)ewolucjach. Kapituła konkursu wyłoniła 12 laureatów z najciekawszymi pomysłami na wykorzystanie nowych technologii w rozwoju swojego biznesu, a więc również w podnoszeniu rynkowej konkurencyjności.

— Wykorzystanie nowoczesnych technologii w biznesie to skuteczna, ale też coraz częściej obowiązkowa droga do osiągnięcia przewagi rynkowej. Organizacje, które jako pierwsze wprowadzają innowacje do swojego firmowego DNA, już na starcie wygrywają z konkurencją — przekonuje Przemysław Szuder, dyrektor ds. Kluczowych Klientów, Małych i Średnich Firm oraz Partnerów w Microsoftu.

Wydawałoby się, że w finale znajdą się firmy z branży IT, bo głównie z nimi kojarzone są technologie. Tymczasem wśród nagrodzonych znaleźli się m.in. przedstawiciele turystyki, gastronomi, architektury krajobrazu, które wydawałoby się, nie mają z cyfryzacją wiele wspólnego. Świadczy to o zmianach w myśleniu, choć z ubiegłorocznych, przedkonkursowych badań wynikało, że w Polsce nie korzysta z nowych technologii prawie 54 proc. mikro-, małych i średnich firm.

— Nowoczesne technologie sprawiają, że niezależnie od tego, gdzie mieści się dana firma i kto nią zarządza, wiedza o rynku, obserwowanych na nim trendach rozwojowych oraz dostęp do klientów są takie same. Dlatego przedsiębiorstwa, które mają pozornie gorszy start np. ze względu na fakt, że działają w miejscu, gdzie jest mało potencjalnych klientów, mogą szczególnie dużo zyskać wdrażając rozwiązania ICT — tłumaczy dr Małgorzata Starczewska-Krzysztoszek, główna ekonomistka Konfederacji Lewiatan. Korzysta na tym również gospodarka.

— Inwestycje w cyfryzację powodują, że znikają bariery ograniczające szybki rozwój biznesu, a gospodarka staje się coraz bardziej konkurencyjna. Przedsiębiorcy, korzystając z dobrodziejstw rozwoju nowych technologii informatycznych, w szybki sposób poprawiają swoją efektywność i coraz częściej decydują się na ekspansję zagraniczną — podkreśla Marcin Kuśmierz, prezes home.pl.

Oszczędność czasu…

Wśród zwycięzców znalazła się firma 3D Plan. Działa ona w branży usług projektowo-inżynieryjnych i prowadzi usługi, które są niezbędne do odwzorowania stanu faktycznego budynku, m.in. przy przebudowie konstrukcji, administrowaniu budynkiem, jego wycenie przy sprzedaży lub aranżacji wnętrz.

Projekty 3D Plan wykorzystywane są również przy weryfikacji zagospodarowania terenu. Oznacza to, że każdy z inżynierów firmy może razem ze swoim klientem znajdować się w zupełnie innej części kraju, a kontakt z biurem może mieć utrudniony. Teraz, po transformacji i dzięki technologiom, każdy z inżynierów wyniki pomiarów wysyła na firmowy dysk w chmurze, a dalsze prace może kontynuować już inny pracownik. — W ten sposób jesteśmy w stanie zaoszczędzić czas i skrócić cały proces projektowy o kilka dni.

Dzięki cyfryzacji prac mamy precyzyjną informację, kiedy zostały wykonane pomiary i kto się nimi zajmował. Wszystko jest sprzężone z kalendarzem, dzięki czemu wiadomo, który inżynier wprowadził kolejne poprawki. To ogromne ułatwienie w sytuacji, gdy muszę zarządzać ośmioosobowym zespołem konsultantów, działających jednocześnie w kilku miejscach w Polsce — mówi Marcin Drutel, właściciel 3D Plan. Działalnością projektową, choć związaną z architekturą krajobrazu, zajmuje się Arlan.

Firma działająca od 1998 r. chwali się m.in. projektem parku o powierzchni 12,5 ha dla miasta Kirkuk w Iraku. Właściciel Arlana — Jarosław Małecki — tak samo jak Marcin Drutel ceni dostęp do wszystkich materiałów z każdego miejsca, w którym przebywają obecnie członkowie zespołu. Pracownicy już nie tracą czasu na każdorazowe zgrywanie zdjęć ze smartfona, przepisywanie notatek i ankiet, powtórne wizyty u klienta w celu prawidłowego skalowania map.

— Prowadząc firmę, musisz mieć głowę w chmurach (tych przenośnych i tej wirtualnej), ale nogi na ziemi. Firmowe (R)ewolucje dały nam solidną podstawę i motywację do dalszego rozwoju — zapewnia Jarosław Małecki.

W 3D Plan też jest sprawniej. Inżynierowie nie chodzą już z blokami rysunkowymi podczas inwentaryzacji. Wykorzystują do tego tablety i smartfony. Prace ułatwia kalendarz elektroniczny, w którym znajdują się wszystkie informacje o zleceniach i wyjazdach.

— Po wprowadzeniu urządzeń przenośnych i usług Office 365 pracownicy nie wyobrażają sobie powrotu do starych rozwiązań. Zyskaliśmy 20-30 proc. więcej czasu na nowe projekty i pracę koncepcyjną. Każde pół godziny na myślenie to dla mnie nowe projekty w perspektywie kolejnych miesięcy. Teraz przed nami projekt wprowadzenia oprogramowania do wizualizacji 3D. Otwieramy kolejny etap cyfrowej rewolucji — cieszy się właściciel 3D Plan.

Oszczędność czasu po (R)ewolucjach docenia też Tomasz Górecki z Agencji kreatywnej Prezentika, która tworzy profesjonalne prezentacje na potrzeby korporacji, prężnie działających firm, a nawet banku. Pracownicy agencji wiedzą, że w małych firmach nie można pozwolić sobie na stratę czasu i wciąż szukają sposobu na zwiększenie produktywności. — Mobilność pozwala zyskać czas, którego tak bardzo nam brakuje — zapewnia Tomasz Górecki z Prezentiki.

…i efektywność

Nowe technologie usprawniają pracę w każdej branży — również takiej jak ZEMO, która specjalizuje się w remontach jednostek pływających, a teraz rozszerza działalność o organizację rejsów turystycznych i imprez okolicznościowych.

— W naszej firmie powiedzenie czas to pieniądz traktujemy dosłownie. Każdy dzień postoju jednostki w porcie wiąże się z ogromnymi kosztami, a opóźnienia wielokrotnie wynikały z braku płynnego przepływu informacji — mówi Łukasz Nowak, menedżer projektu inwestycyjnego w ZEMO. Wszystko zmieniło się od udostępnienia pracownikom urządzeń 2w1 typu tablet z Windows z klawiaturą i funkcjonalnością laptopa oraz smartfonów Lumia. Przestoje w pracy wynikające z nieporozumień czy błędnego zakupu zostały wyeliminowane.

— Nasza praca stała się bardziej efektywna. Obecnie możemy szybciej realizować poszczególne naprawy, dzięki czemu przyjmujemy więcej zamówień. Udało nam się skrócić czas potrzebny na realizację zlecenia o 70 proc. — dodaje Łukasz Nowak.

Rozwiązany został również problem ograniczonego dostępu do dokumentacji. Pracownicy ZEMO gromadzili dane w segregatorach, które zabierali ze sobą na remontowaną jednostkę. Niejednokrotnie dokumenty te ulegały zniszczeniu, zabrudzeniu czy wręcz gubiły się, co kończyło się opóźnieniami w realizacji zleceń.

Wdrożenie usług chmurowych Office 365 umożliwiło skatalogowanie danych oraz zachowanie ciągłości pracy. Mechanicy fotografują stare części przed demontażem, a następnie nowo zamontowany element. Każdy, kto przystępuje do kolejnej naprawy, dysponuje więc kompletem informacji. Dokumentację uzupełnia się skanami dokumentów, w tym certyfikatów, kart katalogowych czy atestów. Specjaliści na bieżąco nanoszą poprawki do schematów, które są widoczne dla całego zespołu. Dodatkowo mechanicy zaznaczają miejsca potencjalnie narażone na awarię, dzięki czemu kolejni specjaliści mogą szybko zlokalizować źródło usterki. Koniec więc z przestojami.

Mobilność dla każdego

Bez technologii droga do sukcesu trwałaby dłużej nawet w przypadku producenta hawajsko-azjatyckiego przysmaku lodowego — FuroSzron. Na kubki smakowe klientów postanowiło podziałać dwóch przyjaciół — Daniel i Tomek, którzy pewnego marcowego wieczoru wpadli na pomysł serwowania szronu z elektrycznego mikrofoodtrucka. Zdaniem obu kolegów, mobilność to kwintesencja branży, w której działa ich firma — sprzedaż lodów za każdym razem w innym miejscu i możliwość szybkiej komunikacji z klientami to dwie najważniejsze cechy nowoczesnego foodtrucka.

Konieczność zapewnienia mobilnego i dynamicznego środowiska pracy, przyspieszenia procesów obsługi klientów, przy jednoczesnej pełnej ochronie informacji — to było również wyzwanie dla FIT Specialist Recruitment, firmy rekrutacyjnej, zatrudniającej kilkunastu konsultantów. Firma zdecydowała się więc na wprowadzenie technologii chmurowych Microsoftu i wykorzystanie narzędzi mobilnych z systemem Windows w realizacji codziennych zadań.

„Z pewnością technologia wspiera możliwość wyniesienia firmy na wyższy poziom rozwoju. Zwrot z tej inwestycji jest dostrzegalny praktycznie od ręki. Mowa tu nie tylko o niższych kosztach komunikacji, dostępu do informacji, ale oszczędności czasu, wyższym poziomie bezpieczeństwa danych i satysfakcji pracy zespołu” — przekonuje Małgorzata Tylec-Gusakov, prezes FIT Specialist Recruitment.

W doradztwie personalnym specjalizuje się również Sales For. Firma prowadzi nowoczesny portal, na którym publikowane są ogłoszenia z ofertami pracy oraz blog z licznymi radami. Celem transformacji było uzyskanie łatwego i szybkiego kontaktu z kontrahentami, niezależnie od ich lokalizacji. Intuicyjny interfejs urządzeń oraz aplikacji Office 365 sprawił, że wdrożenie przebiegło szybko i sprawnie.

Teraz Krzysztof Matyja, właściciel Sales For, twierdzi, że każda firma, której działalność pozwala na wykonywanie swojej pracy poza biurem, powinna rozważyć wprowadzenie rozwiązań mobilnych i usług w chmurze, takich jak Office 365. SP Ewa Banasiuk, rodzinna firma prowadząca sklep specjalizujący się w sprzedaży piwa i wina, wierzy również, że sprawne funkcjonowanie jej sklepu internetowego i terminowa realizacja zamówień przybliży ją do klientów.

Przełamywanie barier

— Mobilności nie wiążę tylko z informatyką, ale również postawą życiową, która oznacza dynamikę, działanie i osiąganie celów — mówi Marek Wołkowycki, właściciel Hamak-Tur, firmy, której zadaniem jest wychowywanie przez sport. Marcin Drutel z 3D Plan również przyznaje, że największe wyzwanie przy wprowadzaniu innowacyjnych technologii polega na pokonaniu barier mentalnych.

— Świadomość ryzyka może blokować podjęcie decyzji, zwłaszcza że w małych firmach perspektywa działań kończy się na rozliczeniach za kolejny miesiąc. Ciężko wprowadzić nowe rozwiązanie, jeśli nie masz pewności, jak działa, jakie stoją za tym koszty, i często nie ma się kogo poradzić. Do projektu przekonała mnie młodsza kadra, która wyczuła szanse wynikające ze stosowania technologii. Kiedy dostrzegłem pierwsze konkretne korzyści, dalsza zmiana okazała się bardzo prosta — mówi prezes 3D Plan.

O początkowej rezerwie pracowników do nowych technologii wspomina również menedżer projektu inwestycyjnego w ZEMO. — Początkowo nie wszyscy pracownicy byli entuzjastycznie nastawieni do zmian, obawiając się, że będą mieli przez to więcej pracy. Najtrudniejszy był pierwszy krok i podjęcie decyzji o wprowadzeniu nowych technologii do codziennego życia naszej firmy. Gdy już wprowadziliśmy dokumenty w formie cyfrowej, wszyscy docenili zalety tego rozwiązania — tłumaczy Łukasz Nowak z ZEMO.

W Hamak-Tur, dzięki nowym technologiom, opiekunowie będący na wyjeździe mogą brać udział w wirtualnych spotkaniach kadry, podczas których przekazywane są informacje o sytuacji na poszczególnych obozach. Skorzystają też rodzice. W najbliższym czasie firma planuje zapewnić im możliwość obserwowania swoich dzieci podczas aktywności sportowych poprzez stronę internetową.

Nauczyciele w studio dziecięcym Pan Hipcio, w którym odbywają się zajęcia i lekcje angielskiego dla dzieci, mogą natomiast umieszczać w chmurze informacje o realizowanym materiale i zadaniach domowych, a rodzice śledzić postępy w nauce swoich dzieci. Transformacja w kierunku cyfrowego biznesu i bardziej elastycznej pracy zdalnej usprawnia więc życie nie tylko pracownikom, ale również klientom.

Dzięki projektowi analogowa jeszcze niedawno Klinika Chirurgii Plastycznej i Chirurgii Ręki Model Med zamieniła się w cyfrową. Papierowa rejestracja pacjentów, dokumentacja medyczna i nieefektywna komunikacja, dzięki integracji dotychczasowych technologii z rozwiązaniami Microsoftu to już przeszłość. W gronie 12 laureatów jest też Pracownia Protetyczna Urszula Jaśkiewicz.

Laboratorium zajmuje się wykonywaniem prac protetycznych dla gabinetów stomatologicznych. Specjalizacją jest wykonywanie protez zębowych na zamówienie, dostosowanych do indywidualnych potrzeb klientów. Wdrożenie nowoczesnych technologii przyspieszyło kontakt z klientem, a dzięki urządzeniom mobilnym możliwe jest tworzenie dokumentacji uzębienia pacjenta w formie zdjęć umieszczanych w chmurze dostępnych z każdego urządzenia na kolejnych etapach pracy z pacjentem.

Cyfrowej (R)ewolucji ciąg dalszy

ZEMO nie poprzestaje na transformacjach już przeprowadzonych. Kolejnym wyzwaniem jest wdrożenie arkusza w programie Excel zliczającego zużycie poszczególnych części jednostek pływających. Dzięki temu będzie możliwa wymiana części, zanim ulegną one zużyciu. Dla firmy jest to niezwykle ważne, ponieważ awaria jednego elementu często pociąga za sobą kolejne awarie, których usunięcie może się łączyć z wyłączeniem jednostki z ruchu na długie dni, a nawet tygodnie.

— Nasz mechanik codziennie będzie wpisywał parametry maszynowni, takie jak czas pracy czy spalanie. Program sam wyliczy, ile roboczogodzin pracowała dana część i kiedy trzeba będzie ją wymienić — wyjaśnia Łukasz Nowak. Kolejnym projektem jest zorganizowanie pracy zespołu poprzez wykorzystanie aplikacji SharePoint Online, będącego częścią usług Office 365. Pracownicy będą otrzymywali poszczególne zadania oraz będą mogli sprawdzać, co w danym momencie robią ich koledzy. Wdrożenie to uporządkuje pracę firmy oraz poprawi terminowość realizowanych zleceń.

— Nasi klienci oczekują szybkich napraw. Chcąc wyjść naprzeciw ich oczekiwaniom, musimy jak najlepiej zorganizować naszą pracę. Urządzenia mobilne wyposażone w usługi Microsoftu oferują olbrzymie możliwości. Nieskorzystanie z nich byłoby wręcz nierozsądne — wyjaśnia Łukasz Nowak. W związku z nowymi wyzwaniami związanymi z organizacją rejsów i imprez okolicznościowych ZEMO planuje także rozpoczęcie kampanii marketingowej. W planach jest stworzenie atrakcyjnej i przejrzystej strony www, na której znajdą się wszystkie potrzebne informacje.

— Planujemy stworzenie prezentacji firmy w aplikacji Sway. Oglądaliśmy na szkoleniu Microsoftu przykładowe produkcje i zrobiły one na nas ogromne wrażenie. Prezentacje są proste, a jednocześnie niezwykle atrakcyjne. Jestem przekonany, że taka forma przekazania informacji trafi do naszej grupy docelowej — mówi Łukasz Nowak.

Inne firmy, które przeszły cyfrową transformację w wyniku projektu Firmowe (R) ewolucje, również nie zamierzają na niej poprzestać. Chcą wykorzystać większą mobilność i usługi z chmury do tego, by zwiększać swoją wydajność i konkurencyjność.

© ℗
Rozpowszechnianie niniejszego artykułu możliwe jest tylko i wyłącznie zgodnie z postanowieniami „Regulaminu korzystania z artykułów prasowych” i po wcześniejszym uiszczeniu należności, zgodnie z cennikiem.

Podpis: Ewa Bednarz

Polecane

Inspiracje Pulsu Biznesu

Puls Biznesu

Puls Firmy / Małe i średnie firmy osiągają duże korzyści z cyfryzacji