Na każdego jest teczka i to z trzema przegródkami

Marta Biernacka, Joanna Inorowicz
19-09-2005, 00:00

Czy wiesz, że nawet jeśli zatrudniasz tylko jednego pracownika, to i tak musisz założyć mu akta osobowe i przechowywać je przez 50 lat?

Gromadzenie przez pracodawcę dokumentacji pracowniczej rozpoczyna się jeszcze przed nawiązaniem z przyszłym pracownikiem stosunku pracy — zwykle od życiorysu i listu motywacyjnego. Do akt osobowych, czyli teczki, którą powinien mieć każdy etatowy pracownik, trafią one po podpisaniu umowy, razem z innymi dokumentami.

Żądaj dokumentów

Niezależnie od rodzaju umowy o pracę, pracodawca może żądać od pracownika złożenia kwestionariusza osobowego z fotografiami, orzeczenia lekarskiego, które potwierdzi brak przeciwwskazań do pracy na danym stanowisku, odpisów lub kopii świadectw z poprzednich miejsc pracy. Może też zażyczyć sobie podania numeru PESEL czy imion, nazwisk i dat urodzenia dzieci, o ile te dane są niezbędne do korzystania przez pracownika z uprawnień przewidzianych prawem, np. dla rodziców.

Zgodnie z rozporządzeniem ministra pracy i polityki społecznej w zakresie prowadzenia przez pracodawców dokumentacji pracowniczej, pracodawca musi uzupełnić akta pracownika m.in. o dokumenty dotyczące obniżenia wymiaru czasu pracy, osób uprawnionych do korzystania z urlopu wychowawczego (przykładowo z całego na 3/4 etatu) lub kopię zawiadomienia powiatowego urzędu pracy o zatrudnieniu pracownika, który wcześniej był zarejestrowany jako osoba bezrobotna.

— W naszej firmie akta osobowe pracowników prowadzone są w dwóch językach — polskim i angielskim. Jesteśmy częścią globalnej firmy i dlatego przyjęliśmy to jako zasadę — wyjaśnia Joanna Bilecka, szefowa działu Human Resources w Calyon, francuskim banku.

„A” to życiorys i badania

Teczka każdego pracownika ma trzy części. W części „A” gromadzi się dokumenty, które pracownik dostarcza przed zatrudnieniem, czyli życiorys, kopie dyplomów, świadectw pracy i orzeczenie lekarza medycyny pracy.

— Czasem wymagane są dodatkowe dokumenty, np. zezwolenia na wykonywanie pracy przez cudzoziemca — mówi Joanna Bilecka.

Dokumenty w aktach pracownika układa się chronologicznie i numeruje oraz sporządza ich wykazy dla każdej z trzech części. Teczki do ich przechowywania muszą być trwałe — mają wytrzymać 50 lat od rozwiązania stosunku pracy z pracownikiem.

„B” to umowa i formularze

W części „B” przechowuje się dokumenty o przebiegu zatrudnienia.

— Kieruje tym żelazna zasada: dokumentacja musi odzwierciedlać stan faktyczny stosunku pracy, musi być rzetelna, obiektywna i bezstronna. Niekiedy przydaje się w sporze przed sądem pracy — zwraca uwagę Joanna Bilecka.

W tej części akt osobowych znajdą się m.in. umowa o pracę, zakres obowiązków, zaświadczenie o odbytym szkoleniu BHP z potwierdzeniem zapoznania się z ryzykiem zawodowym u danego pracodawcy, orzeczenia lekarskie o badaniach okresowych i kontrolnych, a także oświadczenia pracownika o tym, że zapoznał się z treścią regulaminu pracy oraz z informacją o częstości wypłaty wynagrodzenia i obowiązującej w firmie normie czasu pracy.

— Bardzo istotne, aby wszelkie dokumenty potwierdzające szczegóły stosunku pracy były podpisane przez obie strony i opatrzone datą — dodaje Joanna Bilecka.

W części „B” znajdą się też dokumenty, które nie dotyczą wszystkich zatrudnionych — np. oświadczenie pracownika, który ma dziecko (do 4 lat), że zgadza się na delegowanie poza stałe miejsce pracy. Znajdzie się tam też zgoda na otrzymywanie wynagrodzenia na konto bankowe oraz dyplomy ukończenia studiów czy kursów w czasie pracy.

„C” to wypowiedzenie

Dokumentację pracowniczą związaną z rozwiązaniem lub wygaśnięciem stosunku pracy pracodawca zamieszcza w części „C” akt. Będą to wypowiedzenie umowy o pracę dokonane przez pracodawcę lub pracownika, kopia wydanego pracownikowi świadectwa pracy, umowa o zakazie konkurencji po rozwiązaniu umowy.

— Jeżeli ktoś nie jest już zatrudniony w firmie, a komornik dokonywał egzekucji z jego wynagrodzenia, np. dlatego, że ten nie płacił alimentów, w części „C” znajdzie się też dokumentacja związana z zajęciem wynagrodzenia lub egzekucją. Natomiast jeśli pracownik nadal pracuje, powinna ona trafić do części „B” — wyjaśnia Joanna Długokęcka, dyrektor Human Resources w FPA Group.

Czas i pieniądze

Poza aktami osobowymi pracodawca ma obowiązek prowadzić m.in. ewidencję czasu pracy i wypłaconego wynagrodzenia pracownika. Jest to również ewidencja pracy w godzinach nadliczbowych, w niedziele i święta oraz urlopów i nieobecności w pracy. W ewidencji wynagrodzeń znajdą się nie tylko wynagrodzenia, ale także inne świadczenia związane z pracą.

— Pracodawca ma też obowiązek gromadzenia dokumentów związanych z odprowadzaniem składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne. Dokumentacja ta jest konieczna do ustalenia podstawy wymiaru przyszłej emerytury lub renty — mówi Joanna Bilecka.

© ℗
Rozpowszechnianie niniejszego artykułu możliwe jest tylko i wyłącznie zgodnie z postanowieniami „Regulaminu korzystania z artykułów prasowych” i po wcześniejszym uiszczeniu należności, zgodnie z cennikiem.

Podpis: Marta Biernacka, Joanna Inorowicz

Polecane

Inspiracje Pulsu Biznesu

Puls Biznesu

Puls Firmy / Na każdego jest teczka i to z trzema przegródkami