Czytasz dzięki

Najważniejsze kroki sektora MŚP w PPK

  • Materiał partnera
opublikowano: 10-03-2020, 16:30

Pracownicze Plany Kapitałowe w drugiej turze obejmą prawie 20 tys. firm, zatrudniających około 2 mln pracowników.

Z najnowszych danych PFR wynika, że dopiero jedna czwarta z nich podpisała umowę o zarządzanie PPK z instytucją finansową. Tymczasem do 24 marca muszą oni wraz z pracownikami podjąć decyzję o jej wyborze, z kolei termin podpisania umowy o zarządzanie PPK z wybranym podmiotem mija 24 kwietnia. Jak sektor MŚP powinien się przygotować do najbardziej intensywnych tygodni wdrożenia programu?

dyrektor ds. procesów i obsługi klientaw Nationale-Nederlanden PTE
Zobacz więcej

Małgorzata Madej

dyrektor ds. procesów i obsługi klientaw Nationale-Nederlanden PTE

— Dane Polskiego Funduszu Rozwoju pokazują, że niewiele firm z drugiej fali jest na zaawansowanym etapie prac związanych z wdrożeniem PPK. Dlatego sugerujemy, aby nie czekać z wyborem instytucji finansowej do ostatniego dnia. Chociaż w pierwszej fali, czyli u największych pracodawców, nie było większych problemów organizacyjnych, to tym razem podmiotów podlegających przepisom jest pięć razy więcej. To duże wyzwanie dla każdej ze stron — zaznacza Małgorzata Madej, dyrektor ds. procesów i obsługi klienta w Nationale-Nederlanden PTE. Plan wprowadzenia PPK do firmy można podzielić na kilka najważniejszych etapów, które musi przejść każdy pracodawca, aby z powodzeniem wdrożyć program.

Oszacowanie skali

Na początku należy ustalić liczbę pracowników, którzy zostaną objęci programem. Wlicza się do nich osoby zatrudnione na podstawie umowy o pracę, członków rady nadzorczej, rolniczej spółdzielni produkcyjnej, nakładców oraz zleceniobiorców, jeśli od ich umowy opłaca się składki na ubezpieczenia społeczne.

Dzięki temu możliwe będzie oszacowanie kosztów i zabudżetowanie dodatkowych wydatków w planach finansowych. — Głównym kosztem dla firm będą oczywiście wpłaty na rzecz pracowników. Skala wydatków zależeć będzie od liczby zatrudnionych między 18 a 55 rokiem życia, a także osób powyżej 55 roku życia, które dobrowolnie zgłoszą się do programu — mówi Małgorzata Madej. Oprócz tego należy się liczyć z kosztem aktualizacji oprogramowania, a także pracą administracyjną związaną z dokumentacją.

Podpisanie umów Wybór odpowiedniej instytucji zarządzającej PPK to jedna z najważniejszych decyzji, które będą miały przełożenie na dalsze prowadzenie programu. Jest kilka kryteriów, którymi praco- dawcy powinni się kierować. — Przede wszystkim należy sprawdzić do- świadczenie instytucji finansowej na rynku. Od niego w dużej mierze zależy jej efektywność i dotychczasowe wyniki w zarządzaniu funduszami inwestycyjnymi i emerytalnymi. Z punktu widzenia pracodawcy na pewno ważne są również warunki współpracy i koszty — dodaje Małgorzata Madej.

Czas na konsultacje z pracownikami i podjęcie decyzji o instytucji finansowej, która będzie zarządzała PPK, mija 24 marca. Z wybraną firmą podpisuje się dwie umowy: o zarządzanie i o prowadzenie PPK. Terminy ich zawarcia w przypadku firm zatrudniających od 50 do 249 osób to odpowiednio 24 kwietnia i 11 maja 2020 r.

Kompleksowe informowanie

— Z doświadczenia po pierwszej fali wdrożenia PPK wiemy, że im bliżej do startu PPK w firmie, tym bardziej odczuwalna jest presja na dopełnienie zobowiązań formalnych. Z naszych obserwacji wynika, że na tym etapie duże przełożenie na poziom partycypacji w programie mają działania komunikacyjne — zaznacza Małgorzata Madej.

Planując komunikację wewnętrzną, warto na początku zająć się informowaniem osób zatrudnionych o uruchomieniu PPK w firmie, a także tłumaczeniem zasad, praw oraz obowiązków, jakie wynikają z ustawy. Każdy pracownik powinien mieć świadomość, że chociaż zapis do programu jest automatyczny, to w każdej chwili można zrezygnować z uczestnictwa w PPK. Tu również wsparciem może się okazać instytucja finansowa, z którą przedsiębiorca podpisze umowę. W ramach współpracy oferuje ona pakiet informacyjny, chociażby w formie mailingów, plakatów czy materiałów szkoleniowych.

Wdrożenie systemowe

Tylko dostosowany technicznie system kadrowo-płacowy pozwoli na sprawną obsługę PPK. Oprogramowanie będzie także ważne w kontekście archiwizowania całej dokumentacji, chociażby historii uczestnictwa pracowników w PPK, deklaracji rezygnacji czy zestawienia dokonanych wpłat. Na tym etapie po stronie pracodawcy jest naliczenie wpłat na listach płac, zebranie deklaracji od pracowników, zgłoszenie uczestników w portalu PPK, ewentualne korekty list oraz rozpoczęcie wpłat do instytucji finansowej.

O tym należy pamiętać W ramach obsługi powdrożeniowej PPK firma powinna pilnować kilku punktów. Są to:
  • Ustalenie stałego harmonogramu obsługi
  • Przekazywanie do instytucji finansowej informacji o rezygnacjach z PPK (do 7 dni od jej złożenia
  • Regularne przesyłanie plików oraz wpłat raz w miesiącu
  • Zarządzenie procesem wykonywania korekt
  • Obowiązki informacyjne pracodawcy w stosunku do nowozatrudnionych
© ℗
Rozpowszechnianie niniejszego artykułu możliwe jest tylko i wyłącznie zgodnie z postanowieniami „Regulaminu korzystania z artykułów prasowych” i po wcześniejszym uiszczeniu należności, zgodnie z cennikiem.

Podpis: Materiał partnera

Polecane