Nie kupuj wodotrysków

Marcin Złoch
opublikowano: 08-10-2008, 00:00

Na co dzień nie wykorzystujemy wielu funkcji maszyn biurowych. Może zamiast kombajnu lepiej kupić najzwyklejszą drukarkę?

Mierz funkcje na zamiary

Na co dzień nie wykorzystujemy wielu funkcji maszyn biurowych. Może zamiast kombajnu lepiej kupić najzwyklejszą drukarkę?

Urządzenia wielofunkcyjne łączą w jednej obudowie wszystkie niezbędne w pracy biurowej funkcje: drukują, skanują, kopiują, faksują. Standardem w przypadku większych gabarytowo urządzeń są również wbudowane opcje wykańczania dokumentów: dziurkowanie, produkcja broszur, bindowanie czy zszywanie.

— Poza tradycyjnym drukowaniem i kopiowaniem, kombajny biurowe pozwalają na skanowanie do e-maila, rzadziej na skanowanie do wybranego foldera w sieci, drukowanie/kopiowanie z wykorzystaniem autoryzacji — np. kodów PIN, czy kart zbliżeniowych, faksowanie sieciowe —wylicza Stanisław Leszczyński z Hewlett Packard Polska.

Czy wszystkie możliwości nowoczesnych urządzeń biurowych są potrzebne i wykorzystywane w firmach?

Bogactwo inwentarza

— Podstawowe funkcje urządzeń wielofunkcyjnych są niezbędne w nowoczesnym biurze i wykorzystywane w codziennej pracy. Jest oczywiście dużo opcji dodatkowych, przydatnych w części firm, gdyż przyczyniają się do obniżki kosztów i wzrostu efektywności działania. Do takich opcji należy np.: druk dwustronny — twierdzi Zbigniew Mądry, członek zarządu AB, dystrybutora IT.

Wykorzystywanie opcji zależy od skali biura, o którym mówimy.

— W małych firmach, gdzie wykorzystywane jest jedno/dwa urządzenia, potrzebne są funkcje tradycyjnie związane z wydrukiem i kopiowaniem, z poprawą jakości, skalowaniem, faksowaniem etc. W większych środowiskach znacznie większą wagę przykłada się do funkcji sieciowych i możliwości zdalnego zarządzania i administracji urządzeniem. Rośnie waga możliwości związanych z zapewnieniem bezpieczeństwa, czyli szyfrowaniem wydruków, zabezpieczeniami dostępu — zauważa Stanisław Leszczyński.

Trudna sprawa

Niestety — korzystanie z wszystkich funkcji kombajnu biurowego często przekracza możliwości pracowników. Być może dlatego że w codziennej praktyce urządzenia są wybierane na podstawie kryteriów, które później nie mają zastosowania w biznesie. Użytkownicy nie wiedzą, że aby wykonać często powtarzające się operacje, będą musieli przedzierać się przez gąszcz różnych ustawień.

— Mieliśmy kilka przypadków, w których klienci zbadali liczbę kliknięć, jakie użytkownik musi wykonać, aby uzyskać oczekiwany efekt. Różnice między urządzeniami poszczególnych producentów były duże, a to w znaczący sposób przekłada się na produktywność — zauważa Stanisław Leszczyński.

Dlatego wytwórcy zapewniają, że szczególną uwagę zwracają na łatwość obsługi. Nowe urządzenia mają m.in. możliwość konfiguracji w trybie uproszczonym.

— Wbrew pozorom poziom komplikacji obsługi urządzenia wielofunkcyjnego jest niewiele wyższy niż pojedynczych urządzeń. Producenci starają się w jak największym stopniu uprościć obsługę, tak, by urządzenia były dostępne i w pełni wykorzystywane przez jak największą liczbę użytkowników. Przykładowo, urządzenia coraz częściej mają ekrany dotykowe, które ułatwiają sterowanie, na bieżąco informują o aktualnie wykonywanej pracy i potrafią zadawać interaktywne zapytania —

Na co zwracać uwagę kupując kombajn?

© ℗
Rozpowszechnianie niniejszego artykułu możliwe jest tylko i wyłącznie zgodnie z postanowieniami „Regulaminu korzystania z artykułów prasowych” i po wcześniejszym uiszczeniu należności, zgodnie z cennikiem.

Podpis: Marcin Złoch

Polecane

Inspiracje Pulsu Biznesu